化工设计档案电子化数字化管理研究

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摘要：本文分析了化工设计电子文件档案管理常见问题，总结加强电子文件档案管理的措施，推行设计文件“白代蓝”数字化交付管理，提高档案管理人员的综合素质，更好地为生产设计服务。

关键词：化工设计；档案电子化；设计文件数字化

0引言

化工工程设计档案是记录工程设计及建设过程中的重要信息的文字、图表、照片、视频等形式的载体，同时也记录设计文件的质量控制及科研创新的全过程。随着办公自动化和信息化，化工工程设计档案电子化已被广泛运用，化工工程设计文件数字化交付，使得设计、审图、施工高效便捷[1,15]。作者通过对设计文件档案管理现状的研究分析，归纳总结常见电子文件管理难题及解决方法、思路。

1化工设计电子文件档案管理问题

目前，大多数化工设计院设计文件档案管理还是以纸质文件为主，工程文件手签图纸方式保存。随着科技发展、办公系统升级更新，现在，各院各级工作人员都已经逐渐意识到档案电子化管理方便快捷，以及后期利用方面发挥的重大作用[5]。档案电子化管理全面实行还有困难，急需解决以下几个问题。

1.1归档不完整、不及时

完整的电子文件除了包括记录工程设计真实面貌的相关电子文件，还有一些其他形式的相关文件。工程项目设计过程中产生的各类电子文件形成于计算机系统，并大量通过网络平台进行传输、修改，故广泛分布于不同设计人员的计算机硬盘上，导致归档的不完整和延迟。

1.2归档方式简单过时

光盘存储电子文件，目前虽然较为安全、保险，但在实际工作中却带来诸多的不便。首先，档案管理人员对光盘内归档电子文件的数量、原始性、完整性无法进行有效验证；其次，保存光盘的库房条件要求高，需花费大量时间、经费，定期对归档光盘进行转录、翻刻等工作；再次，利用方式极为不便，须先找到光盘读取信息，才能提供利用。如此电子文件便失去了在保管和利用上的优势。

1.3难以保证纸电一致

对于电子文件的原始性，目前学界将其理解为真实性，牵扯到其法律效用的问题。首先，合法化电子签名与确认电子文件原始性相矛盾。其次，文件产生的顺序是先电子后纸质，但归档顺序往往与之相反，且设计单位根据顾客需求，往往仍以提供纸质图纸和文件为主，电子文件本身的准确性显得无足轻重[2]。

1.4信息化档案建设标准滞后

传统的纸质、音像档案管理有统一的规定制度，但在档案信息化过程中，不同的管理软件形成档案数据库结构不统一，数据不规范等问题[9]，很难实现资源共享。

1.5缺少高层次档案管理人员

验收整理的归档资料不够全面；缺乏信息技术，不能充分做到档案电子化；而复杂的化工工程档案又必须真实、原始和完整。应加强系统的专业教育和专业技能培训，提高学习创新意识及处理复杂信息能力，同时，多引进有能力的年轻人[8,12]。

2加强化工设计电子文件管理的措施

2.1加强档案行政管理

适应信息化新形势，加强档案管理法制化建设，积极推进档案管理部门的思维、知识、技术及管理模式的创新，提高服务意识，扩大档案利用率。设计院应结合自身条件，建立健全档案管理制度及数据库系统，进一步规范档案管理工作。

2.2加强档案法制管理

严格遵循国家档案局《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》，规范电子文件档案资料的收集、归档等工作[3,11]。在档案收集、归档中，创建流程管理模式，实施系统管理。力争档案管理工作与项目一并启动[6,10]。首先，CAD电子文件收集、存储应在网络环境中完成，替代传统刻盘归档存储。其次，对正式出图进行扫描，将扫描pdf文件与原始CAD电子文件一起置于归档系统内，在保证纸电一致性的同时，也可作为底图电子化的积累[14]。

2.3推行设计文件数字化交付

传统蓝图提交方式将逐渐被数字化审图取代“，便捷高效、即时审查”的数字化审图在提高施工图审查工作效率的同时，也保证了勘察、设计、审图质量。数字化审图中，各参与方主体对图纸进行的上传、批注等都会在系统中留下痕迹，使管理部门可以随时通过查看数据库了解审图情况，监督、督促设计、审查机构，从而提高设计院工作质量。2014年年底，在“勘察设计技术创新研讨会”上“，白代蓝”在上海试点，引起了各行各业广泛关注，这也为设计文件数字化做好了准备。

2.4提高档案人员综合素质

积极培养复合型人才，化工设计档案管理工作者不仅要掌握档案管理专业知识，还需要学习化工知识、掌握电子信息的维护和管理。在电子系统中，档案人员要积极参与文件的鉴定、保存、编目、提供利用和保管过程，积极提供利用是档案管理工作的目的[4,7,13]。

3结语

综上所述，化工设计档案电子化建设才刚刚起步，设计文件数字化交付“白代蓝”的计划还在试点中，而真正实施过程中肯定还会遇到其他未知的困难，但是势在必行。实现数字化报建、审图、施工、竣工验收、竣工图归档等一体化贯通的工作将有益于设计单位加强设计过程质量控制，提升设计效率，规范和精细设计过程，提供可靠完整的档案信息。

参考文献：

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[6]张春玲.浅议企业工程档案管理工作[J].西部煤化工，2008，(01)：73.

[7]武晖.浅谈水利水电勘测设计院科技档案的现代化管理[J].办公室业务，2014，(04)：194.

[8]李昂.浅议设计院工程档案管理问题与对策[J].企业档案，2014，(02)：120-121.

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[12]张晶晶.浅议水利工程档案管理工作[J].中国西部科技，2009，04(08)：71-72.

[13]温蔚青.对工程档案质量控制的几点认识[J].山西档案，2007，(05)：43-44.

[14]邓代先.工程档案信息化之路[J].科技档案，2008，(01)：18-20.

[15]袁卫军.浅谈设计院的工程档案管理工作的特点[J].福建建材，2012，(04)：121-123.

作者:拜亚茹 单位:新疆化工设计研究院有限公司