海外项目档案的数字化管理措施

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【摘要】网络数据信息化时代的现如今，强烈冲击这整个社会的发展。在信息流通便捷、快速、稳定的时代，档案管理工作新形式因运而生。应对大数据时代下档案管理工作数字化需求问题，有效的信息管理系统必然为档案管理工作带来便捷。

【关键词】数字化；档案管理；海外项目

信息数据化时代的今天，各种档案管理方式逐渐朝着数字化方向发展。但在发展过程中涌现出各种各样的问题。特别是在海外项目的档案处理中，数字化管理存在很多漏洞。要确保海外项目数字化档案管理的效率和品质，就必须针对管理过程中出现的问题，做出具体应对措施。本文结合海外项目档案在数字化管理中的具体难点做出分析论述。

1特点分析

档案作为人力的历史记录存储方式，最早产生于原始社会末期。档案是记录国家、组织、个人在生活中从事各种活动而形成的具有保存意义的文字、图形、影响等的历史记录。随着我国档案管理事业的发展，加强档案法制相关建设，提升档案管理水平成为档案工作的重点内容。党中央重点关注档案管理这类造福人民群众和社会利益的工作事业。2003年国家档案馆根据国家法律法规拟定了国家档案管理立法，档案用户和公共记录机构两方给予了宝贵的建议和意见，并以文件形式备案。2012年国家档案的会议提出，档案相关工作者和各个部门都要跟上时代的步伐，与时俱进，按照国家和当的要求纲领，不断达到人民的期望与要求，将档案管理工作模式创新并改革，使其更加现代化、科学化。以下结合对国外项目档案管理的些许特点，学习它国档案管理的先进经验，为完善我国档案管理改革提供借鉴基础。海外项目的档案管理相关工作具有5大特点：第一，档案记录机构和人员都相对特殊，海外项目的构成基本简单，诸多工作人员身兼多职，缺乏专业的档案记录员。又因为项目聘请的员工流动性比较大，很多时候都来不及进行交接。这就导致档案材料容易缺失。第二、受到国家或者资源国的相关法律限制，不同的国家管理档案方式有所差异，其标准和要求不一样，而为了遵守这些标准和要求，海外项目档案就变得比较特别，防止发生外交麻烦。第三、海外项目档案多涉及行政管理及企业业务，很少涉及党群关系类别。第四、海外项目的档案因涉及不同，语言体系发杂多样，主要含有中文、阿拉伯语、英文等。而因记录形式不同，载体有包含光盘、硬盘和磁介质等。第五、档案的安全性难以保障，特别是较小的海外项目，通常因为缺乏相应的设备，导致档案缺失。

2问题所在

要想文成海外项目的档案信息数字化管理工作，还存在以下几个问题：第一、项目人员不重视档案资料管理，没有定制日常工作章程，导致开展档案记录工作时员工无头绪，不认真，不负责。第二、海外项目的档案没有统一的规范，管理制度和管理标准不完善。这导致了档案工作中没有约束力，随意而为，甚至档案材料混乱。第三、海外项目档案都缺乏专门机构或者明确的档案专职工作人员权职，经常使档案资料出现丢失或损坏的情况。而当档案管理出现问题时，因为权职不清，经常发生责任推诿，耽误解决问题的最佳时机。第四、档案数字化过程中将会涉及电子文件传阅。但因为没有规定相关规范和制度，导致电子档案传输过程中保密不到位，容易导致其他各种安全隐患。第五、因办公条件限制，缺乏专门保管档案的档案库。这导致档案资料管理没有安全保障，也容易破损或遗失。

3有效对策

第一、强化宣传。作为跨国企业重要的生产资料，档案管理相关部门成为公司的重要机构组成。为了加强档案管理工作，必须大力宣传档案的重要性质，提高领导团队对档案工作的认知和重视程度。为此，要从档案的重要性、价值、意义等不同方面扩大档案宣传的影响力，促使海外项目领导团队及员工多方面重视海外项目档案的管理工作。这样才能更好的为确立正确规章制度，完善职能体系，行使职能权利，巩固职能责任作出重大铺垫。让档案管理工作成为一项公司不可或缺的职能部门体系。第二、完善体制。档案的管理体制涉及多个部门和管理不同事物的负责人，由总司总部参与、多个部门配合共同完成。职责分配如下：公司外事负责部门对境外员工档案工作进行监督。总公司所有的海外项目相关档案工作由各驻外达标进行监督指导。。不同级别的海外项目部门结合工作相关实际情况创建或配备专职档案工作机构。海外的主管单位根据项目情况负责境外档案管理工作的监督指导。海外项目部可设立兼职档案管理人员，对该机构的档案工作负责。第三、落实档案监督管理。结合海外工程档案工作具体情况，建立合理的档案资料采集方案、档案作业对接以及保密制度等，与此同时，制定档案作业岗位职责分配权限和责任制度，确证相关档案工作人员能够明确自身职责，并且严于律己，一旦发现档案作业出现问题，需要追究相应人员的责任，还能及时解决好问题。第四、根据具体情况，利用相对集中、相对分散的管理。在确保档案的完整、无误、安全，方便使用的根本上，综合海外工程的实际情况，采取合理的方式整理档案。如果规模较大，则可以建立专门的库房，统一保存档案，如果规模较小，则需要有专职管理人员进行集中管理保存，其它均由承办部门保管。核心技能、营销方案、相关权务以及境外工程产权等方面的档案资料需要集中保存。其次，海外工程保管时期在多于6年的非涉密档案，在保证安全性的基础上，需要委托本地专业档案管理机构管理保存，如果条件允许，也可以返回国内保存。第五、迈入信息化发展轨道。海外工程具有较高的分散性，从而使得企业管理对象难以控制，由于海外工程繁琐复杂，因此需要来自总部公司提供的档案信息帮助，这就需要取得和总部公司保持所有档案信息的资源交流和共享。然而传统的管理档案手工服务办法是难以满足我们所需求的，因此一定要加快海外工程建设数字化档案管理。而且海外工程形成的诸多电子文件也应该得到有效理整，档案库房空间较小的问题还可以利用数字化建设管理，数字化档案专用磁盘类虚拟空间，对库房需求大大降低。需要在保证安全性、完整性公司档案信息的基础上，提升建设与管理海外工程数字化档案，以便对各样式档案信息进行一体化管理，使档案管理工作更加规范，为更有效把档案服务的时效性提升。

4结语

总而言之，海外项目档案数字化管理是必经发展之路，因为海外项目相关档案工作性质特殊并且目前档案管理工作还存在很多重大问题，因此需要树立管理意识，依制度开展相应工作，保证档案资料完整有效。提高档案的潜在价值，为我国档案管理工作作出突出贡献。

参考文献：

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[2]韩爽.加强档案数字化管理工作的策略[J].办公室业务,2013(09):145～147.

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作者:国测 单位:中国土木工程集团有限公司