勘察设计单位数字化管理论文

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一、勘察设计档案管理数字化的优势和先进性

档案管理数字化提高档案工作的整体水平，全面提升档案的存贮、收藏能力。缩微、光盘技术的采用，全国提升存档案的贮密度，减少存贮空间。使档案更加完整，有效避免遗漏过多的现象。勘察设计单位数字化档案提高档案信息资源的开发利用能力，更具实效地反映了最新、最真实的情况，便于修正错误和更新相关资料。档案数字化在资源整合过程中突出优点就是速度快，准确性高，提供多种检索途径，可以大批量提供利用，能满足系统或专题利用的需要，实现多次检索、重复利用，为档案资源共享的实现创造了条件。运用现代信息处理技术手段来开发档案信息资源，极大地提高了档案信息的利用率。

二、勘察设计档案数字化管理存在的问题及解决方案

（一）加强档案管理意识

当前社会上对“档案”的概念和作用知之者甚少，所以档案意识相当薄弱，甚至一些领导对加强档案工作的现代化认识不足。许多单位的档案工作仍然采取传统的工作方法，严重影响了档案管理的现代化进程。一个单位的任何一项工作都必须有领导的重视，领导对档案工作的态度，很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入领导的议事日程是时展的需要，是规范档案工作的需要。还要增强单位职工个人档案意识，通过学习，宣传，认识到档案与自己日常工作和生活的密切关系，从而更好地支持档案管理工作。

（二）加快硬件设施建

加快硬件设施建，实现装备和技术的现代化，数字化档案管理工作还不普遍，在树立档案信息资源共享意识的前提下，应当加快普及硬件设施和技术，全面提高档案管理的现代化水平。在办公场所，应当及时配备档案现化代所需要的计算机、扫描仪、互联网设备等现代化办公设备，充分利用现代科学技术、微缩技术、加快研制开发适用的软件，不断加快档案信息数字化的步伐。

（三）重视档案数字化后的数据安全问题

避免数据丢失，使数字化后的数据安全妥善保管，对数据进行备份是唯一可选择的途径。档案应制作三套，一套封存，一套提供利用，一套异地保存。

（四）健全并实现勘察设计单位数字化档案的规范管理

根据本单位的实际情况，制定档案完善管理的各项规章制度，明确档案归档流程。使数字档案管理有章可循，为实现数字化档案管理制度化、规范化、科学化和现代化奠定基础。

三、信息时代数字化档案管理是电子档案与传统档案相辅相成的时代

所谓勘察设计数字化档案，是将纸质或机读形式为主要物质对象的档案转换成计算机数字形式的二次文献信息供人们利用的过程。由于档案工作的性质，资料原本类的档案永远不能被任何数字化档案形式所完全取代。信息时代档案管理是数字化档案和传统档案相辅相成的时代，数字档案目前不可能取代传统档案，但是却为传统档案工作提供了有利保证，让档案工作变得更为高效。先进生产力就是为人们在工作生活中提供更大的便利而服务的，取长补短，优势互补。信息时代的数字档案进程是档案发展的必然趋势。在档案数字化建设方面，勘察设计单位虽然进行了一些探索和实践，但与先进地区和行业相比还有一定差距，所以勘察设计单位需要坚持不懈地努力，不断提高档案管理现代化水平，充分发挥勘察设计档案作用，为经济和社会发展做出更大的贡献。

作者：刘宇单位：内蒙古铁道勘察设计院有限公司