降低商业企业成本费用的办法

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在实际工作中，往往会遇到企业总经理已签批，合同才传至财务部或其他部门补签，价格审核失去了意义、签字成了例行公事，使签批程序形同虚设，违背了合同签批程序;本应由下属企业签订的采买合同，大多由上级企业大包大揽。为了确保一致性及有效降低费用，存在多个下属企业采买相同的促销礼品、工服及其他办公用品等现象。此类业务大多由上级企业与供应商签订合同，货款也由其代为支付，但发票由供应商直接开给下属企业，各下属企业需将货款支付给上级企业的混乱现象;合同附件不全。合同签批经多个环节，会出现附件不全、附件丢失现象，给日后查询和审计带来极大不便;三方比价存在虚假行为;合同签订的金额与实际付款金额不一致;商品类合同扣率、单产低于公司标准;合同费用的收取方式违背合同约定。

解决的措施与办法

针对以上诸多问题，某商业企业经过反复调查和研究，认为加强合同审核是确保降低成本费用的关键。要抓好合同审核，必须关口前移，强化过程监督和管理，切实发挥财务部门审核监督作用，有效降低成本费用。为此，某商业企业制定并实施了《行政类合同签订与审核、评价管理办法》，修订了《商品类合同签订管理办法》。办法具体内容如下：

⑴先签订、后履行。任何行政类合同的签订，都必须由主办部门指定专人负责，按照“先签订、后履行”的原则，严禁先执行后补签合同的行为发生，更不能以实际履行代替签订合同。

⑵先立项、后签订。只有立项成立后，才能办理合同汇签。

⑶制定了合同签批流程。

⑷为了确保企业形象、氛围装饰的一致性，为有效降低费用，各下属企业应分别与供应商签订协议，注明采买数量、金额，分别开具发票支付货款。避免造成下属企业未签约却履行合同的不规范行为、同时在付款环节造成发票的取得单位与货款的支付单位不一致现象，违背财务结算规定。由上级企业统一发行的广告、短信等不可分的合同，按照上级企业确定的分摊比例进行费用分摊。实物类采买数量可分的合同需由各下属企业分别签订合同。避免在付款、验收、提供发票等环节出现不一致的问题，造成不必要的纠纷。

⑸合同附件，尤其是招标会议纪要、三方比价、立项申请、企业资质、行业资质等重要信息的附件，必须妥善保管，按主次顺序附在合同文本之后，装订成册，便于传递，以防丢失。其他合同附件资料主要包括：a、基建、大修类合同必须提供项目申请报告（或检修报告）、预算书等有关资料。b、户外广告类合同需提供经营许可证证明、模拟效果图、方位意识图、价目表等有关资料。c、报刊杂志广告类合同必须提供媒体资质证明、样稿、类似版本、价目表等有关资料。d、电视广播广告类合同必须提供宣传的主要内容、安排播放时段、价目表等有关资料。e、以上b-d类主题营销、新闻等广告宣传类合同必须提供经企业领导批准的策划方案、预算方案及其他相关手续。

⑹三方比价即应在同一内容、同一规格、同一标准、同一材质下进行比价。为确保三方比价的真实有效，三方比价单应提供报价单位联系人姓名及联系电话，便于合同主办单位进一步核实。

⑺合同签订的金额与实际付款金额不一致的解决办法：a、采购数量增加，因采购数量增加，使付款金额大于原合同金额，且不超过原合同金额的20%时，经办部门需要提供情况说明（视为对原合同的追加），并经各级领导审批。增量后的价值超过原合同的20%时，需重新办理合同汇签。b、采购品种增加，在原采购品种的基础上增加采购品种的，经办部门完成立项后，再签订补充协议。

⑻商品类合同的审核a、品牌续签合同的审核品牌续签合同是指品牌已经引进，因到期，需重新签订的合同。审核时抓住以下几个因素：扣率与到期合同比较有无变化；该品牌保底单位面积产出（以下简称单产）与到期合同、与企业单产标准进行比较，分析指标的升降情况；简述合同期内该品牌已经实现的月均销售、月均毛利、月均单产情况，列举相关数据，提出合理化建议。b、新进品牌合同的审核，新进品牌合同是指商业企业之前没有经营该品牌，与供应商协约在企业某区域内将要经营某品牌的约定。签约时从以下几方面进行审核：新进品牌的扣率与合同约定区域内企业经营上一品牌（以下简称前品牌）的扣率进行比较;新进品牌保底单产与前品牌、与企业单产标准比较，有无差异。

⑼商品类合同相关费用如何收取。审批商品类合同时还应关注相关费用（物业费、水电费、信用卡费、价签费、货架使用费、大型活动的赞助费等）的收取方式。费用收取方式一般分为现金（或银行转账）、抵账、帐扣，帐扣会减少企业增值税进项税额，因而优先选择前两种方式收取，并在合同中注明。临时场租合同、静态展及灯箱广告位租赁合同，属于下属企业收入，如合同传递不及时，不利于相关部门准确掌握租金收取情况，甚至造成漏收租金。因而要求经办部门及时传递相关合同，确保合同的实施及监督管理。为确保两个管理办法的有效实施，某商业企业及时举办了培训班，要求各部门负责人、内勤、行政秘书、合同管理员等相关岗位人员参加。

取得良好效果

卡住源头是根本，盯住审核是关键。只有控制源头，卡住合同审核，才能有效降低成本费用。实施两个办法以来，某商业企业合同审核工作质量有所提升，检查发现平均每周20多个问题（事后补签合同、缺少立项、合同附件丢失、三方比价虚假等）降到了10多个问题，提高了工作效率，有效降低了成本费用；商品类合同的扣率、单产不符合企业标准的现象大大减少，为实现企业目标提供了确实可靠的保证。加强商业企业合同审核，从源头降低成本费用是一项系统工程，需要不断地创新、发展、完善。某商业企业不断总结经验，进一步落实合同审核工作的各项管理制度，探求切实可行的激励约束机制，实现合同审核有效管理，成本费用有序可控。

作者：孙晓燕单位：西安京瑞酒店管理有限公司