食品经营许可档案管理思考

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摘要：在“最多跑一次”改革背景之下，萧山区食品经营许可档案的规范化管理及数字化工作取得了一定进展，但仍存在电子文件归档工作缺乏指导、电子文件的法律效力有待确认等问题。可采取的对策包括进一步规范传统档案的管理、逐步适应行政审批无纸化归档需求、加强档案信息的有效利用。

关键词：“最多跑一次”改革；食品经营许可档案；档案管理

浙江省启动食品经营许可工作时，正值深入推进“最多跑一次”改革，食品经营许可工作也在“放管服”要求下，经历了一系列的减材料、减流程、减时限。在此背景之下，笔者所在的杭州市萧山区市场监督管理局及时制定了《杭州市萧山区经营许可档案管理办法（试行）》《食品经营许可档案管理操作手册》，从档案建立、管理、利用三方面对食品经营许可档案管理工作进行了规范。2017年，行政审批档案规范化整理服务工作被列入政府采购项目并进行公开招标，项目包括制定业务标准和档案管理制度、档案规范化整理、数字化加工、落实保密与安全措施、提供窗口查询等。项目启动以来，萧山区食品经营许可类档案按照一户一档的模式，开展了标准化整理和数字化加工工作。在工作推进当中我们发现仍然存在一些问题，对此必须认真研判，提出可行性的解决方案。

1存在的问题

首先，电子文件归档工作缺乏指导。目前，食品经营许可全程电子化审批是通过浙江政务服务网连接的浙江省食品经营许可审批系统开展的。该系统于2019年改版升级后首次开通了全程电子化审批流程，但是目前尚未实现电子文件的预归档工作，各个区县在具体操作过程中没有经验可循，缺乏统一模式与指导。此外这些食品经营许可全程电子化的数据仅保存在业务系统中，没有从档案资源建设与信息安全的角度进行管控，数据安全得不到保障。其次，电子文件的法律效力有待确认。食品经营许可全程电子化流程为申请人网上申请、预审通过后进行电子签章确认、网上受理、现场核查、审批通过、打证、免费快递送达，整个过程申请人实现了“零次跑”，但是整个流程产生的电子文件的法律效力不尽相同。在提交材料环节，申请材料由电子签章代替了传统的申请人盖章及法定代表人（授权委托人）签字，目前得到了法律界的认同。但是食品经营许可还存在现场核查环节，如通过智慧监管平台操作，则会涉及不同系统之间的电子化信息抓取及整合；如不通过智慧监管平台操作，纸质材料转化成电子材料上传后，会遇到原件需不需要归档的问题。

2应对的策略

第一，进一步规范传统档案的管理。首先，许可部门应继续推进和规范食品经营许可纸质档案的数字化工作，并将档案数字化工作纳入绩效考核指标体系，逐步缩短数字化加工周期，提高档案信息资源共享利用的完整性和时效性。其次，逐步拓宽档案服务外包类型。由于审批档案很多属于永久及长期保存，而当地档案馆只接收文书类档案，大量的企业登记、审批档案目前仍在生成机关保管，长期的保管成本高、工作量大，且安全性得不到保障。建议严格按照《档案服务外包工作规范》，按需将档案寄存服务、档案数字化服务、档案整理服务、档案开发利用服务进行外包。第二，逐步适应行政审批无纸化归档需求。一是规范开展电子文件归档。食品经营许可电子审批文件可以先通过政务服务网平台进行预归档，然后脱离审批系统，在电子文件管理平台上进行正式归档，包括数据交换、归档整理、质量检测等过程。构建行政审批电子文件“一键式”归档系统，尽量减少人工著录操作和整理干预，有效提高归档效率与质量，减轻行政审批办事和归档相关人员的工作量。二是解决电子档案凭证性认可问题。合理利用数字摘要、电子签名、可信时间戳等技术手段，逐步提高电子审批档案管理的可靠性与效率，使用档案保管方、档案形成方、利用方及利益相关方都能认可电子档案数据。三是实现档案数字化信息与电子化信息的整合。要将已集中保管的存量行政审批档案资源数字化、数据化，与当下所形成的增量行政审批档案构成连贯整体，为政务服务提供可靠的数据支撑。第三，加强食品经营许可档案信息的有效利用。电子档案在检索、编研、共享等数方面具有优势，在推行电子化归档工作时应提前建构开发利用模式，立足服务对象进行用户分类，按照内部服务和外部服务两大方面定向提供食品经营许可档案信息。在内部用户中又可以细分为食品监管、信息协同共享等；在外部用户中可以细分为许可申请单位、公众、公检法办案及社会经济、法律活动需要等。档案查询系统可以通过识别不同的用户，提供主动推送或者分权限查询等服务。

作者:唐玲娟 单位:1.杭州市萧山区市场监督管理局 2.杭州市萧山区卫生计生行政执法大队