人力资源管理如何做好人事档案管理工作

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摘要：企业的发展和进步在很大程度上取决于人力资源管理工作，人力资源管理是提升员工工作积极性、提高工作效率的重要途径。人力资源管理手段必须与时俱进，跟上时展步伐，做到以人为本，进行人性化管理，关心员工的工作和生活。人事档案管理工作是企业人力资源管理的重要组成部分之一，和员工的聘用、培训、考核与升职贬职有着直接的关系。鉴于此，笔者在文章中对人力资源管理中如何做好人事档案管理工作进行探讨。

关键词：人力资源管理;档案管理;效率

一、人事档案管理概述

所谓的人事档案管理，指的是收集、整理、保管和调用企业工作人员个人档案的一项复杂工作，在人力资源管理的诸多组成部分之中，人事档案管理是不可忽视的一个。人事档案包括企业员工的全部信息，包括工作经验、学习背景、生活状况等，其信用程度、在工作中得到的奖励、因失误受到的惩罚都在人事档案中有着明确的体现。一般来说，企业的人力资源部负责人事档案的记录与管理，并以员工的表现作为员工升职或加薪的主要根据。

二、目前企业人事档案管理的现状

1.企业的人事档案在分类归档、具体利用等方面皆存在着一定的缺陷。一方面大多数企业目前还普遍地存在着档案资料纸张大小不一、装订顺序混乱以及档案的随意分类归档等问题，使得相关人员难以对档案材料进行及时有效地查阅以及订正。另一方面，企业在对人事档案进行保存的过程中，还由于某些档案存在着字迹不够清晰和耐久，以及手续不够完备等问题，从而导致长时间以后此份档案丧失了存在的意义。再一方面，企业不能够及时地针对各种人事变动对档案材料进行有效的补足及更新，这样就使得在具体利用受到了诸多的阻碍。2.人事档案得不到有效的利用。一些人员拥有正式存档的资格，但是因为档案工作基本都是兼职人员，使得某些资料不能及时归档，致使人事档案不能最大程度的利用，不能发挥人事档案在人员招聘、升职加薪等方面的参考和借鉴价值。人事档案的初衷在于进行人力资源管理，而当前的人事档案却不能发挥任何权威作用，可谓是形同虚设。3.人事档案管理人员业务能力不高。当前，许多企业根本不重视人事档案管理工作，甚至许多档案管理工作被当做兼职来做，加之人事档案管理人员和岗位经常处于变动之中，而接任的人事档案管理人员不愿意、不主动接受专业知识的培训和教育，对人事档案管理工作的相关要求和重要性缺乏认识，在工作的时候由于业务知识的缺乏不能做到得心应手，错误百出，甚至连最基本的存档、归档工作都难以胜任。4.档案室缺乏必要的档案管理设备。由于档案管理工作不能引起高层领导的重视，因此，人力资源部自然而然不会将大量的金钱花在档案的存储上，档案室的设备屈指可数，设备极其简陋，导致档案受潮、受热甚至被盗窃，影响企业的发展和运营。5.档案管理手段和方法不够先进。档案管理人员科技素质较低，对科学技术和信息化的认识不够充分，人力资源部对于信息化的运用仅仅限于对员工个人信息的录入，而信息的检索和调度却不能对先进的计算机技术予以利用，与无纸化阅档差距甚远。而对于原件的一次又一次的调用，使得纸张变薄，导致档案被损坏，影响档案的美观程度，降低档案保存质量。

三、人力资源管理中如何做好人事档案管理工作

1.从思想上对人事档案管理予以高度重视。思想意识是行动的必要基础和前提，只有让人事档案管理人员从思想上、意识里、脑海中和内心深处意识到人事档案管理工作的必要性和重要性，才能将意识付诸实际行动。员工的升职或加薪涉及一个公平问题，如果这一问题得不到解决，那么将直接影响工作氛围和企业文化，要想保障工作中的公平，就需要保障人员升职或加薪的依据是正当的，而人事档案管理工作正在这方面发挥着至关重要的作用，人事档案对员工的日常工作表现、得到的奖励、受到的惩罚等予以详细的记录，这些是人员晋升或贬职的主要依据。2.为员工建立公司内部的人事档案文件。现在大部分企业都存在使用劳务派遣（临时工）的问题，这些人的档案并不能放在企业，导致这些人的工作单位及地点与档案存放地点相分离，这种现象虽然不能完全避免，但是这并不代表人事部门的人员可以不重视人事档案管理工作，更不能推卸自己的职责。人事档案管理人员必须意识到自己肩负的重要职责，对企业中的每一位员工予以仔细的了解和熟悉，并及时与员工原有的档案存放地点保持密切的联系和沟通，以便于进行及时的更新与调用。3.充分利用人事档案对于人力资源管理的参考作用。在人力资源的各个模块工作中，将人事档案有效地结合起来，使得企业对于员工的管理更加全面。例如，在企业对员工进行晋升和提拔时，要充分参考员工的人事档案记录，综合考虑其在道德品质、个人素质、业务培训以及相关实践活动中的表现，充分利用好人事档案对于人力资源管理的参考作用。这样一来，人事档案工作就是一种有效的管理行为，而不是作为单纯地走形式和一种摆设。在平时的工作中，人力资源管理人员也要有意识地收集员工在人事档案更新方面的信息，及时地进行整理和补充。4.提高人事档案管理人员的综合素质。当今社会，任何行业都需要复合型的人才，特别是那些掌握较高科学技术并能熟练运用的人，更加受到用人单位的青睐，人事档案管理工作同样需要具备高技能、高素质、高学历的人才。而作为人事档案管理的负责人，其必须强化学习意识，提高业务能力，不断接受最新科学技术，熟练运用各种高科技操作设备，为做好人事档案管理工作作出贡献。5.加强对人事档案管理设备的管理。无论是什么类型的人事档案，对其管理必定离不开专门的存储设备，人力资源部必须投入大量的财力采购相关设备和设施，例如档案室的防盗门、防火器材等，并配备专职人员进行定期的检查。此外，要不断地检查档案管理设备的性能，对于超出使用年限的设备，要及时逃脱和更新。6.加强人事档案管理人员队伍的建设。建设处一支具备超高素质的人事档案管理队伍将直接提升档案管理水平，所以要对档案管理人员进行定期的培训和教育，增强其思想道德素质和科学文化素质，提高其社会责任心，确保在工作岗位上尽心尽力完成本职工作。

四、结语

通过笔者的详细叙述我们会清楚的发现，档案管理具有系统性强、综合性强、复杂繁琐的特点，但是这项艰巨的工作关乎工作人员的工作积极性和企业的正常发展，因此，我们需要不断完善现有的人事档案管理制度，创新人事档案管理方式和手段，提升人事档案管理效率和水平，切实发挥人事档案管理工作的作用和价值。

作者:刘艳环 单位:中铁建工集团青岛工程有限公司

参考文献：

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