人事档案管理在人力资源管理中的地位

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摘要：在经济高速发展的今天，人事档案在人力资源管理中的作用越来越重要，因此，提高人事档案管理在人力资源管理中的地位，能够促使人力资源更好地利用，使各类人才的能力得到发挥和利用，对企业发展有很大帮助。本文从分析人事档案在人力资源管理中的作用以及如何提高人事档案管理在人力资源管理中的地位两个方面进行阐述。

关键词：人事档案；人力资源管理；作用；地位

人事档案记录了工作人员的工作历程、工作能力、思想状况、工作业绩等方面的内容，这些不仅是人事部门用人的参考依据，对以后领导干部的选拔也起着相当重要的作用。因此，人事档案在人力资源管理中发挥了很大的作用。现阶段，随着经济的快速发展，不管是企业或是政府的管理水平都在不断提高，然而，人事档案的管理非但没有提升，其严格性却大大降低，不得不让公众怀疑其真实性。想要提高人事档案在人力资源管理中的地位，先提高其真实性和严谨性是非常重要的。人事档案的管理必须有严格科学的管理程序，不允许有作假的行为。第一，用统一的标准进行档案的收集和归纳，加大对档案的检查和鉴别力度，力求保证人事档案的真实性。第二，对于收集好的档案要不断进行更新和填补，保证人事档案的可靠性，以便以后的查找和使用。第三，人事档案管理尽可能使用高效科学的新技术，这样可以很大程度地减轻人力劳动，也使档案的调用和查阅更高效。第四，在管理人事档案的同时，保护人事档案的安全也相当重要。努力提高人事档案管理的水平，让人事档案更可靠可信，进而充分发挥人事档案的作用。

一、人事档案在人力资源管理中的作用

1.人事档案管理对人力资源管理起促进作用。人事档案管理在人力资源管理中有很大的促进作用，人事档案包括每位工作人员的详细资料，方便进行查阅和参考。公司或企业可以利用人事档案，让每个人发挥其应该发挥的作用，还可以进行更高效的人员调配，工作效率也就更高。另外，合理科学的人事档案管理可以合理高效地分配人力资源，做到各个员工各司其职，实现人力资源的高效管理。

2.人事档案管理给人力资源管理带来消极影响。首先，人事档案的管理水平还没有跟上经济的发展，在经济高速发展的今天，人事档案管理仍存在很多问题，给人力资源分配提供了很多错误信息，导致人才分配不合理。在人事档案搜集、归档、后期检查、补录等多个环节都存在各种不真实的现象，这些问题就大大降低了人事档案在人力资源管理中的利用价值，不能真正发挥它的作用，以致人事档案管理在人力资源管理中的地位降低。另外，在实际工作中，经常出现一些年龄越填越小、学历越填越高的违纪现象，甚至有涂改行为，这些不良档案录入情况都使人事档案缺乏了严肃性，让人质疑人事档案的权威性。最后，人事档案本该是人在社会和职场的真实写照，它能够真正反映人的工作经历、工作能力和思想状况，但是如今很多人事档案管理腐败，大大降低了人事档案应有的价值，让人事档案慢慢发展成了一种形式，根本没有参考价值。

二、提高人事档案管理的地位

1.加大对人事档案管理的力度。人事档案的真实性关乎着人力资源管理的有效性，只有增加人事档案的真实性和权威性，才可以使其在人力资源管理中真正地发挥作用，才能提高其在人力资源管理中的作用。具体从以下几个方面改进人事档案管理：第一，要想保证人事档案的真实性，根本的解决方法还是提高人的综合素质。只有员工的综合素质提高了，才能尽量避免造假档案现象。在人事档案科学管理的同时，也要不断加强对人员综合素质的培训，让每一位管理人员严格进行人事档案搜集、归档、鉴定和检查工作，确保档案的真实性。第二，人事档案管理人员必须认真工作，尤其要处理好细节问题，比如，出生日期公历农历问题，管理人员不得随意填写，要认真核对。如果在人事档案中出现涂改、内容不全等问题，管理人员都不能给予通过。第三，人事档案材料要齐全，比如，培训登记表、考核登记表和结业登记表等这部分材料很容易漏交，对于原始档案材料不全的要及时补齐。第四，利用科学合理的管理方法，可以采用数字化查阅存档。这样不仅提高了查阅的效率，还减少了工作量。

2.加强人事档案管理，促进人力资源开发。现如今，经济不断飞速发展，人才不断涌进各个行业，人才流动更加频繁，档案调动频率也随之加大，这就对人事档案管理工作提出了更高的要求。档案管理水平要提高，首先要提高人事档案管理人员的综合素质。管理人员要认清人事档案管理方向，改变以前陈旧的管理方式。要做到这些，管理人员就要不断完善自己，学习先进的知识技能和科学的管理方法。同时，也要不断学习人事档案的业务操作，切实提高管理水平。具体方面如下：第一，对于原有的人事档案要经常进行整理和补充，去除无用资料，补填新的相关联有变动的资料。第二，有效利用数字化系统，将纸质的档案材料录入计算机中，建立编号，方便后期查阅和整理。第三，不断保证档案的完整性和可靠性，在搜集和归档时，要突出录入重要信息，比如，工作人员的工作能力、思想状况、工作经历等。第四，注意后期的补录和更新，后期要对人事档案进行不断更新，争取人事档案内容更真实可靠。管理方式也要不断改进，最主要的是增强创新精神，在完善人事档案管理的同时，也要改变已存在的管理模式，不断创新，不管是制度还是技术上，都要以发展创新。

三、总结

人事档案管理在人力资源管理中起着非常重要的作用，它不仅反映着一个人的工作能力和职场经历，还体现了一个人的思想和综合素质。但是随着经济的不断进步发展，人事档案管理不断出现漏洞，其可靠性和真实性不断遭到质疑，人事档案的地位也随之下降。但是，如果能够合理利用人事档案，它可以大大提高人力资源的分配，提高工作效率。所以，要加强对人事档案的管理，让它在人力资源管理中发挥应有的作用，为人力资源分配提供有效可靠的信息。

作者:孙振中 单位:商丘市梁园区人力资源和社会保障局

参考文献：

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［2］刘倩.公益性事业单位人事改革问题研究［D］.山东师范大学，2014.

［3］王蕾.人力资源管理中人事档案管理出现的问题研究［J］.吉林广播电视大学学报，2015，03：9-10.