基于ERP应用出版企业管理探究

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摘要:本文基于erp管理软件在出版企业中应用现状分析，对ERP在企业管理中的核心价值进行了归纳分析及总结，并重点围绕ERP在应用中应注意的问题进行详细阐述。

关键词:ERP;出版;企业管理

一、引言

企业管理是对企业生产经营活动进行计划、组织、指挥、协调和控制等一系列活动的总称，是社会化大生产的客观要求。ERP(EnterpriseResourcePlanning)即企业资源计划，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。借助互联网技术的飞速发展，ERP得以将很多先进的管理思想变成现实中可实施应用的计算机软件系统。国际国内ERP软件提供商有很多。目前，在出版行业使用较多的ERP管理软件有北京云章科技有限公司的《云章复合出版ERP管理系统》《云因编辑出版管理系统》，用友公司的ERP、NC管理系统，北京科迪通公司的《出版业ERP系统》，金蝶国际的企业ERP管理软件，南北软件公司的《南北ERP管理系统》，广州晴川公司的《普菲特图书管理软件》，以及SAP公司的mySAPERP等等。总的来说，ERP管理软件在不同程度上为出版企业带来了良好的管理效益，通过把人、财、物，产、供、销及相应的物流、信息流、资金流、管理流、增值流等紧密地集成起来，实现资源共享和协同工作，大大提高了企业运转效率。但是，每个出版企业都是一个单独的实体，有其特殊的组织结构和管理模式。如何充分发挥ERP软件在企业管理中的核心价值，使其更好地服务于出版经营，值得我们深入探讨。

二、ERP在企业管理中的核心价值

ERP系统管理模式是企业在信息化社会、在知识经济时代繁荣发展的核心管理模式，它在流程管理、财务管理、数据管理、业务协同等方面发挥着突出的作用。它是IT技术与管理思想的融合体，以科学的管理体系而非个人能力来驾驭大型组织，让管理变得简单而有效。(一)流程管理。流程管理在企业管理中扮演着重要的角色。它是用来定义和控制操作规程、数据流向的基本过程。流程管理渗透了企业管理的每一个环节，任何一项业务活动的实施都有着有形或无形的相应操作流程。在出版企业中，ERP软件的供应链管理思想发挥了重要作用。将出版工作流程纳入ERP软件系统，纵向贯通，横向集成，可以完成从选题论证到选题立项、稿件三审、发稿管理、制版登记、封面设计、印制管理、材料采购、用料管理、图书入库、发退货管理、差额管理、库存管理、收付款管理、成本核算、主营结转、作者管理、合同管理等涉及“编辑、印务、发行、人力、财务、物流”六大核心业务的同平台共管。工作流纳入信息系统管理，可以让工作流转清晰透明，上下工序之间相互衔接，信息通畅，业务顺畅，能有效解决过去存在的相互扯皮、人为拖延、效率低下的问题，使协同配合达到高效，实现业务活动的有序化、规范化、精细化管理。(二)财务管理。财务管理是企业管理的核心内容。过去，生产经营数据出自多个部门，数据分散。ERP信息系统可使企业各部分之间横向纵向的联系有效而紧密，通过定义事务处理相关的会计核算科目与核算方式，记录经济活动中的变动过程及其结果，在业务处理的同时自动生成会计分录，保证了资金流与业务流的同步记载和数据的一致性。日常收付款、报销等业务的凭证制单工作，往来款管理、固定资产管理、银行对账管理、成本管理、账簿查询、月末结账等全部的财务处理工作均可在ERP财务系统中完成。资产负债表、损益表、现金流量表等财务报表，可实现一键生成。企业可以以最少的人力投入、最快的速度，及时、准确、可靠地进行账务处理。通过ERP管理系统，可以实现根据财务资金现状追溯资金的来龙去脉及所发生的相关业务活动，改变了过去资金信息滞后于物流信息的状况，便于企业对资金使用进行计划、控制、监督和考核。ERP软件为企业财务管理从会计核算型向经营决策型转变提供了便利。(三)数据管理。数据是企业不可或缺的信息资源。数据管理是利用计算机硬件和软件技术对数据进行有效的收集、存储、处理和应用的过程。数据的存储，一是档案化需要，二是企业生产经营决策需要。借助ERP信息系统，出版社可以详实记录生产数据、销售数据、市场数据、财务数据、人力资源数据等等，获得第一手档案资料。在信息系统中所建立的数据结构，能更充分地描述数据间的内在联系，便于数据修改、更新与扩充，同时保证了数据的一致性、准确性与完整性。例如，通过在每个流程每个表单上必填字段的设计，可保证每个环节必要信息的采集。在图书出版的选题、立项、印制、出入库的各阶段，可实现数据的一次输入多次调用，既避免重复劳动，又可保证前后数据的一致性。软件系统的报错提示、逻辑验证，也可以帮助规避一些不必要的错误，使数据的准确性大大提高。(四)业务协同。ERP软件是一个在企业内部高度集成的应用系统。数据在各业务系统之间高度共享，大量编辑、出版、发行业务通过网上操作和流转，大幅减少了联系、等待、传递的时间，提高了决策审批效率和办理实施速度。结合In-ternet技术、VPN技术，ERP软件可跨越时间和地域的限制，及时整合实时信息。企业员工通过信息系统可实时了解图书出版、发行、销售、回款等信息，可根据市场变化及时调整选题方向，改进出版策略、营销策略，提高图书出版经营的针对性、有效性。在对外联系上，Internet技术的成熟为ERP系统增加了与版厂、印厂、材料供应商、图书经销商实现信息共享和数据交换的能力，从而强化了合作企业间的业务联系，形成了共同发展的产业链，使管理者及业务部门实现跨企业的联合作战。

三、ERP信息系统应用问题

ERP软件是基于网络经济时代的新一代信息系统。近些年，出版企业纷纷上线ERP信息系统，相互学习管理经验。但在系统使用规模、使用效果、使用能力上，各出版企业还有相当大的差异。企业上线一套ERP信息系统，至少会使用五至十年甚至更长时间。对企业来讲，更换管理系统所要付出的时间、人力、培训成本是巨大的。因此，在ERP系统选型、实施、上线和运营维护过程中，以下问题尤其值得注意。(一)软件选型。ERP软件选型需慎重对待。既要考虑ERP产品本身的性能，也要考虑软件商的资质、经营实力以及运维能力。选择ERP软件商就是选择一个长久的合作伙伴。在出版行业，不乏有出版企业由于选型不当，使花在ERP上几千万的资金打水漂的事例。据相关资料统计表明，ERP的实施成功率只有10%～20%。究其原因，有以下几种:(1)不考虑企业实际需求，一味地贪大、求全、求洋。“ERP”一词最初由美国GartnerGroup公司提出的。国外ERP软件商虽然有非常规范的ERP实施方法，但是程序设计与国内运行机制、制度规范不一致，落地效果不能保证。选软件也好比穿鞋，合适就好。如果一个业务简单、规模不大的出版社，却投资上千万购买功能非常复杂的国外大型软件，显然不适合。(2)实施中缺少“核心”力量。ERP系统上线是一个改变旧秩序、建立新秩序的过程。它是一个“一把手”工程。只有让企业管理者担任实施的负责人、决策人，进行统筹规划，才能协调好各方利益，下好整盘棋。有的出版单位由个别部门或个别信息管理人员牵头实施，在协调各方利益冲突时，时常因为缺少话语权而使工作无法推进。(3)选择没有核心知识产权的ERP商。商开发能力和运维能力都有限，遇到问题心有余而力不足。出版企业应与ERP开发商建立直接联系，在后期合作中会更便利。(二)流程设计。流程影响绩效。一切工作流程都应以企业目标为根本依据。高效的流程设计可以避免大量的会议，特别是在跨部门和跨业务单元的事务活动上。流程中的活动都是增值的活动，员工所做的每一步都是实现企业目标的一部分。一个好的流程设计，应该是少而精的。有的企业层次过多，分工过细。一个经营过程由很多部门许可或审批，运作时间长，成本高。流程的设计，既要保证必要管理环节的落实，达到风险控制的目的，又要尽量避免管理环节冗余，以提高工作效率。在出版行业，每个社的组织架构都不尽相同。流程的设置，不仅要保证《出版管理条例》《图书质量管理规定》、三审三校制度、《出版物印刷管理规定》等行业规定在流程中有所体现，还需要根据出版企业自身组织机构特点、管理方式方法，来贯彻和落实出版企业的管理理念。(三)资源配置。ERP信息系统的应用主要体现在落实出版企业管理制度，协调资源配置，提升出版效益上。图书选题策划、组稿、印制、销售要形成“链”，不能各自为政，相互脱节。要充分利用Internet、EDI等先进技术，使信息通畅、工作顺畅。横向上，出版社要与排版厂、印厂、经销商等业务往来企业建立信息通道;纵向上，图书的编辑部门、印制部门、发行部门、物流部门、财务部门，流程的上下游之间要相互衔接、互相配合。每个部门要以企业总体目标出发，不能都各搞一套，片面追求部门利益。一个效益良好的出版社，一定是一个运转高效的出版社。一切优化工作均着眼于本企业资源的最优应用。(四)数据分析。数据是企业的核心资产。数据的统计分析在管理决策工作中起着举足轻重的作用。ERP的利用不仅仅是为实现管理工作的程序化、标准化、数据化，更重要的是服务于企业的战略计划、管理决策。ERP在日常运行中已经积累了大量的生产数据、运营数据、销售数据、财务数据。各业务部门不仅是原始数据的输入者，更应该是这些数据的使用者。不管是在图书的选题阶段、项目阶段、印制阶段，还是销售阶段，充分地利用数据说话，能减少行动的盲目性、随意性。出版企业可以从各职能部门的业务需求角度出发，通过对这些数据的深度整合分析，建立多维报表分析体系，为企业在图书出版的各个生产经营环节提供决策支持。ERP具有灵活扩展分析能力，开放平台接口，可无缝对接第三方系统，实时访问数据，实现企业端到端的深度分析需求。(五)运营维护。运维工作以技术为基础，通过技术保障ERP软件提供高质量的服务，达到软件设计的预期目标。运维的职责覆盖了从产品设计到、运行维护、二次需求开发、变更升级乃至下线的整个生命周期。一些出版企业反映ERP管理软件难用、无用，多数是因为运维工作跟不上。通用软件的系统设计与企业实际需求不可能完全一致(定制开发除外)。落地过程中，时常会需要进行二次开发，需要在现有的软件上进行定制修改或功能扩展。解决这些痛点、卡点是成功实施的步骤。企业应该设立专门的运维岗位，有实力的企业可培养自己的技术团队。运维工作通常跨部门、跨工种、跨专业，其复杂性对这个岗位的工程师们也提出了更高的要求。首先，要精通业务。运维工程师需具备广博的知识和专业的技术能力。要有扎实的系统架构、操作系统、网络技术等计算机知识。第二，要善于解决问题。要能够快速分析问题、诊断问题，并及时解决问题。第三，要有较强的理解和沟通能力。一方面，工程师要对ERP产品性能、架构设计足够熟悉;另一方面，要对本企业状况、管理需求足够了解。只有双向结合，才能保证执行不错位，无偏差。要善于把业务需求“翻译”成程序设计，把程序语言“翻译”成通用语言，做好用户与软件之间沟通的桥梁。第四，要有缜密的思维。运维工程师在信息系统中拥有最高权限，每一步操作都需谨慎细心，以免给系统造成不可逆转的损失。所谓“产品不足开发补，开发不足运维补”。高质量的运维工作，是ERP顺利实施和运行的兜底性保障。

四、结语

通过软件技术和网络技术等现代科技，ERP将先进的管理理念和办公方式工具化，以事务和项目为中心，帮助组织建立通畅的信息交流体系，有效的协作执行体系，精准的决策支撑体系，来提高组织内部的管理能力和办公效率。ERP信息系统给出版企业带来了良好的管理效益，尤其是在流程管理、财务管理、数据管理和业务协同上发挥了重要作用。

参考文献:

［1］黄家雄．企业管理中管理经济学的应用［N］．环球市场信息导报，2018(29)．

［2］王玉荣，葛新红．流程管理［M］．北京:北京大学出版社，2016．

［3］黄成明．数据化管理［M］．北京:电子工业出版社，2014．

作者:陈丽红