浅析企业档案资料的管理与监控

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根据《建设工程文件归档整理规范》要求对其及时予以规范记录,争取做到可研有批复、开工有报告、变更有记录、进场有记录及检验报告、验收有依据、资料前后对照有标准,每一个环节都应当及时、到位。但是在具体工作中，有些却疏于管理规范，导致后果比较严重，往往存在补记录、补资料的现象。例如：我市某些工程重视工程形象进度，却忽视了档案工作，等到工程结束办理竣工验收手续时，才投入人力、物力搞突击，造成档案资料质量差，准确性、真实性、完整性达不到规范要求，无法及时移交档案馆，直接影响到日后工作的利用。

及时对相关人员进行培训,提高工作质量档案人员素质不高，是造成工程档案管理不到位的根本原因。坚持从档案资料形成的“源头”抓起，做好前段控制，做好“集中统一管理”。开工前必须及早对企业档案管理人员及有关技术人员进行系统培训,树立档案思想,针对档案管理人员水平参差不齐的问题，采取跟班学习方法，进行档案收集、立卷实物操作培训，所有资料员都经过培训学习后才能上岗，从而保证了档案工作人员的基本业务素质要求，这样才能保证资料收集齐全并且质量较好。应当加强资料监控，树立档案是企业独有的信息和知识观念在实际工作中应当多学习如何收集资料，从源头上收集时保证文件材料齐全、合格，在哪一阶段需要形成哪些档案资料，对资料的内容做到心中有数。比如：车间的设备及工艺流程资料应当如何归档，土建工程应当如何归档。我市一家经营棉纺织工业加工的私企，运行期间开发的产品获得了专家认可，创立了企业的品牌，后因一些原因导致企业破产，别家公司接手时需要接手原企业所有的设备及运行期开发的设备工艺流程，可原企业因生产运行期间对于产品的档案资料收集及整理缺乏意识，导致重要资料流失，设备说明书不全，不但在经济上效益上损失了很多，且对于领导者和员工的聪明才智和辛勤汗水这都是难以用金钱买到的。

加强档案管理领导责任、建立工作机制根据企业工程项目的特点和档案管理要求，设置相应的档案机构，配备档案管理者及专职档案人员，明确各自管理职责。应当规定兼职档案人员负责资料的收集、整理以及组卷，定期移交档案室，专职档案人员负责督促，并且业务指导和质量把关，企业主管档案负责人负责对档案文件材料内容的审核。在工程各个阶段，将奖惩机制纳入其中，对按要求完成档案工作的人员和没有完成工作任务的人员，在经济上或者晋级上奖励分明，鼓励他们进一步做好档案工作。

本文作者：崔莉工作单位：新疆农一师阿拉尔市档案馆