信息管理在企业使用过程中的缺陷及方案研讨

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[摘要]信息时代是一个以信息为基础的新经济时代、一个知识成为生产力的时代。在信息管理系统日渐流行的今天，我们在看到管理信息系统带来效益的同时,也要正视其在实际开发和应用中出现的问题，本文结合案例，对企业实施管理信息系统中出现的一些突出问题和对策进行了探讨。

[关键词]信息管理系统引入阶段开发阶段应用阶段

一、管理信息系统概论

1.管理信息系统的概念

管理信息系统,是一个由人、计算机及其他外围设备等组成的能进行信息的收集、传递、存贮、加工、维护和使用的系统。其主要任务是最大限度的利用现代计算机及网络通讯技术加强企业的信息管理,通过对企业拥有的人力、物力、财力、设备、技术等资源的调查了解,建立正确的数据,加工处理并编制成各种信息资料及时提供给管理人员,以便进行正确的决策,不断提高企业的管理水平和经济效益。

2.管理信息系统的分类

管理信息系统划分的方法有很多中。按管理信息系统的组织功能划分,可以分为办公系统、决策系统、生产系统和信息系统。现代企业中比较普遍的管理信息系统有企业资源计划系统（ERP）、供应链管理（SCM）、客户关系管理（CRM）等等。

3.管理信息系统的作用

管理信息系统能给企业带来以下几点好处：对于基层工作人员来说,利用管理信息系统对日常经营和生产活动进行管理,可以将企业在业务流程中所需要的信息整合起来,通过电子化使信息处理更加高效准确、业务流程更加流畅。对于中层管理人员来说,管理信息系统尤其是ERP的使用,对企业运作中的各种信息进行了集中、完备、透明地处理,尽最大的可能消灭了信息孤岛的状况,能使中层管理者清楚了解企业的运作情况。对于高层管理者来说,管理信息系统电子化处理的高效性和准确性和强大的统计和数据分析功能会更好地支持管理者作出快速反应和决策。

二、信息管理系统应用中出现的主要问题以及对策

管理信息系统虽然已进入了很多企业中,但是由于种种原因,其实施效果还有很多不尽人意的地方。例如在我国,ERP成功率不高已是个不争的事实。2005年之前的所有数据表明,国内企业实施ERP的成功率最高的不超过30%,即使在已经成功实施ERP或其他大型IT系统的用户中,各种应用问题也时有发生。在不同阶段,体现出来的问题也不一样。这里主要分析一下共性的问题。

1.引入阶段

（1）存在的问题

引入管理信息系统的目的是什么?这是每个企业在引进管理信息系统前必须面对和回答的第一个问题。为了实际需要而引入管理信息系统的企业,会出现对实施过程中可能出现的困难估计不足的情况。实施信息管理系统需要大量的资金投入、良好的硬件设备以及企业对改革业务流程的决心和实行人员调配等方面的准备。管理信息系统是一种先进管理思想的载体,必将要求企业的业务流程作出适当的改革和优化。

（2）解决问题的对策

做好前期的准备工作前期准备工作包括对实施管理信息系统的可行性分析、在企业内部的宣传、选择合适的团队进行开发等,做好这些工作能为后续的开发工作打下良好的基础。领导对实施管理信息系统有没有全面的、清楚的认识往往影响到员工对管理信息系统的看法以及实施的最终状况。

2.开发阶段

（1）存在的问题

开发阶段面临的第一个问题就是管理信息系统项目开发。如果是外包的话,软件开发商承担软件的开发以及维护工作。如果采用内部开发方案的话,企业内部人员将承担上述工作,对企业开发人员的要求比较高。现在大多数的企业都采用外包方案。外包往往使企业不重视调研、开发,认为交给开发商就可以了,导致了后来软件不能很好地符合企业的需求。

（2）解决问题对策

开发要建立在充分调研的基础之上,并注意让用户参与到建模等过程中。如果在软件调研方面没有用户的参与,只是几个领导拍板决定的话,那选出的系统很有可能就没有最大限度地考虑到用户的真实需要,到头来不是效率提高得不显著,就是造成资源的浪费。大多数技术人员还是不能直接理解由业务语言描述的模型,因此技术人员需要在用户的帮助下进行技术建模,将业务需求说明书转化为技术人员可以理解的语言。要尽量定制出适合自己的产品。

3.应用阶段

（1）存在的问题

虽然在开发阶段克服了很多难题,但是并不意味着应用阶段就会轻松很多。例如开发阶段克服的大多数都是技术上的问题，那么在应用阶段需要克服的更多是“人”的问题。人和信息,才是管理信息系统的最重要部分。管理信息系统是一个技术问题,也是“人”的问题。管理信息系统需要靠人来实施,而因为系统的实施会带来对员工的观念的冲击、对已有的工作流程的冲击、甚至与个人利益产生冲突,所以怎样才能让员工真正落实系统、使其产生预期的效益是一个重要的问题。

（2）解决问题的对策

有步骤、有层次地推进管理信息系统的实施正如上文所分析的那样,管理信息系统实施的过程中要考虑很多有关“人”的因素。企业的信息化不是一步到位的事情,要根据实际情况循序渐进地推进。在起步阶段不一定要马上建立一个无所不包的完整系统而是要根据自身企业的特点一步一步推进。要帮助使用者克服抵触心理,以及提高其操作能力,因为“人”才是信息化中的关键要素。

三、结束语

很多知名企业在实施ERP系统的时候都遭受过失败。例如陶氏化学在花费了7年时间和大约5亿美元试图实施一套基于大型机的ERP包之后,丢弃了这个项目,重新从客户机、服务器开始。实施管理信息系统是一件需要深思熟虑的事情,实施过程中也会有重重困难。充分调研、充分沟通、科学建设、合理组织,才能对管理信息系统的成功实施打下良好的基础。