探索企业完善内部制度管理思考

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摘要:企业要以内控规范的实施为契机,在原已建立的内部控制的基础上,总结好的经验,改进不足的方面,全面提升企业经营管理水平。

关键词:企业;内部控制;问题完善

企业内部控制是企业为加强经营管理、提高经济效率、保护资产安全、保证信息完整可靠、确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一个控制系统。有效的内部控制是提高企业管理水平和防止错误舞弊的重要基石。内部控制作为公司治理的关键环节和经营管理的重要举措,作良好的内控制度,促使企业资源合理配置,提高生产经营效率都具有十分重要的意义。

一、加强内控制度的必要性

企业内部控制是现代企业管理的重要手段,是企业管理的“家规家法”依据,也是衡量现代企业管理水平的重要标志。完善企业内部控制制度,保证会计信息质量,对于完善公司治理结构和信息披露制度,保障投资者合法权益,并保证资本市场有效运行,有着非常重要的意义。目前,部分企业管理者对内部控制认识不足,以传统经验代替规范化管理措施和手段,有些企业虽然建立了内部控制制度,但在制定环节上还认为内部控制就是对企业经营某个或几个关键点的控制。常见的企业分口管理制度下,企业内部管理形成条块分割,这样的内控制度设计没有渗透到公司的各项业务过程和各个操作环节,没有覆盖到所有的部门和岗位,未能实现立体交叉、多角度、全方位的风险预防监控,使内部控制建设不成体系。同时,一些企业管理人员滥用职权或对经济活动进行越权干预的现象比较严重,岗位设置及权限、审批程序等重要环节与企业内部控制制度相背离,这是造成内部控制制度的失效,进而导致舞弊行为的发生、管理信息失真的一个重要原因。所以说,内部控制在企业制度安排中担任内部管理监控的角色,是企业管理中不可缺少的部分。由此可见,无论是从国家法律规定,还是从企业自身经营管理的需要,内部控制制度的建立健全都是非常必要的。

二、内部控制的基本特点

内部控制的基本方式有组织规划、预算控制、授权批准控制和实物控制四种形式。

(一)组织规划控制

即对单位组织机构设置、职务分工的合理性及有效性进行控制。一是组织机构的相互控制。应当使每一项业务的全部处理过程或过程中的重要环节,不是一个部门单独办理,而是有两个或两个以上的部门在相互协调,相互制约的基础上共同完成;二是不相容职务的相互分离。不相容职务的相互分离就是要求那些不相容职务分别由几个人担任,互相监督以减少舞弊或差错发生的风险,如实行钱账分管,账账分管,账物分管等。

(二)预算控制

是对单位各项经济业务编制详细预算或计划,并通过授权,由有关部门对预算或计划执行情况的控制:一是编定的预算应当体现单位经营目标,并明确责权;二是定期及时反馈预算执行信息;三是预算执行中应允许经授权批准对预算调整,以切合单位实际。

(三)授权批准控制

即单位内部部门或职员处理经济业务必须经授权批准方可进行,以防止滥用职权,保证既定管理方针的执行。授权批准控制包括一般授权与特定授权两种形式。

(四)实物控制

即对单位实物安全所采取的控制措施,主要包括限制接近、定期进进行财产清查。除以上四种基本方式之外,内部控制还包括成本控制、风险控制、审计控制等多种方式。

三、企业内控制度存在的问题

(一)目标、内容及形式上的差异

建立我国的内部控制体系,要充分考虑到中国传统文化等对企业文化、管理者素质、品行等的影响。现行的企业内控制度至少存在以下三个方面的弊端

(1)内控目标上的差异

现行内控制度的目标,不以经营目标的实现和确定为着眼点,而是重宏观调控目标轻自身管理,重速度和规模轻产品质量和效益。从决策层和各管理部门以及各位员工,都把落实国家的方针、政策和各项规章作为其业务活动目标,各环节、各部位缺乏沟通和相互联系,对完成企业的经营目标形不成“提供恰当保证”的观念,把内控制度理解成一般的规章制度,理解成落实党的方针、政策,实施国家法律规章的具体细则。与实现企业的经营目标相差甚远。

(2)内控内容上的差异

现行内控制度的内容,多数对工作纪律和岗位责任制以及奖惩制度要求甚多,对企业组织的任务和目标不明确,管理组织的设计不科学,强调了检查性,忽略了预防性和指导性。因此,使内控制度很难发挥其控制作用,导致内部控制制度流于形式。

(3)内控形式上的差异

由于现行内控制度游离于管理之外,在形式上与管理格格不入,表面文章多,不注重提高内控制度的效率和效果,对企业经营目标的实现,缺少有效控制,因而没有足够的约束力。

(二)内部控制的执行不力及认识上的不足

一是对内部控制的重要性缺乏应有的认识。领导的管理意识淡薄,不遵守内部控制的规定,不按程序操作,导致内部控制威慑力下降。再加上企业内部控制的具体执行人员责任感不强,造成制度落而不实,有章不循的状况;二是不相容职务未分离。在国有企业中,部门,职务,岗位的设置基本已按照不相容职务相分离原则划分。但有的环节较为薄弱,如审计环节,许多企业,审计与财务分离不彻底,内部审计行同虚设。这样极易导致财务部门违法违纪经济活动发生;三是产权关系不明。产权制度改革是公司法人治理结构的核心,而规范的公司法人治理结构,关键要看董事会能否充分发挥作用。董事会成员和经理成员高度重叠,使得国有单位产权主体缺位,权责不清,增加了内部控制受益主体的模糊性;四是从业人员素质亟待提高。企业的用人政策直接影响着企业能否吸收有较高能力的人员来执行内部控制制度。因会计员说量不足,素质不高而造成了记账随意,手续不清,差错频繁和会计资料严重失真;有的会计人员违反会计职业道德,不认真行使会计监督职权,甚至为违法违纪活动出谋划策等等。要杜绝账户设置不合理,记录不真实的情况,必须重视对内部控制制度管理人员的选用和培训,提高财会人员的素质。

四、内部控制制度的完善对策

(一)所有者职能要到位

就政府而言,所期望的是就业和税收,经理人员和工人期望的是工资的多少,而所有者最终承受企业的亏盈。所以,关心企业经营情况和推动企业发展的原动力应当来自于所有者,避免市场风险的约束力也来自所有者。所有者避免经营风险的谨慎和追求经济效益的动机,形成了对企业的约束和激励。因此,所有者职能到位,是强化内控制度建设的重要因素。

(二)完善法人治理结构

所有权与经营权的分离,促使所有者对经营者形成控制和制衡机制,强调不同部门,岗位之间的权责分明,相互制约和相互监督,最大程度上遏制经营者权利滥用。

(三)强化控制环境建设

控制环境是对企业控制的建立和实施有重大影响因素的统称。控制环境的好坏直接影响控制的实施和效果。控制环境的要素包括:员工的正直、职业道德和进取心;企业单位的组织结构;管理部门的经营理念和风险;对企业单位经营实践的各种外部影响;董事会及其专门委员会对特定审计委员会和风险评估委员会的关注和要求。

(四)建立内部牵制制度

是指凡涉及款项和财物收付(发)、结算及登记的任何一项业务,均须由两人或两人以上分工办理,以起到互相制约作用的一种工作制度,如现金、存款支付应由会计主管或授权的人审核批准,出纳付款与记账员登账不能由一人同时担任;出纳不能兼任稽核、做到财务有预算、管理有制度、业务有流程、过程有监督、落实有措施、执行有考核。

(五)加强内部审计制度

企业内部审计具有评价,监督和防范功能。除了帮助提高经营效率,堵赛漏洞,消除隐患,防止并及时发现和纠正各种欺诈舞弊行为,保护企业财产完整外,还可以规范企业会计行为,提高会计信息质量,确保国家有关法律法规和内部规章制度的贯彻执行。它是一个组织内部对各种经营活动与控制系统的独立评价,以确定既定政策和程序是否得以贯彻,建立的标准是否得以遵循,资源利用是否合理有效,单位经营目标是否实现。它是内部控制的一个组成部分,也是内部控制的一种特殊形式,它独立于会计机构之外,对会计工作实行控制和再监督。

(六)建立信息技术内部控制,强化内控制度实施情况

良好的信息沟通系统是完善公司治理,加强公司控制的载体。因此企业必须建立一个涵盖其全部活动的管理信息系统,并定期对其进行测试,确保其安全可靠。应根据《会计法》的规定及时进行表彰和奖励,并逐步形成常态机制。使内部控制不能成为印在纸上、挂在墙上的空文。建立配套的奖惩制度。

(七)建立激励机制,提高员工素质

有效的约束总是与激励分不开的,二者构成了一个控制系统。目前在内部控制的执行过程奖惩不明现象严重,这是导致规章制度执行不力的一个重要原因。所以应建立起责任明确的内部激励机制,严格考核,明确奖罚。总之,企业内部控制是一个系统工程,涉及到企业的方方面面,我们要协调各方面的积极因素,使企业的所有部门和所有员工都能积极参与,做到人人、事事、时时都能遵守内部控制制度,为企业的生存发展营造一个良好的氛围。