物资管理内部控制充分性和有效性论文

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石化企业每年的物资采购额从几亿元到上百亿元，物资管理的结果直接影响到企业经济效益水平，在企业管理中一直处于举足轻重的作用，是企业领导关注的重点，员工关心的热点，也是管理的难点。长期以来前郭石化通过对物资管理内部控制审计进行了积极的探索与实践，尽管只是处于摸索阶段，审计的深度和广度与内部控制审计的要求还存在很大的差距，仍然取得了显著的经济效果。

一、审计目标的确定

审计目标的确定是通过对公司物资管理内部控制现状的审计，评价物资管理内部控制的充分性和有效性程度，发现、分析物资管理内部控制方面存在的问题和控制弱点，提出解决问题的办法和建议，提供给公司领导和有关部门，以进一步规范公司的物资管理工作，提高物资管理的效率和效果。

审查的范围包括电子商务部、财务处、各二级单位的原材料、材料、备件，低值易耗品等物资。

测试的对象包括物资采购、验收、储存和领用各环节。

为了满足专业要求，确保审计效果，将公司设备处、电子商务部和财务处有关人员作为审计组成员，参与全过程审计。

二、确定审计重点

通过询问管理人员，收集、检查有关制度书面文件及观察和发放物资管理内部控制测试问卷等方式来了解内部控制情况，对公司的现有物资管理内部控制系统进行描述。将电子商务部和各二级单位库存物资管理情况作为审计重点。

1、物资管理制度的建立和执行情况；

2、物资采购业务的内部控制情况；

3、物资验收业务的内部控制情况；

4、物资储存业务的内部控制情况；

5、物资发出业务的内部控制情况；

6、废旧物资的处理情况；

7、储备资金定额执行情况；

8、物资平库、利库工作开展情况；

9、库房的设置、保管员的配备、台帐建立情况；

10、财务处账面与电子商务部和各二级单位物资台账是否相符、账物是否相符，有无账外物资。

三、测试物资管理内部控制的充分性和有效性

1、确定审计标准。以目前国家有关内部控制的法规制度、上级主管部门的有关规定以及企业有关规定，标准和程序作为审计的标准。

2、采取适当的内部控制测试方法。在控制执行测试时向适当的管理人员、员工询问，检查文书，记录，观察与物资管理有关的活动，并检查内部控制管理报告、交易和业务的凭证等方法。

3、确定物资管理的关键控制点，明确评审重点，检查控制弱点。主要关注三个方面：一是检查控制环节是否存在；二是检查控制活动是否实施；三是检查特定控制环节失效时，是否有适当的替代程序或高层控制来弥补缺陷。具体测试时采用事先编制物资管理内部控制测试表的形式，重点进行以下测试：

对电子商务部

(1)对物资管理规章制度的审查。审查是否建立了完善的物资管理规章制度，从物资的验收、入库、发出到期末盘点、日常保管等环节的工作是否做到有章可循。

(2)对物资采购环节测试。审查物资采购是否依据有关部门批准的计划，采购业务程序、审批手续是否符合公司规定，招标采购是否符合公司规定，未进行招标采购的理由是否充分，采购合同履行情况。

(3)对物资验收入库环节的审查。审查物资验收入库手续是否齐全，特别是对有特殊要求的物资如化工料等物资是否有质量检验，出具检验资料的部门是否具有相应的资质；审查有无未经过验收环节直接将物资送达现场的现象。

(3)对物资发出环节的审查。审查物资出库手续是否齐全，有无物资已发出、而未办理出库手续的现象。

(4)对物资保管环节的审查。审查是否建立物资收发台帐、是否及时进行登记；台账的期末库存数量，金额是否与财务处账面数一致，库存实物是否与台账一致；审查库存物资的保管情况，如摆放是否整齐，有无防蛀、防锈措施等。特别要对较长时间未发出的物资(三个月以上)及其他非正常库存物资的形成原因进行审查。审查有无账外物资。

(5)对期末物资盘点情况的审查。审查有无期末物资盘点记录，有无认真进行期末盘点；抽查部分库存物资，审查其是否与盘点记录相符。

(6)对物资收发保管部门与物资采购部门之间的库存物资信息的传递情况的审查了解。了解其信息传递的过程，审查有无因信息传递不畅而导致物资积压的现象。

(7)审查与了解电子商务部对各二级单位小库物资的管理情况。了解其工作程序，及其对这部分物资的平库、利库使用情况。

对各二级单位

(1)审查是否建立了物资领用申报计划的申报、审批，上报、领用以及小库物资保管、退库等方面的管理制度，已建立的规章制度是否得到了认真贯彻执行。

(2)审查小库物资资金占用是否超过公司核定的储备定额，如超出定额要审查其原因。

(3)审查是否建立物资收、拨、存台帐，是否及时进行登记，期末余额与财务账面是否相符，出库单手续是否齐全，对账、卡，物是否相符进行抽查，审查有无账外物资。

(4)审查平库、利库情况。在审报物资需求计划时，是否首先考虑到利库与平库，是如何操作的：有无已超出库存定额、又申报需求计划的现象。

(5)审查有无连续三个月无动态的库存物资(经公司主管部门认定需要长期储备的除外)。对长期不能使用和不需用的物资是否按公司有关规定进行上报处理。

(6)审查月末月初物资的“假退假领”情况，数据是否真实，有无利用“假退假领”调节成本现象。

(7)审查是否按公司要求配备专兼职库房保管人员，库存物资是否按公司要求存放，做到货位清、标牌明，摆放整齐、定期保养和维护。

四、分析内部控制存在的薄弱环节及其影响

对符合性测试中发现的问题加以综合分析，确定主要缺点、薄弱环节和不利影响，据以决定实质性测试中必须重点审查的内容和项目，要采用审计抽样方法、分析性复核的方法以及其他定量分析的方法，以提高审计的效率和效果。

以前郭石化为例，在物资管理方面存在以下问题。

1、各二级单位小库物资台帐仍未按规定建立起来。经检查，各单位库存物资缺少完善的收、拨、存台帐管理，只反映了库存物资的存量，无法了解物资的动态变化，有关部门也只能提供一段时间内总体价值量的消耗，很难提供更详细的物流、价值流的信息。

2、各单位对废旧物资的管理重视不够，二级单位已申报处理的物资不能及时得到处理。经检查，各二级单位废旧物资数量都很大，露天存放，锈损比较严重，物资的安全性也没有保证，有关人员反映，这部分物资丢失严重；废旧物资的回收管理缺乏可行的制度，没有严格、完善的控制措施。

3、部分单位将同类物资人为地分为分账内账外。在管理上不科学，不规范。经检查，纳入账内管理的

物资，各单位比较重视，管理也比较到位；但对帐外物资，在管理手段、程序上仍须进一步加强。

4、没有一个明确的物资管理协调部门。造成信息不畅通，在物资管理过程中出现问题时，给二级单位的工作带来极大不便，容易造成物资积压，二级单位普遍反映对物资管理缺乏必要的知情权，出现问题时无人管。

5、经检查，同一物资的入库单与出库单的时间比较，发现大部分物资出库单填写日期都比入库验收日期提前。分析原因一是各二级单位在申报物资需求计划的同时就填好领料单，等到物资到达时，用这个领料单直接提货，造成出入库的时间顺序颠倒；二是物资直接送达现场，当场由物资需求单位的人员验收检验，出具领料单，之后再办理入库手续。

6、物资管理网络经常无法使用，程序本身的问题也比较多，无法满足物资管理的需要，影响大家使用该网络的积极性。如现行的平库利库的程序软件有问题，老账，新账对应以前月份的某一时点的库存数在变化，致使从软件平台上难以反映真实的数据。

7、部分单位的物资需求计划报送不规范，报送口径不统一。如，将属于“三剂”的物资在三类化工的计划中申报，将属于备件的物资在材料需求计划中申报。由于三剂和备件都由专业主管部门审批，而三类化工和材料杂品不需专业主管部门审批，造成部分物资未经有关部门审批后购入。物资需求计划中部分物资的名称不规范，物资的规格型号不是国家标准，而是一个企业标准，难以实行招标采购，造成独家供货的局面。

8、计划的变更不规范，计划的准确性有待提高。按规定，如发生计划变更，需由计划的审批部门出具书面材料。我们在检查中发现，有的计划已变更，但未附计划审批部门的变更说明。由于计划内容不够准确，未能真实反映生产实际需要，造成库存物资积压，库存量增大。

五、评价内部控制，充分利用内部控制审计结果

通过对具体问题的分析评价，重点是对物资管理中的浪费、损失，非授权行为和滥用职权等敏感性问题进行评价，还要针对物资管理中的薄弱环节，找出潜在的问题，挖掘原因。提出相应审计建议和改进的措施，将审计结果报告公司领导，以推动审计结果的全面落实。以下是对如何完善公司物资管理提出的建议。

1、尽快完善废旧物资的管理制度，对大的备台、备件要实行以旧换新，并进行备查簿管理，纳入物资台帐管理的范围；在废旧物资的处理方面，应加强各主管部门间的协调与沟通，保证物资处理的及时性。以后施工过程中产生的剩余物资应严格按财务制度的规定及时予以处理，并冲减工程成本，避免形成账外物资。

2、进一步明确电子商务部在物资管理中的协调职能，完善有关物资采购信息反馈方面的规定，保证物资管理流程畅通，提高工作效率。

3、物资领料单的传递程序、手续仍比较繁琐，应予以简化、顺畅。重视对各类领料单据的管理，应分类编号，妥善保管，严格控制，未经授权不得接触。(在审计中发现，由于单据传递过程中出现丢失，领用单位只好补开领料单，有关人员又无法鉴别，增大了物资领用过程中的风险)。

4、加强对二级单位材料、备件领用管理及考核，对宽打窄用，造成物资积压、毁损和浪费超过一定额度的，要实行责任追究。

5、物资库存过大，不仅占用大量的资金，而且也会滋生物资流失浪费等问题。有关部门应加强对公司原材料物资(材料、备件，原料)的计划和管理，引入先进的物资管理方法，以便使物资的定货成本、持有成本和缺货成本达到最理想水平。

六、及时开展后续审计，确保市计结果的全面落实

内部控制审计结果的落实至关重要，只有审计建议被采纳，查出的问题得到被审计单位整改，审计结果才会转化为管理成果，转化为生产力，才可以说达到了审计的目的。为了有效推动公司物资管理的改革进程，2007年到2008年前郭石化先后进行了两次物资管理审计，三次物资采购管理审计，虽然每次审计的重点各有侧重，但每次我们都对上次审计意见、建议是否得到恰当、有效、及时执行进行后续审计，确保了审计结果的全面落实，公司物资管理水平得到了全面提高。