民营科技档案工作的问题与战略

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本文作者：黄宝文工作单位：福建省科技档案馆

民营科技企业是我国科技体制改革和经政状态:济体制改革的产物,它是以科技人员为主体,(一)国营转民营的科技企业,一般是国按照自愿组合、自筹资金、自主经营、自负盈营时整体管理较差,经营亏损,缺少资金,档亏原则创办,主要从事技术开发、技术转让、案管理也未摆上工作日程。转民营后,主管部技术咨询、技术服务、技术培训的科研、生产、门与经营者的承包合同,着重于经济指标方经营活动的经济实体。民营科技企业产生以面,对其档案的管理,承包期形成的档案的权来,即显示出旺盛的生命力。1989年,全国民属及最后归宿等问题往往没作出约定,也就营科技企业已有1.2万多家,至今已达ro万谈不上对其开展档案管理的监督、指导工作,家之多,成为我国科技力量的一支生力军。最使经营者在档案管理方面不受什么制约,造近,中共中央、国务院作出《关于加强技术创成未建档或档案管理不善。新,发展高科技,实现产业化的决定》,民营科(二)由全民单位投资(合资)兴办或集体技企业的发展问题是其中巧项内容之一,多企事业单位投资(合资)兴办的民营科技企种形式的民营科技企业将得到进一步发展。.业,一般一开始就实行了经济承包制,承包合民营科技企业的产生和发展,给档案工作提同往往也没有涉及档案管理问题,主管部门出了一个新问题,即如何做好民营科技企业也没有赋予本单位的档案部门对已承包了的档案工作的问题。民营科技企业的档案管理实行监督和指导的

一、民营科技企业档案工作的现状职责

,更没有配以相应的人力财力抓民营科民营科技企业从1979年产生以来,至今技企业档案的监督、指导工作。已走过20年历程,但是,民营科技企业档案(三)由科技人员合伙集资建立的民营科工作的现状不佳,基本处于放任自流、各自为技企业,80年代建立的,还找一个“婆婆”为主管单位,而“婆婆”与其关系一般在经济方面或其它利益方面,不可能去抓它们的档案管理工作;90年代建立的,多已是独立的股份制式的,包括个人兴办的科技企业,一般无主管部门,没有任何部门对他们的档案管理进行监督、指导,建档与否,档案管理如何完全成了经营者的个人行为。目前,很多民营科技企业均处于这种状况或根本没有建档,档案材料分散在个人手里;或建档了但多数不规范,没有建立健全有关制度,档案人员缺乏培训,业务素质较差,《档案法》规定的“妥善保管”档案得不到保证。

二、产生现状的主要原因

民营科技企业在数量上是一支庞大的队伍,技术方面不乏高新技术的研究、开发和推广,而且取得引人瞩目的成绩。相对而言对他们的档案管理的监督、指导工作却大大落伍了,至今没有正常展开,究其原因何在?笔者认为主要是:

(一)国家及各级档案行政管理部门对民营科技企业的档案工作在宏观上未实施管理。其表现为国家及各级档案行政管理部门还没有制定民营科技企业档案管理的规定、办法,有关主管部门缺乏开展民营科技企业档案工作的意识,也就谈不上去强调这项工作,因此,既没有具体约束,也没有工作的依据和指南。

(二)国家及各级科技、工商行政职能部门在有关规定、办法中没有民营科技企业档案管理的把关条款。如未规定申办民营科技企业资格认定、核发科技企业证书等必须是已建档、档案能得到“妥善保管”的民营科技企业。民营科技企业对档案管理的意识本来就没有或比较淡薄,加之没有可行的监督措施,它们的档案管理就很难走上轨道。

(三)对民营科技企业档案管理具体实施监督指导工作的权限不清,缺乏人力物力财目前,似乎普遍有这么一种看法,认为对民营科技企业档案管理进行监督、指导工作是科技行政职能部门的职责。而按《档案法》规定,科技行政职能部门作为一个行政机关,档案工作权限只有“负责保管本单位的档案,并对所属机构的档案工作实行监督和指导”。当前,科技行政职能部门对国有科技企事业单位的档案管理都没被赋予监督、指导职责,从国家到地方的科技行政职能部门均未建立相应机构开展这项工作,更没有民营科技企业档案管理监督、指导的职能及相应的机构和人力财力。即使有的省、市科技档案馆有科技档案处的牌子,也未被赋予上述职能,一般只对本部门的科技计划项目和本地区获奖科技成果负责,馆藏的档案只是科研计划项目档案和科技成果的管理性文件。按档案工作有关规定,全民单位兴办的民营科技企业其档案管理的监督、指导工作应是其主管单位,但问题是科技企业冠以“民营”之后,使这些主管单位也搞不清这一权限,加之本来就不重视档案工作,或没人力物力,民营科技企业档案管理的监督、指导工作就一直没有开展起来。而民营科技企业大多数又是无主管单位的,由谁对他们的档案管理进行监督、指导的职责权限更加不清,至使这项工作成为空档。

三、要不要开展民营科技企业档案管理的监督、指导工作

对这个问题还有不同意见。一种观点认为,民营科技企业没有吃“公粮”,其档案是“私有财产”,是否建档,如何“妥善保管”,是他们自己的事;还有一种观点认为,民营科技企业的档案大多数没有价值,而有价值的档案或需要保密的档案,不要有关部门的监督、指导,他们也会保管好。笔者认为,开展民营科技企业档案管理的监督、指导工作很有必要,也是大势所趋,并已迫在眉睫。其理由是:

(一)民营科技企业和国营科技机构都是为国家创造和开发知识财富的。和国营科技机构一样,民营科技企业有的从事科研活动,有的对科技成果进行开发和推广,使科学技术转化为生产力或商品,他们为国家创造和开发了知识财富。开展民营科技企业档案工作,使他们的档案得到“妥善保管”,对民营科技事业及整个科技事业都有现实和深远的意义。

(二)在科技领域,“民营”是“国营”的补充。民营科技企业大多数是搞应用技术的,其经营领域广泛,科技项目繁多,其中不乏高新技术项目。他们瞄准市场进行社会急需项目的研究和开发,开展技术服务活动。在科技成果的转化方面,他们往往是“急先锋”,不少民营科技企业研究和开发的项目还是外向型的,为国家创得数量可观的外汇。开展民营科技企业档案工作,使他们认识到档案是自己企业的无形资产,是一笔财富,从而促使他们将在科技活动中形成的记录、材料以档案形式系统、齐全地保存下来,这对今后选择和开发新的科技项目、进行技术创新等,都有一定的凭证和参考作用。

(三)民营科技企业虽多为集体或个体创办、经营,但他们的档案价值定位高。根据我国《民法通则》和《档案法》的有关规定,民营科技企业档案所有权应归本企业所有,但不等于该企业对自己的档案就可以随心所欲。《档案法》第十六条规定:“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者应当妥善保管。所谓“妥善保管”,意味着要建档。民营科技企业的经营者在其业务上是内行,在档案管理方面却多是不懂行的,而且民营科技企业相对来说缺乏长远计划,对档案的管理一般更无长远打算,很有必要对他们的档案管理及时进行监督、指导。

四、开展民营科技企业档案工作的对策

目前,全国已有民营科技企业ro万家之多。面对众多企业,如何开展有效的监督、指导?在此,笔者试谈几点看法:捅索与或践

(一)首先要明确所有民营科技企业档案管理应纳人国家范畴,民营科技企业的档案所有权应是企业而非个人。1.国有或集体的民营科技企业,经营者是利用国有或集体的资产创收,而档案是创收活动中产生的无形资产,是科技企业的一笔财富,应归科技企业所有。一旦科技企业经营者发生变化,应由主管部门负责其档案管理问题,原经营者无权带走科技企业档案。主管部门对此应加强监督,以防档案被损毁,给国家和集体的资产带来损失。2.个人创办并经营的民营科技企业,由于企业创办时经科技和工商等部门批准,成为一个法人单位,其档案也应是企业的资产,管理具有社会性,不同于家庭档案是个人行为。

(二)必须明确对民营科技企业档案管理进行监督、指导的权限。笔者认为,在档案行政管理部门的主管下,对民营科技企业科技档案管理的监督、指导工作应由科技行政职能部门具体承担为宜(包括全民科技企事业单位,而且应实行在先),正如现在各级科技行政职能部门具体承担着科技保密工作一样,民营科技企业的科技保密工作就自然包括其内。把科技档案工作列人科技行政职能工作的组成部分,便于其对科技档案工作实行有效的监督和指导。但是作出这一决策性的举措,必须从国家到地方都要明确赋予科技行政职能部门这一职能权限,并在机构编制、财政预算方面列人计划,才能保证民营科技企业档案工作有效、顺利地展开。

(三)国家及各级档案、科技以及工商行政职能部门应联合制定《民营科技企业档案管理办法》等规章制度,使民营科技企业档案工作的开展有章可循,民营科技企业也有建档和管理档案的指南。

(四)国家及各级政府在已制定的《民营科技企业管理办法》等有关规定中,应增加档案管理的有关条款,把民营科技企业的档案管理情况作为年审年检、核发科技企业证书、检查评比等监管范围,使民营科技企业增强档案意识,在经营活动中管理好档案。全民单位合资兴办的民营科技企业,主管部门要按《档案法》规定,担当起档案管理监督、指导工作,相应科技、工商行政职能部门协同开展工作。

(五)要指导民营科技企业发挥主观能动性,把档案管理列人本企业管理的议事日程。要有计划地组织民营科技企业学习《档案法》及档案管理的有关知识,使他们树立档案意识,克服建档与否是个人行为、档案“私有”、“可有可无”等观念,明确管好档案对本企业管理、保密的好处,自觉建档并舍得花一定的人力物力管好档案。

(六)必须解决民营科技企业档案的归宿问题。在明确民营科技企业档案的监督、指导工作由科技行政职能部门承担的基础上,凡获得科技奖、特别是部级以上科技奖的成果,其科技档案应复制一套由省(市)科技档案馆保存(获省科技进步奖成果的重要档案在评奖时已存馆)。倒闭或转行的民营科技企业,其原有档案的归宿应严格按《档案法》和《档案法实施办法》规定办理。总之,如何开展民营科技企业档案工作,国家和各级科技、工商行政等部门应组织专题研究,尽快出台具体办法，使民营科技企业档案工作全面、顺利地开展起来。