企业科技情报的分析与建议

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本文作者：李曙霞工作单位：技术中心

市场竞争日趋激烈,企业只有不断增加产品的知识含量,不断进行管理和技术创新,才能在市场中立于不败之地,因此企业对科技情报的需求越来越紧迫,企业科技情报工作也越来越受到重视。但是目前企业科技情报机构提供的情报产品利用率却较低,所以消除企业科技情报的利用障碍,提高情报产品利用率是企业科技情报工作的重要一环。

1企业科技情报利用障碍分析

企业科技情报工作的最终目的并不是根据用户的需要找到情报,而是经过交流对情报充分利用。在企业内部情报利用是一个复杂的开放式系统,受许多因素影响,其一般的工作流程如图1。首先,由企业科技情报机构对记录信息的载体(主要是科技期刊、图书、会议资料、产品目录、标准等)进行收藏、加工、整序,根据情报用户的需要,对这些有序化的信息进行检索,把所得的情报传递给用户,而用户对情报的利用情况及其它情报需求及时反馈给信息源,通过信息的交流,进一步完善科技情报工作的服务功能,提高科技情报利用率,然而科技情报在每一个环节都有可能发生障碍,企业内部情报利用障碍主要有如下几种。集不完整,时效性差。虽然通讯、网络技术迅猛发展,网上信息丰富,文献载体多种多样,但传统情报源仍是企业情报用户获取情报的主要途径。企业对与本企业生产、科研、经营有关的科技期刊、会议资料、科技图书等需求量仍很大,可由于企业的投资着重于工艺与产品的技术创新,科技情报机构的活动经费相对减少,这些科技文献往往无法及时、全面收集,甚至一些核心期刊也收集不全,就更不必说网上信息的收集、加工了。巧妇难为无米之炊,没有足够的科技文献就无所谓情报利用。b.信息有序化过程造成的障碍。对科技文献进行加工、整理、收藏,使信息形成一定规律,便于检索和交流,这个过程就是使信息有序化的过程。由于科技情报人员的心理、专业、见识和责任心的影响,对科技文献的揭示、整序也因人而已,从而造成同类文献置于不同的类,或相同内容的文献揭示的主题不一样。另外由于企业科技情报机构的各种整序制度的限制,对文献信息的揭示还要受篇幅的影响,分类、主题词、摘要并不一定能完全表达原文献的主题思想,对检索、查询就有一定的影响。还有在加工整序过程中,由于工作的疏忽,常出现重复加工或遗漏现象,造成“一书多址”、“死书”现象。c.文献管理及检索方式的障碍。由于借阅、倒架的管理不善,造成文献排架混乱或丢失现象;检索时,情报人员检索方式、提问、组配的不同,检索结果也不同,也会造成情报产品的失真,给情报利用造成障碍。信息源障碍.2信息交流的障碍信息源障碍是影响科技情报充分利用的基础,在企业的主要表现有:二科技文献收信息交流是影响情报利用的根本。传递与反馈是信息交流的主要方式,二者是相辅相成的。企业科技情报机构既是情报传递者,又是情报接受者,通过情报用户的反馈,情报信息呈现出螺旋式的上升,不断准确、完善。但由于受传统工作方式及报酬等的影响,情报人员对企业内的各类信息(如市场、生产、技术、财务等)及企业科研动态、发展目标等不够重视,对企业情报需求缺乏主动了解。另外,由于企业组织机构设置的限制,企业内各职能部门之间缺少必要的信息交流,各部门都在工作范围内搜寻自己所需的情报信息,而对企业科技情报机构的信息服务能力并不了解。因此科技情报机构与企业情报用户之间常常缺少必要的交流,许多针对性强、准确率高的有用情报难以及时传递到企业情报用户手中,而情报用户(如决策者、科技人员等)的前次情报利用结果和往后的情报需求也无法及时反馈给情报人员。这样由于信息交流不通畅,传递与反馈之间就有一定的盲目性,情报人员的服务不尽如人意,企业内的科技情报需求得不到满足,从而使企业情报用户对科技情报机构失去应有的信心。能力的影响,常常难以被企业消化,从而影响了科技情报的有效利用。企业的支付能力主要受投资多少的影响,尽管情报利用与支付能力成线性相关,但对于投资过高、改造工程偏大、旧设备尚可运行弃之可惜的相关有用情报,企业用户常常束之高阁。

2具体对策

企业科技情报利用障碍产生于科技情报产品生产、传递、利用的全过程,只有针对这个开放式的系统中的各个环节进行有效控制,才能消除各种障碍,有效提高情报利用率。加强科技文献有序化过程的管理情报用户障碍情报用户障碍是影响科技情报利用的关键。用户的情报需求与满足主要受用户的情报意识、认知能力、消化吸收能力、支付能力等几方面影响,用户在利用情报时产生的障碍主要就在这几方面。市场竞争日趋激烈,企业技术创新对情报信息的需求日益增强,其情报意识已大大增强,但由于受传统指令性计划的影响,企业对情报需求缺乏敏感性、主动性,查询、检索情报信息的能力有限。情报用户的认知能力也影响到用户对情报信息的吸收内容和吸收效率,在许多有用或同类情报充斥耳目时,难以及时取舍,果断选择,常常与有用情报失之交臂。消化吸收能力取决于企业的技术装备与技术水平,也与用户的认知能力有关。技术等级过高的有用情报由于受企业现有技术水平、技术人员的认知这是消除信息源障碍最基本的对策。首先是全面、准确地收集各种对企业生产、经营和发展有用的情报信息。利用企业下拨的有限经费,最大限度地收集与企业特别是技术创新有关的各种信息载体,参加与企业有关的各种专业信息网,及时收集网员之间的各种情报信息,还要及时收集互连网上的有用信息。其次要制订操作性强的信息加工的具体规章制度,从制度上约束情报人员和情报用户的行为,对文献加工整序、检索、借阅等按规章办事;同时制度上要求文献的加工整序过程中,对分类、著录、标引词的选取、摘录内容的多少进行取舍,要求新到或借阅的各种文献资料要准确、及时上架,保证文献与索取号一一对应,要求企业用户限期归还各种文献资料,并对情报利用情况和进一步的情报需求及时反馈。再次要建好本企业科技文献数据库,选择适当的检索工具,并组织好手工检索目录,一旦计算机系统故障或停电时仍可以利用传统情报服务手段,及时为企业用户服务。提高情报人员的素质情报人员既是一个专家又是一个杂家。科技情报工作是一项知识密集的复杂工作,一般而言,企业科技情报人员除有信息采集、加工、整序、调研、传播的能力外,还需要有与本企业生产、技术创新、经营有关的专业知识及较高的外语水平和计算机、通讯、网络技术应用能力。因此要根据企业的需要,加强情报人员各种技能的培养,使之对科技文献的揭示、整序能力增强,能利用情报语言准确表达各种文献的真实内容,便于情报用户的检索。并且对企业的生产、经营、技术创新等要有一个全方位的了解和掌握,能根据企业用户的需求,有的放矢地传递情报产品。更重要的是提高情报人员的素质就是要更新观念,培养具有一种现代化的服务意识、开放意识、文明意识和创新意识,构建自主、自强、进取、开放、科学、创造等特性,能站得高、看得远,把握住企业的脉搏,为企业的创新和发展作出情报人员应有的贡献。到位、做扎实,情报机构只有收缩战线,依据组织机构设置的原则,围绕本企业中心业务,如技术创新这一独特需求,集中人力、物力,主动为企业的技术中心进行科技情报服务。个性化主动情报服务就是传统的定题跟踪情报服务,是一种全面、系统、准确、及时的服务方式,很受情报用户的欢迎。情报人员根据用户在不同创新阶段的情报需求,及时准确地传递所需的情报产品,并及时掌握用户的反馈信息,随时调整科技情报研究和服务方向。还可在企业局域内自己的网站上开发个性化主动情报服务界面,根据用户上次的情报需求,主动地生成满足用户需求的检索结果,便于用户直接筛选和查询。通过这种主动的情报服务,就可消除信息在传递过程中因情报人员与用户缺乏勾通而产生的种种障碍。2.3建设现代化的情报服务系统2.5提高企业情报用户获取科技情报的能力网上信息浩如烟海,是企业科技信息的一个重要来源。由于受上网费用、检索方法及专业信息网要先注册等门槛过高的限制,企业情报用户自己上网检索的并不多。因此企业科技情报机构要加强网上信息检索服务,增加本企业信息源,充分利用熟悉网上检索的特长,为企业情报用户服务。同时要充分发挥企业局域网的优势,建好自己的网站,并建好科技文献数据库的通用平台。这样就能及时与企业生产、经营、技术创新有关的各种信息,情报用户也能通过自己的计算机终端直接查询、检索该数据库,并及时反馈各种信息需求,加强了情报人员与用户的勾通和交注,更容易消除信息在交流中的障碍,增强情报用户对企业科技情报机构的信心。企业科技情报用户常处于生产、科研第一线,工作繁忙,没时间到情报机构来检索情报信息,而且在有情报需求时,往往不知如何能及时准确地检索到自己所需的情报信息。因此情报人员除满足其情报需求外,首先要提高其情报意识,使其不论在有无情报需求时,都有一种对情报信息的敏感性,在众多的情报信息中能进行取舍。其次再教授一些情报知识,诸如文献载体的种类、有序化的规则、检索方法等,尤其是网上查询各种搜索引擎的特点及使用方法。2.4加强个性化主动情报服务由于企业情报需求十分广泛,包括市场、技术、政策、金融、竞争等情报,而科技情报机构人力、物力都十分有限,为了把情报服务做3结束语只要企业科技情报机构从自身出发,转变观念,加强内部管理,人员培训,采用先进的情报服务手段;只要情报人员积极地与情报用户进行交流,开展个性化主动情报服务,就能提高科技情报利用率,增强企业情报用户对情报机构的信任。