部队科技档案问题与战略

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本文作者：张鹏赵辉李钊马飞工作单位：63891部队

一、引言

科技档案是机关、团体、单位或个人在科技活动中形成的、作为历史记录整理留存的信息载体,其记录的核心内容是科学研究所取得的各类成果。科技档案在档案工作与科研工作两个领域中都具有重要的意义。科技档案工作,也承担着双重任务:一方面是档案工作,要通过对文件进行收集与积累,为日后的历史研究提供服务;另一方面又是科技成果管理工作,是科研工作的组成部分,其收集、积累的文件要为现行的工作服务。可见,完整、准确、系统整理的科技档案,不论在当前,还是以后,都对科学研究工作起着十分重要的作用。

二、当前部队基层科技档案工作的开展情况及存在问题

在我国现行的档案工作体制下,要充分发挥科技档案的作用,有效的做好科技档案工作所承担的双重任务,关键和基础在于做好基层案标准化建设,完善档案基础管理,用一流的管理提供优质的服务。二要树立市场意识、质量意识、效益意识和管理意识,企业档案部门要正确认识到企业档案工作所面临的形势和任务,紧紧抓住为企业生产经营建设服务这一条主线,积极开展“优质服务”和文明窗口服务,在企业档案队伍中弘扬无私奉献、敬业爱岗和争先敬位精神,在企业档案部门形成“讲理想、比贡献”的良好氛围,开放用活档案信息,变被动服务为主动服务,做到企业各项工作开展到哪里,档案工作就延伸到哪里;三要抓住“瓶颈”环节,调整档案工作关系。在企业中,档案工作的瓶颈环节主要在生产、设备、财务管理等关键部门,这些单位往往是档案承上启下的运转部门,因此,应侧重疏通这些部门与档案部门的工作关系,严格财务把关制度,力求做到事半功倍。总之,企业档案部门在新世纪之初,应着力从战略的高度,分析研究企业未来发展趋势,调整企业档案管理行为,逐步建立起与知识经济发展相适应的知识型企业档案管理创新体系,为实现企业可持续发展战略保驾护航。科技档案室的工作。科技档案工作主要有三个基本任务:(1)做好建档管理,保证档案的来源与质量;(2)做好档案的技术整理和馆藏组织,保证档案的科学储存与安全,延长其寿命;(3)做好科技档案的检索和档案信息的宣传工作,为科技人员和相关人员提供利用。其中最基本的一点,便是第一项,因为建档工作是档案工作的前提与基础,没有它,整个档案工作也就成了无水之源,无本之末。而科技档案的收集、整理等建档工作,就是在基层科技档案室进行的。上级档案馆保存的永久档案,绝大部分是由基层科技档案室移交的。而科技档案的现行作用,即为科研人员的研究提供技术服务,也大多是由基层科技档案室完成的。可见,基层科技档案工作是科技档案工作的关键和基础,其工作质量的优劣,直接影响着整个科技档案工作的质量。目前,影响部队基层科技档案工作质量的因素主要有:(1)国家法律法规执行是否到位;(2)领导重视程度;(3)规章制度执行是否严格;(4)硬件设备。本文就从这四个方面,对当前部队基层科技档案工作的开展情况进行分析,并谈一些自己的建议:1.国家法律法规执行是否到位国家法律法规是做好档案工作的基本条件,在当前“依法治国”的大环境下,《中华人民共和国档案法》、《档案法实施细则》、《科学技术档案工作条例》等法律法规的制定与实行,已经为档案工作建立了一个比较完善的法规制度,基本保证了档案工作的正常进行,并且从法律上肯定了档案工作的重要地位———关系到国民经济与社会发展的重要事项之一。既然上升到法律的高度,那它就不仅仅是档案人员需要遵守的,也是相关人员都必须遵守的共同法规,应以“有法可依,有法必依”的态度认真遵守好各项法律法规,而不能“上有政策下有对策”。例如,国家《科学技术研究档案暂行规定》提出“上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步”。依此,科技档案人员对于科技成果的登记与评审应该拥有发言权乃至制约权。但因法规遵守与执行上的不到位,大部分单位并没有执行这一点,影响了档案收集这一最基本层面的档案工作。而科技档案室若无法及时获取科研项目进展的相关信息,也就很难开展项目档案的建档工作,从而使不少花费了科研人员大量精力和国家经费的科研项目没有留下有价值的档案资料供日后研究和现行利用,给部队的科研工作带来了损失。2.领导重视程度部队基层档案工作看似简单,但它实际上也有自己的难度,其中之一,就是“涉及面广,关系复杂”。可以说,部队基层科技档案工作从来就不是孤立的,它自始至终都与科研、管理工作紧密结合,其本身就是科研工作的组成部分。所以没有领导的充分重视与支持,这项工作的开展难度便会加大。由于科技档案工作一般都不是各基层单位的主干业务,不会给单位带来显著的效益和荣誉,具体操作起来还繁杂琐碎,所以容易被忽视。具体到工作中的表现就是重科研,轻归档。没有认识到档案工作是科研工作的组成部分,没有把档案工作列入相关的议事日程,从而对科技档案建档工作的正常开展产生影响,造成档案残缺不全甚至丢失。3.规章制度执行是否严格除有健全的国家法规指导档案工作外,一般而言,各单位都会依据国家法规制定适合自身情况的档案工作规范及管理规定,建立比较完善的科技档案规章制度,对科技档案工作流程也都有着详细的规定。总体来看是做到了“有章可循”,但实际情况并不都是这样,主要问题在于执行不严。比如,某单位规定:“科技档案是科技人员劳动和智慧的结晶,是国家和军队的宝贵信息资源,是发展科技事业的必要条件”,“必须遵照集中管理的原则由科技档案部门实行统一管理,任何单位和个人不得据为己有”,而实际情况是:有些科技人员认为科技文件材料归不归档不重要,为图方便就将文件材料放在自己的身边,省却了借还的麻烦;有的科技人员思想保守,担心归档会造成关键技术泄露,个人利益会受到侵害;还有的科技人员因为科研任务繁忙,忽视了工作中有价值文件的保存与上交,这些都对部队基层科技档案的收集造成了不利影响。4.硬件设备科技档案作为国家和军队的宝贵信息资源,档案实体保管条件的优劣直接决定着档案的寿命和档案信息的质量。因此,对档案进行安全、完整的保护,首先要求的就是硬件条件的保证,其中符合标准的档案库房尤为重要。档案库房是存放、保护档案实体的场所,其重要地位决定了库房建筑的特殊需求。如《国防科工委科技档案管理办法》第51条规定,档案库房应做到能防火、防盗、防尘、防虫、防鼠、防霉、防有害气体。基层档案室的档案库房与专业的档案馆不同,一般就是普通的办公建筑,达不到专业档案库房的设计标准。有的库房设置在建筑的底层,不防潮;有的库房封闭条件不好,不利于控制温湿度。这就需要辅助设施来弥补库房建筑本身的不足,安装防盗门、防盗窗、空调器、去湿器等设备,以保证档案的保管条件。此外,还有部分基层档案室的库房面积不足,档案库房一般预计的满库年限为10年~20年,随着时间的积累和科研工作的发展,科技档案在逐年增多,一些档案室达不到预计满库所需的面积。因此,如何从实际情况出发,尽可能地对库房进行专业化、标准化的建设,也是部分基层科技档案室所面临的问题。此外,由于档案信息化建设的发展,现代档案工作越来越重视计算机等信息技术产品的使用。档案计算机管理,档案数字化建设,都对信息设备的使用提出了更多的要求。所以部队基层科技档案室信息设备的数量和质量也直接影响着科技档案工作效率和工作质量。

三、做好部队基层科技档案工作的几点建议

部队基层科技档案工作,是部队科技工作不可分割的组成部分,它由档案人员负责,也要有科技人员参与。面对当前部队基层科技档案工作的实际情况,特别是一些不完善的地方,笔者想提如下几点建议:1.严格执行规章制度有完善的制度,还要有良好的执行,这样制度才能真正地发挥作用。部队基层科技档案部门要不折不扣的严格执行《中华人民共和国档案法》、《档案法实施细则》、《科学技术档案工作条例》及本单位制定的各项规章制度,在科技档案工作中做到“三纳入”和“四同步”,即建档工作要“纳入科技人员职责范围”、“纳入计划管理”、“纳入制度管理”,在科技管理工作中“下达计划任务与提出科技文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料的形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。”2.加强档案意识教育,争取领导和广大科技人员对档案工作的重视和支持档案人员要加大宣传档案工作力度,转变人们的思想观念,增强他们的档案意识,使其认识到档案工作是一项综合性、全局性的工作,并不仅仅是档案部门的事,需要各部门之间的相互支持、配合和协作,争取领导和广大科技人员的支持和理解。科技人员既是科技档案的主要形成者,又是科技档案的主要利用者。科技档案是否完整、准确、系统,同科技人员的关系尤为密切。因为科技文件材料的形成、积累,是由科技人员完成的,科技文件材料质量的优劣也取决于科技人员的工作质量。同时科技人员还要利用科技档案来解决以后科研中会遇到的问题,探索与实践档案质量的好坏直接影响到他们以后的利用,进而影响到科研工作的进展。档案人员可以利用这一点,做好宣传和解释工作,充分调动和发挥广大科技人员的积极性和主动性,将科技档案工作做的更好。3.档案人员要转变观念,主动工作档案人员应从以往传统的档案管理方式中挣脱出来,积极发挥主观能动性,改变以往“坐等收集”的工作态度,积极主动与相关业务部门联系,及时掌握各个在研科研项目的最新情况和动态。严格把关,尽自己所能将应归档的科技文件材料收集齐全、完整。虽然科技档案工作自身的特点使它很难像单位主要业务工作那样作出显著的成绩,但他人的重视和理解总需要自己用优秀的工作业绩来争取,良好的敬业精神是每一位从业人员应该具备的素质,对于自己的工作,一定要做到尽职尽责,问心无愧。4.加强硬件设备的投入和建设随着档案数量的增加和档案信息化建设的发展,有条件的话,要按满库年限为10年-20年的标准,设计建设符合“八防”要求的档案库房,并添置档案信息化所必要的电子设备。四、结束语科技档案工作,不但是档案工作,也是科技成果管理工作,是科研工作的重要组成部分。要做好部队基层科技档案工作,除需要部队基层科技档案人员的不断努力和探索外,更需要各级领导和广大科技人员的真正理解和支持,只有这样,才能更好地发挥档案信息的作用,更好地为本单位的科研工作服务;才能让科技档案这一“科技人员劳动和智慧的结晶”、“国家和军队的宝贵信息资源”,更好地得到保护和开发利用。