科技管理矩阵模式研究

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一、科研项目运行“矩阵式”管理模型

（一）“矩阵式”管理条件与优点

“矩阵”是借用数学上的概念。矩阵式管理也称系统式或多维式管理，是相对于传统一维式管理而言的。实行矩阵式管理主要是依据三个条件：1.业务线之间存在着共享资源。例如不能为每条业务或项目安排技术把关或审核人员，于是核心把关人员将在每个业务或项目中共享。2.环境对两种或更多的重要业务存在要求。例如对技术质量和产品流程的要求，这种双重压力意味着在组织的职能和业务之间需要一种平衡。为了保持这种平衡就需要一种双重职权的结构。3.组织所处的环境条件是复杂和不确定的。频繁的外部变化和部门之间的高度依存要求无论在纵向还是横向方面要有大量的协调与信息处理。矩阵管理适合于较为复杂的管理组织。比如某家公司有三块核心项目———针对企业用户的服务器业务，针对家庭用户的电脑产品、针对金融系统的软件开发业务。如果按照传统的组织架构，企业组织架构将会在三个业务板块内都安排研发，生产、财务、销售等部门，结果是部门间职能相互重叠，然而却又相互隔离。长此以往必然会弱化员工间的协助，造成资源的极大浪费。因此，如何最大限度地发挥人、财、物的效率，矩阵式组织是一种很好的方式。矩阵式结构的优势在于它能使人力、财务、技术资源在不同的项目之间灵活分配。在矩阵式组织中，关键组织成员的角色定位非常重要，这些关键组织成员包括高层领导者、矩阵主管和业务人员。高层领导者的主要职责是维持职能管理部门和业务部门之间的平衡。这要求高层领导者必须鼓励职能部门愿意和业务部门直接接触，共同解决问题，只有这样，才有助于信息共享和协调。矩阵式结构具有灵活、高效、便于资源共享和组织内部沟通等优势，可以适应多专业、不同项目来源以及分权管理等复杂条件。在矩阵组织中，强调项目研究流程化及项目质量严格化，研究人员在项目运行流程上及在质量控制上对两个组织负责。

（二）项目运行“矩阵式”管理基本模型

科研项目管理主要分为项目论证、项目运行、成果管理、经费管理、技术归总、奖励管理等六个阶段。本文主要以项目运行为例进行说明，按照流程管理与质量管理两条线进行矩阵式设计。[4]运行（职能）管理（Functional）。项目运行与流程管理主要由科技管理部门负责，根据技术方向不同分为不同的业务专业，每个业务专业都有对应的业务主管岗位，每个主管岗位直接向科技管理部门经理汇报，经理向分管高层汇报和负责。如果项目来源复杂，在科技管理部门可以进行条块结合，也就是在业务主管和部门经理之间还可以根据业务市场的不同，也就是项目来源和项目类别的不同设不同业务组长，协助经理工作。业务（项目）管理（Project）。项目质量的管理主体是业务研究部门，根据业务方向可分多个业务研究部门，各业务研究部门下面有多个项目，每个项目设置项目长，并对部门经理负责，项目长下面带领一群项目研究人员，研究人员承担各自的研究任务，项目长直接向业务研究部门经理汇报，经理向业务分管高层汇报和负责。研究部门也可以根据技术方向的不同在经理与项目长之间设研究室（组），协助经理工作。矩阵式管理模型（Matrix）就是把运行管理与业务管理组合起来，既把职能部门和业务研究部门有效结合，具体研究项目，既保证无缝运行，有保证研究质量和水平达到项目计划要求，这就是矩阵式管理。在实际管理中，究竟听谁的多一点，最终向谁负责又分为强矩阵式管理或弱矩阵式管理。在科技管理中是一种弱矩阵式管理，也就是说项目运行以科技管理部门为主，业务研究部门为辅，而在项目水平和质量上以业务研究部门为主，科技管理部门为辅。

二、项目运行“矩阵式”管理模型应用事例

中国石油化工股份有限公司石油工程技术研究院（以下简称“工程院”）是中国石化负责上游工程技术业务的直属研究院，每年不仅承担着百余项科研项目，科研管理及创新任务越来越重，因此，为了更好地优化项目运行、提高管理效率、改善科研质量、促进成果转化速度、合理安排科研人员的工作时间，科研管理必须设立一套科学的运行体系，实现项目运行精细化管理，提高科研管理水平和创新能力。

（一）项目运行综合管理模型

按照业务类别主要有钻井技术、钻井液技术、固井完井技术、测录井技术、储层改造技术、工具材料技术、石油工程信息化等7个技术方向，并相应建立了研究所。按照项目市场和项目来源主要分国家项目、纵向项目、横向项目、院控项目、外协合作等五类。科技管理部负责全院的科技管理，在流程和运行上根据项目市场和项目来源分为五个组长，协助部门负责人管理。根据业务专业分为七个业务主管，业务主管对相应的业务研究部门实现全过程管理，[5]按照图1确定的管理总体框架为图2。

（二）项目运行质量控制模型

在质量控制上，关键节点即开题、年度、中间和结题四个项目节点实行三级质量管理，即项目组、研究所和工程院，即项目组审查后，提交到研究所审查，最后提交到工程院终审，按照设计的科目进行打分。每级审核由相应组织中的专家组成，研究院建立专家委员会负责院级终审，对于重大研究项目，研究院学术委员会将复审，从而确保技术路线、质量和水平。工程院从2009年成立以来就着手建立科技项目运行管理体系，并在不断应用和总结中加以完善，现体系已全部推开，实现了全覆盖和管理无缝隙，科技水平和科技质量显著提高。

三、“矩阵式”管理模型与信息化结合

（一）目前科技（网）管理系统

在中国石化科研项目管理系统基础上，工程院建立了一套符合中国石化科研项目管理及协同办公需求的一体化平台，以单个项目为主线，实现了科研项目的计划、运行、奖励等的全过程管理和初步的信息化管理。项目组、科技管理部管理人员可以通过年度项目查询每年在研的项目运行状态及情况，其中运行状态包括运行、待结题、结题、待中检等。这样从项目运行的状态中可以预测到下一步要进行的工作。比如说项目处于待结题状态，说明此项目运行到需要准备结题材料环节。项目组按照要求把结题相关材料上传后,科技管理部安排结题项目内部验收审查—项目组提交验收报告、多媒体、验收专家意见（讨论稿）—项目组、部门（自查）并填写审查打分—院内评审三级质量（验收）打分（选择专家进行院级打分，能看到项目组、部门打分）—网上或会议评审，形成专家意见—形成专家意见汇总、排序（个别项目二次验收审查，返回流程起点）—科技管理部形成汇总意见—专家组长审核（分管领导）—项目组根据专家意见修改—部门审核确认按专家意见修改—提交正式验收报告、多媒体、验收意见扫描件—科技管理部审核验收报告（研究内容、考核指标、经费使用）汇总—上传科技开发部登记验收结果—返回验收结果—进入归档流程。最后，等结题材料经过验收内审流程后，与此项目相关的各个环节的最终结果留存在科技网数据库中。科研项目“直线职能制”的管理模式也已经信息化完成，但随着每年工程院承担的科研课题量的增加，上级管理部门和工程院自身对科研项目管理要求的提高，尤其与国际一流研究院的建设需求对比，这一平台暴露出对科研项目整体把握和过程管理细度不够的不足，使科研人员的工作量和压力也越来越大，为更好地提高科研水平和提高成果转化率，减轻科研人员的压力，合理安排科研人员的工作时间，科研管理人员必须提高目前的科研管理信息化水平，进行项目运行精细化管理，需要对目前的一体化平台进行优化。为此，以先进的“矩阵式”管理思想为指导,建立以横向贯彻研究过程和纵向覆盖项目组成员任务的“矩阵式”精细化运行系统，为科研人员提供统一工作环境，对在研项目进行实时跟踪管理，实现科研任务的即时统计和预警，满足我院科技管理部“小部门大服务”的工作需求，辅助院领导、部门负责人、项目负责人的项目管理工作，为工程院优化科研工作时间、提高科研效率和成果转化率提供技术支持。

（二）持续改进方向

实际工作中总结的“矩阵式”管理理念需要逐渐与信息化相结合,扩展现有科技（网）管理系统，优化科研项目运行工作一体化平台，实现横向贯彻研究过程和纵向覆盖项目组成员任务的精细化全生命周期管理体系。把项目目标（研究内容、考核指标、进度、成果等）按时间节点进行任务、指标分解，并将项目任务明确落实到每一项目组成员的方法，把运行管理细化到不同研究层次，贯穿于研究工作全过程。对在研项目进行实时跟踪管理，按照月、季度、半年、年度来查看任务的完成情况，根据三级质量评审结果，实现科研任务不同研究层次的分级预警，辅助院领导、部门负责人、项目负责人的项目管理工作。打破传统科研项目“直线职能制”的管理模式，推行“矩阵式”管理理念，建立一套项目无缝运行横向到边和项目高质量纵向到底的精细化管理和运行体系，运行管理精细化主要包括四方面的管理目标：

1.研究内容和考核指标等目标管理：定制项目计划、年报模板，每个项目组成员（项目长或技术首席）按月及时填报计划任务、实际完成情况,系统自动汇总每月进度执行情况，形成图形（甘特图）和报表。项目负责人、研究部门负责人、分管院领导对项目成员提交的项目进度进行确认或审核，遇有计划未完成或计划调整情况，可通过系统要求项目组分析原因，采取相应的技术组织措施，在下月工作中弥补。

2.项目跟踪和预警：系统按照月、季度、半年、年累计完成任务量，汇总实际任务的完成情况，与基准计划随时对比,生成项目状态报告。院领导、科技管理部、研究部门负责人、项目负责人可以根据项目状态报告，对项目目标进行检查。按照月、季度、半年、年度来查看任务的完成情况，根据三级质量评审结果，对连续两月及以上未完成进度任务的，系统实现科研任务不同研究层次的分级自动预警，院领导、科技管理部、研究部门负责人、项目负责人按自动提示进行督导；连续三月及以上未完成进度任务，科技管理部领导、分管院长进行督导（或组织专家组会诊）。

3.科研整体形势管理：实时汇总项目研究内容、考核指标、进度、成果等,以部门图形方式实时展示项目运行情况。院领导、科技管理部管理人员、部门负责人、项目负责人可随时查询，并可跟踪到个人参与或管理的项目的任务完成情况和项目组成员的工作情况。

4.个人科研工作环境：实时汇总显示个人参与的或管理的科研项目基本信息及项目进度；对项目运行存在异常的，会提醒个人；结合工程院门户网站日常工作中的每周工作栏目，整合科研工作的周报、月报和年报；建立在线交流论坛，包括专业答疑、创新理念、科技交流、专家检索等信息交流平台；逐步建立专业科研信息知识库，实现类似维基百科（Google等）的工程技术专业的企业维基百科。

四、结论

第一，科研项目运行矩阵式管理，能有效解决项目运行和项目质量两者不易兼顾的矛盾，能使科技管理达到精细化管理的目的。第二，矩阵式管理可以覆盖项目管理的每个环节，分工合作，不留死角，提高项目质量和创新水平。第三，矩阵式管理体系和三级质量管理体系的结合，可实现责任明确，资源共享，全过程跟踪和监控项目的状况，加强对项目进度和风险的控制，及时把握项目实施的质量和进度目标。第四，矩阵式管理应该与信息化结合，这样可以迅速查询项目进展，存在的问题，实现质量追溯。系统的成功实施打破了时空的局限，将异地的项目成员通过网络平台变成紧密沟通的合作团队，共同设定项目的计划、范围、任务资源分配、及进度安排，真正实现了项目信息数据的实时采集，项目组成员可以实时跟踪监控项目的状况，加强对项目进度和风险的控制，及时把握项目实施的质量和进度目标。不但方便课题负责人对自己的项目全面管理，同时便于各级管理部门及时掌控科研院所内部所有项目的情况。

作者：王玉娟工作单位：中国石化石油工程技术研究院