基于精细化管理下办公室管理研究

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摘要：我国经济制度改革以来，企业在改革的过程中逐渐向精细化管理模式发展，其中提高企业办公室管理质量尤为重要，其对企业整体运行质量的提升有较大影响。文章围绕精细化管理，阐述了办公室管理的特点，明确了办公室管理实施精细化管理的必要性，并分析了当前管理过程中存在的问题和提出针对性措施，为企业整体管理质量的提高奠定良好的基础。

关键词：精细化管理；办公室管理；企业发展

我国企业在发展的过程中，办公室管理扮演着较为重要的角色，在精细化管理模式下能够全面提升办公室管理质量，并且在此基础上降低管理成本，促使办公室管理达到预期目标。但是，企业在精细化管理背景下，办公室管理质量存在一些问题，不利于企业未来的良好发展，需要采取有效措施提升办公室管理的质量。

一、精细化管理概述

精细化管理是管理学中一个较为重要的理论知识，最早起源于科学管理，主要是从不同的方面创新管理理念，比如规范化、精细化以及个性化，其中精细化管理主要是人与岗位之间的匹配理论，在分配岗位的过程中，需要明确岗位人员自身职责，并且在此基础上将责任划分到个人，同时对管理内容进行细化，这对企业各个管理环节质量的提高具有较大促进作用[1]。此外，办公室在管理期间，应当应用精细化管理模式，不但能够降低企业运行成本，而且对管理人员具有约束作用，为提高办公室管理水平奠定良好的基础，从而使企业市场竞争力得到提升。

二、办公室管理特点

（一）规范性与约束性。在办公室管理的过程中，主要是通过工作人员对具体管理内容进行操作，并且达到预期目标，由此可以看出办公室管理水平与效率是提升管理质量的基础，具有较高的约束性与规范性。此外，在办公室管理期间，还应制定严格的规章制度，确保管理工作顺利实施，主要是规章制度起到约束与规范的作用，能够规范管理人员的行为，从而提升管理效率，以此适应企业发展需求。（二）政治性与原则性。办公室管理工作具有一定的政治性，要求管理人员在管理期间应遵循一定原则，并且应具有较高的政治观念，只有这样才能使管理工作向正确的方向发展。此外，管理工作人员遵守政治性与原则性，能够提高其责任感与使命感，并且注重自身知识积累与综合素质的提升。（三）无私性与连接性。工作人员在办公室管理的过程中，管理目标主要是以企业利益为重，并且在此基础上应遵循廉洁自律、公私分明原则，这在较大程度上能够提高办公室管理效率。由此可以看出，办公室管理具有无私性与连接性特点，需要管理人员提升自身思想觉悟，抵御各种利益诱惑，这对办公室管理质量的提升具有较大促进作用。

三、精细化管理视角下的办公室管理的必要性

在精细化管理视角下，办公室管理是企业发展过程中的重要部分，这在一定程度上体现了企业科学发展理念。从微观角度分析，办公室管理应当端正管理态度，细化管理过程。此外，办公室在精细化管理的过程中，不但是一种管理理念，而且受到企业文化的影响，比如国外企业能够实现服务质量精细化与管理分工精细化，并在此基础上将此种管理理念模式化[2]。我国企业办公室管理采用精细化管理，能够提高工作人员工作效率，并且大大降低管理成本，主要通过管理化结构、精细化结构、个性化层次三层管理模式相互制约与补充，使管理效率与质量得到提高。除此之外，企业办公室精细化管理应以坚持学习为基础，实践发展动力，并且在此基础上细化管理内容，这就需要办公室管理采取有效措施适应现代企业管理模式，以此构建规范、高效的管理机制与体系，这对企业未来发展具有一定重要性。办公室管理人员在管理的过程中，还应端正态度、严格谨慎，对所有管理环节严加把控，以此落实企业持续发展观念，实现办公室管理质量的提升。

四、精细化管理视角下办公室管理存在的问题

（一）权责不统一。一些企业在办公室管理的过程中，会出现权责不统一问题，致使在管理期间产生冲突，主要因为管理人员责任意识偏低，在解决管理问题的过程中，很难寻找到有效的管理方法，只是将管理问题汇报上级。此外，不同部门之间没有高效的沟通与交流，并未明确办公室管理人员自身工作范围，导致岗位职责无法确定，以至于出现互相推诿现象，从而难以提高办公室管理质量。（二）对办公室管理认识不足。我国较多企业在办公室管理的过程中，将重心放在提高质量方面，在一定程度上忽略了工作人员自身管理水平，并且对管理具体内容认识不足，导致管理质量无法得到有效提升。此外，一些管理人员以消极心态面对管理工作，对管理中的一些问题与要求很难以积极心态解决，导致在管理期间懒散情况的发生，不但阻碍了办公室管理顺利实施，而且对整个企业的发展产生较大影响。（三）管理意识偏低。在办公室管理的过程中，一些管理人员管理意识有待提升，主要体现在很难实施一些管理制度，即便实施，力度也无法达到要求，其主要原因便是管理人员管理意识普遍较低，管理者普遍认为，办公室管理只需将日常工作做好即可，从而在工作中存在懒散行为，导致管理期间出现不同问题，严重影响不同部门之间的正常沟通与交流。（四）管理制度不完善。在办公室管理的过程中，管理制度在其中扮演着较为重要的角色，对提高办公室精细化管理质量具有较大促进作用。但是在实际管理期间，较多企业管理制度不完善，导致一些管理人员规范性、约束性意识较低，工作内容缺乏针对性，导致管理效率无法得到有效提升。除此之外，较多企业没有构建责任制度，致使面对管理问题很难将责任具体到人，同时奖罚制度不明确，这在一定程度上降低了管理工作人员的工作积极性。

五、精细化管理视角下办公室管理策略分析

（一）制度化推动精细化。企业应在精细化管理的基础上提升管理水平，落实精细化思想，以此使管理人员从思想上认识到管理的重要性，这也需要以科学的制度管理作为保障[3]。此外，在办公室管理的过程中，还应定期或不定期分析与总结日常管理经验，并形成一套规范化的工作制度，这对提高办公室管理人员精细化水平具有较大的促进作用，比如在办公室会议管理的过程中，需要将会议目的、会议申请以及意义等环节归纳成一套会议管理体系，为后续会议管理质量的提高奠定良好的基础。（二）强化协同意识，应用流程与标准化理论。我国企业办公室管理需要不同部门之间良好的协同与配合，只有这样才能实现办公室精细化管理，对此，需要各部门工作人员具有较高的协同化意识，并且在此基础上注重投入与产出关系，同时严格控制管理成本，以此确保办公室精细化管理工作效率与质量。此外，还应将精细化管理理念融入到管理中，并对不同管理工作进行合理的分解，对分解后工作顺序实施梳理，确保不同工作环节之间的衔接性。（三）完善企业文化。企业文化是企业发展过程中较为重要的部分，能够提高工作人员的积极性，并增强其归属感，因此进行办公室管理工作时应该融入文化建设，从而提高工作人员的归属感与凝聚力。在日常工作中，应开展相关文化活动，宣传办公室管理精神，同时为管理人员营造一个良好的工作氛围。除此之外，关注管理人员自身思想活动，并通过会议、年会的方式对管理价值观念进行充分解读和宣传，工作人员在总结的过程中，能够对自身行为进行约束，可使办公室管理质量得到提升。（四）构建岗位目标责任制度。在办公室管理的过程中，首先需要明确管理责任与目标，构建岗位目标责任制度，对工作任务制定严格的标准，使工作人员在日常工作中根据标准进行管理。对于一些程序化较强的工作，应当界定工作责任与目标，使每个工作环节责任落实到人，同时对工作目标实施总结，以此使办公室管理模式更加细化。（五）应用办公室自动化系统。当前，科学技术日新月异，互联网不断发展，企业要想提高办公室精细化管理质量，应当应用办公室自动化管理系统。此外，办公室精细化管理的主要目标是明确工作责任，通过规范化管理，将成本控制在一定范围内，以此实现企业经济效益。根据企业实际发展情况，在对办公室职能分配的过程中应根据不同特点，赋予办公室在企业中的枢纽角色。除此之外，将信息技术应用到办公室管理中，能够使各种信息及时传递，并且可将繁琐的管理工作难度降低，为办公室管理质量的提升奠定良好的基础[4]。（六）量化管理科目。我国企业在进行办公室管理的过程中，实效性与延续性很难较好实现，处于一种模糊状态。办公室管理人员在管理期间，一般情况下根据自身经验管理，在一定程度上对管理量化不够重视，很难使管理科目进行有效量化。为此，首先需要改革传统管理模式，再对管理科目进行实时性量化，同时详细划分管理任务，以此为管理精细化和管理质量的提高提供依据。在办公室管理的过程中，相关部门应当有效配合，并对工作流程实施革新与优化，从而提升办公室管理水平。此外，因办公室管理具有较高的针对性，在实际管理的过程中，首先明确岗位职责，对临时管理任务需要指派专业管理人员负责，这在较大程度上能够确保办公室管理工作的有序进行，以此为办公室管理质量的提升奠定良好的基础，这对企业整体管理效率的提高具有较大促进作用。

六、结束语

综上所述，我国企业在精细化管理背景下，办公室管理存在一些问题，为此需要构建合理的岗位目标责任制度，并且在此基础上实现办公室自动化管理。同时，还应提高办公管理人员服务模式意识，细化管理内容，这在较大程度上能够确保企业正常运行。此外，管理人员还应认识到提升办公室管理质量对企业未来发展的重要性，逐步使管理模式向精细化管理方向发展，只有这样才能提升办公室管理效率与质量，为企业未来发展奠定良好的基础。

【参考文献】

[1]刘悝.浅谈办公室精细化管理的心得体会[J].神州,2017(20):205-206.

[2]周跃龙.精细化管理视域下民办高校办公室工作现实困惑及提升策略[J].现代职业教育,2017(30):166-167.

[3]刘云云.国有企业办公室工作精细化管理[J].中外企业家,2017(30):24-25.

[4]周玉梅.浅析办公室工作精细化管理难点和对策[J].办公室业务,2017(11):9.

作者:颜超 单位:中交四航局第三工程有限公司