档案精细化管理与信息化建设分析

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［摘要］档案管理是高校日常管理工作的重要组成部分，档案作为一种有价值的文档资料，通过加强信息化建设和实施精细化管理，还能够进一步挖掘档案的潜在价值，为地方高校开展教育教学工作提供必要的支持。本文首先分析了当前形势下地方高校档案精细化管理和信息化建设的重要意义，进而根据档案管理工作中存在的实际问题，就档案如何实现优化管理和信息化发展展开了简要分析。

［关键词］地方高校；档案管理；精细化；信息化建设

1信息时代地方高校档案的特点

1.1数量多，增长速度快。随着地方高校办学规模的扩大和生源数量的增加，学校日常运营中产生的各类文件资料也在不断增多。这些文件资料不仅包含许多纸质文档，而且也涉及许多电子资料，以视频、图片等形式存在。经过初步筛选后，其中具有一定价值的文件资料被保存下来，经过专业的分类、编辑和整理后，形成档案。在信息化时代，电子档案的数量呈现出爆发式增长，也给地方高校档案管理带来了新的压力。1.2多元异构。学校各业务系统业务侧重点不同、开发工具不同、开发人员不同、采用数据库类型不同、上线时间不同，直接导致在此过程中各系统间产生的数据多样性增加，同时数据不可避免地分布在不同的业务系统、不同的数据库中。由此可见，在信息时代高速发展的今天，数字资源将广泛存在于诸多不同的业务系统中，作为众多业务系统数据终点的档案数据势必会带有明显的异构性，呈现出结构化信息、半结构化信息和非结构化信息融合的态势，形成分布广泛的大量异构数据。1.3真实可靠。在信息时代，数据来源变得庞杂，对于学校各业务系统产生的过程数据及结果数据，利用者更需要精确的信息来源，而并非在众多庞杂的数据中寻求自己的需求数据。档案信息资源建设就是一个将众多庞杂的数据按照一定的规则、格式进行组合，是对原始数据进行保存，同时也对原始数据重新整合，当使用者根据外部环境选择数据时，可精确地锁定所需档案信息。因此，在信息时代，档案数据必将得到广泛关注，因为它“是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源”。

2档案精细化管理和信息化建设的必要性

高等教育的迅猛发展和科学技术的持续革新，高校档案工作的内容、要求和任务发生了巨大的变化。原有粗浅的管理理念、粗放的管理模式和落后的管理技术，已经难以满足师生和社会对高校档案的需求。高校档案引入精细化管理，有利于高校档案工作促改革、创品质、惠师生、助发展。一方面，高校档案精细化管理能将复杂的工作简单化，把简单的工作流程化，把流程化的工作定量化，把定量的工作信息化，使高校档案工作更加高效。另一方面，高校档案精细化管理将从思想意识、管理制度、工作执行和结果考核等方面入手，增强高校档案工作人员的责任和规则意识，努力“生产”高品质的档案。此外，近年来地方高校之间的竞争也日趋激烈，通过充分发挥档案的参考和利用价值，还可以帮助学校在加强师资队伍建设、吸引高质量生源等方面做好准备，在一定程度上也为提升地方高校核心竞争力奠定了基础。

3现阶段地方高校档案管理存在的问题

3.1档案管理队伍的综合素质不能满足工作要求。新时期，地方高校档案管理面临更加繁重的任务和更加严格的要求，要想保质保量地完成档案管理任务，离不开一支高素质的档案管理队伍。但是由于地方高校将工作重点都集中于办学方面，对于档案管理则缺乏足够的重视，档案管理队伍的综合素质参差不齐。例如，在岗位任用上，部分档案管理人员都是从本校的其他工作岗位上调任的，上岗之前没有接受过档案管理相关的培训，也就不能从专业角度完成档案的精细化管理。此外，入职后许多档案管理人员没有定期接受培训，久而久之个人技能也会与工作要求脱节。3.2高校尚未形成配套的档案精细化管理制度。档案管理的专业性，以及档案本身的重要价值，要求在实施档案精细化管理上，也必须引进一套完善的管理制度，从而为开展各项工作提供必要的保障。现阶段，地方高校在档案管理制度建设上，存在的主要问题有两方面：一方面，配套管理制度不完善，虽然档案管理部门也有自己的管理制度，但是内容陈旧落后，已经远远不能适用于现阶段档案精细化管理要求；另一方面，管理制度的落实情况不理想，由于缺乏必要的监督，加上档案管理人员自身的责任意识不强，也会影响档案管理的实际质量。3.3高校在档案信息化建设方面的投入不足。在信息化时代，地方高校档案中电子档案的比例不断提升，创新档案管理方式方法势在必行。在此方面，许多企业提供了可借鉴的经验，例如在档案管理部门引进信息化办公系统，实现对档案的电子化、智能化管理。但是也应当看到，档案信息化建设在前期需要投入必要的资金，包括计算机设备采购，信息系统维护等。地方高校由于资金有限，在档案信息化建设方面的实际投入较少，也会制约档案信息化建设的进程。3.4档案管理未充分体现服务性理念。通过调查发现，许多档案管理人员对自身的定位不够准确，特别是对待本校的教职工和学生时，把自己当成了“管理者”，对待有档案借阅需求的教职工和学生，摆出一副高高在上的姿态，甚至是冷眼相对，严重损害了档案管理部门的形象。而档案管理工作实际上是一项为学校师生服务的工作，由于现阶段地方高校的许多档案管理人员未将服务理念落实到工作中，也不利于高质量地开展档案工作，甚至得不到本校教职工的支持。

4地方高校推进档案精细化管理和信息化建设的有效途径

4.1树立正确职业观念，不断提高管理水平。4.1.1增强责任意识和服务意识。档案管理本质上是一项服务性的工作，服务的对象是本校的教职工和广大学生。因此，作为档案管理人员，首先要摆正自己的心态，明确工作的定位，从而才能在今后的档案管理工作中，严格按照岗位要求做好本职工作。档案管理人员要将精细化管理理念落实在日常管理工作中，需要不断增强责任意识、服务意识。4.1.2掌握信息设备操作技术。近年来，地方高校也投入资金采用了一些信息设备，为提升档案管理效率起到了积极作用。作为档案管理人员，也要主动学习这些信息设备的操作方法，不仅要完成基本的电子档案收录、管理和查阅等工作，还要能够借助信息技术充分挖掘档案的潜在利用价值，为本校的师生提供更加优质的档案借阅服务。4.1.3落实岗位考评激励机制档案管理工作与教学工作相比，没有一个明确的标准来衡量该项工作的实际开展成效，加上监督工作不到位，导致部分档案管理人员在工作中存在消极、懒散的情况，破坏了整个档案管理部门的工作氛围。因此，地方高校要引入岗位考评机制，结合档案管理工作的特点，制定更加细化的工作考核机制，并将考核结果直接与档案管理人员的绩效挂钩，通过这种方式倒逼档案管理人员认真负责，落实管理责任。另外，还要利用好考核结果，对于考核结果优秀的要给予奖励，反之则要采取一定的处罚措施。通过实施激励措施，进一步提升档案管理人员的履职能力。4.2推动管理制度建设，切实提高档案管理效率。4.2.1档案管理办法。地方高校要尽快制定档案精细化管理的具体方法，重点明确以下几方面问题：由谁负责建立档案，怎么建立档案，档案如何进行管理，如何发挥档案价值，只有明确了这几个基本问题，才能指导档案精细化管理工作顺利开展。此外，学校的档案管理部门，也要充分理解和运用精细化管理理念，例如要在档案收录、档案整理、档案借阅等各个环节中，都要严格按照档案精细化管理办法，推动档案管理向精细化、规范化和标准化方向发展。4.2.2档案借阅规定。档案借阅使用是体现档案价值的重要渠道，但是对于一些珍贵的，或是涉及一定机密信息的档案，则对借阅流程有严格的要求。因此，为了保证高校档案的安全，在进行档案借阅管理时，除了要树立精细化管理理念外，还要充分借助信息技术手段，保障档案的安全。例如，在档案管理部门的各台机器上，要设置登录和访问权限。每名档案管理人员拥有独立的登录口令，避免越权操作。同时，还要加强网络安全，避免珍贵档案被破坏或丢失。4.3设立专项资金，推动高校档案事业可持续发展4.3.1加强资金供给保障。地方高校档案信息化建设离不开资金支持，学校方面既要认识到档案管理的价值所在，又要采取实际行动，加快档案管理信息化建设。在硬件设施建设方面，主要是采购一些信息化管理系统必需的设备，并且要做好后期硬件设施的安装与调试工作。软件方面，主要是一些与档案管理相关的办公系统。此外，地方高校每年还要拿出专项资金，用于做好档案信息化管理系统的运行维护，使档案信息化管理真正发挥应用优势。4.3.2加强资金供给，保障人才队伍建设。针对现阶段地方高校普遍存在档案管理队伍结构失衡的问题，学校方面也要重视做好高素质档案管理人才的引进与培养工作。一方面，要适当提高档案管理岗位的薪资待遇，创造更加便利和舒适的工作环境，从而也能够吸引年轻的档案管理人才到学校任职；另一方面，也要重视对在职档案管理人员进行培训，包括职业道德培训，还有专业技术培训等。通过组建一支现代化、高素质的档案管理队伍，为实现高校档案精细化管理和推进信息化建设提供必要的支持。

5结语

地方高校在发展的过程中，需要重视档案管理工作，并通过充分挖掘和利用档案价值，为高校开展办学工作和校内管理工作提供必要的支持。现阶段，地方高校在档案管理中还存在重视不足、缺乏资金保障和人才支持等问题。地方高校要立足于自身发展，真正将档案管理摆在学校管理工作的重要位置，通过改善档案管理人员的待遇和工作环境，制定更加完善的管理制度等措施，切实推动档案精细化管理和信息化建设。

参考文献

［1］张斐,朱江伟,汤易兵,等.关于高校二级学院教学档案管理平台建设的若干思考［J］.浙江档案,2016(12).

［2］韩佳丽.新形势下企业档案管理信息化建设探究——以广东华盟路桥工程有限公司档案日常管理工作为例［C］//世纪之星创新教育论坛,2016.

［3］曲加杰,施展.浅谈档案精细化管理在档案管理中的实践应用［J］.办公室业务,2018(11).

作者:刘薇 单位:昭通学院