科研事业单位合同管理问题及对策

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摘要:随着事业单位改革程度的加深，科研事业单位需要签订大量的合同，执行更为高效的合同管理程序。科研事业单位的合同管理不仅应承担保障经济利益的作用，更具有保障科研活动顺利进行、维护国有资产安全的重要责任。文章分析了科研事业单位合同管理中的主要问题，并提出了相关解决对策。

关键词：科研事业单位;经济合同;合同管理

随着事业单位改革的不断深入，科研事业单位改变服务对象和经营范围，逐步向市场化转变。这意味着单位需要签订更多的合同，抵御更多的合同风险。科研单位大多重技术、轻管理，在此背景下，加强合同管理成了不容忽视的问题。为了提高科研事业单位的合同管理水平，总结现阶段实务中存在的问题并具体分析解决措施是十分必要的。

一、科研事业单位合同管理概述

在市场经济中，合同是各主体从事经济活动、取得经济利益的纽带，合同不仅会给经济主体带来利益，更可能带来风险。合同风险贯穿于选择供应商、谈判、合同签订、合同执行等各个环节。单位及管理人员为保障自身的合法利益、预防合同纠纷，需要开展合同管理工作。科研事业单位的主营业务是有组织、规模化地开展跨学科、跨领域的交叉融合性科研活动。科研事业单位的业务复杂、综合性强，涉及技术专业化、定制化程度高，合同条款动辄牵扯国有资产甚至国家机密。因此，科研事业单位的合同管理不仅要起到保障经济利益的作用，更具有保障科研活动顺利进行、维护国有资产安全的重要责任。这使得科研事业单位合同管理的重点与其他经营单位的重点不尽相同。

二、科研事业单位合同管理的主要问题

（一）合同管理与财务管理未做到相辅相成。1.合同管理对财务管理的促进作用有限。科研事业单位的合同管理工作部分由财务资产部门负责，目的是通过合同管理保障财务管理的质量，降低财务风险。目前，科研事业单位合同的签订流程是由科研部门提出采购申请，报上级主管领导或科技处审批，经过谈判确定合同条款后，将合同交财务资产部盖章并归档。研究部门是签订合同的主要推动者，是事前管理的主体，财务资产部门在此过程中负责融通资金、负责审核盖章。财务部门审核并盖章的环节是合同事前管理的最后一个环节，合同审核人员由于不参与前期的谈判，科研部门与财务部门的协作性不强，财务部门的工作始终处于被动地位，没有办法在合同谈判之初就介入，无法深入了解合同，无法及时防控潜在风险。许多在谈判中可以控制的问题没有得到必要的重视，容易造成财务风险。比如，谈判人员不熟悉经济业务，导致付款比例、付款时限脱离实际，可能为财务部门合理调度资金留下隐患。或者，从产品上无法区分是材料采购费用还是加工费用，科研成本无法分摊，不利于财务管理。2.财务管理的结果尚未对合同管理提供帮助。科研事业单位通常将各研究部门划分为不同的会计主体。与企业利用财务管理手段计算投资项目的收益类似，科研事业单位也可以利用财务管理手段规划研究项目的进展，有效地为科研项目提供现金流量。财务管理环节包括财务预测与预算、财务决策与控制、财务分析与评价。在实际工作中，财务资产部收到合同盖章申请后，首先，确认部门是否有足够的预算；其次，辨识合同申请手续是否完备，合同条款是否存在歧义，付款条件是否约定清楚；随后为合同盖章、登记合同台账，并按科研部门实际采购进程预付合同款或核销；最后，及时整理各合同执行情况。在上述过程中对合同的审核以法律层面为主，不能体现财务决策对于合同管理的帮助作用，并不能从投资回报等财务决策的角度审核合同内容。（二）合同管理意识及能力不足。科研部门通常重视科学研究，可能忽视经营管理和风险防控，进而导致单位内部控制薄弱，产生财务风险甚至社会信誉风险。实际工作中，不同部门的权益保护意识不同，合同风险的防范力度也不尽相同。若经手人合同管理意识淡薄、缺乏法律意识和风险意识，可能无法识别出合同法律关系中的漏洞，为合同的执行埋下隐患。合同管理意识不强会导致科研部门人员对合同管理的作用存在误区，认为是人为制造障碍拖慢办事效率，不利于保证合同管理的质量。在签订合同前，各部门的科研人员根据需求自行与供应商谈判。但是科研人员通常不具备专业的法律与财务知识，不具备熟练的谈判技巧，在审阅合同条款时不够仔细，用对方的合同模板签订合同，甚至任由供应商修改本单位的合同模板。在合同审核方面，审核人员由于专业知识欠缺或不了解科研部门的需求等问题，采用较为模式化的审核标准，不能具体问题具体分析，没有识别出需要修改的条款，没有提出合适的修改意见，也为合同的执行留下潜在风险。（三）保护信息安全与知识产权意识不足。科研事业单位的合同包含大量内部信息，有些项目甚至还涉及国家机密。因此，保护科研事业单位的信息安全与知识产权至关重要。在审核合同的过程中，发现有合同没有约束保密责任。如果合同中不列明双方的保密责任，一旦发生信息泄密，后果是不可挽回的。另外，在实际工作中出现了保密协议签订对象不明确的情况。如，科研部门同集团公司的分公司签订技术合同，分公司不具有法人资格，其民事责任由公司承担。因此，在与分公司签订保密协议的同时，需要总公司与分公司共同出具业务说明，阐明两公司的关系、在项目中的具体分工、应承担的保密责任。履行合同的过程也是实现知识流动和技术转移的过程，如果合同的约束力度不强很可能造成知识产权流失。在谈判中，双方会约束技术或产品的知识产权甚至衍生技术的知识产权的归属。曾有技术合同草稿中约定，合同衍生的开发成果及知识产权归双方共同所有，且上述成果的所属权不因合同结束而发生变化。这意味着，如果单位继续研究，另一方可继续享有较多数量的衍生研究成果。但合同总价中并未包含衍生技术的研发成本，这就埋下了合同纠纷的隐患，甚至造成研究部门资产的流失。（四）审查合同不够灵活且关键要素较多审核人员在审查时以通读为主要方法，同时考虑关键事项的合理性。关键事项是否合理的判断标准主要来自审核人员的专业知识及工作经验，范围相对固定。科研事业单位合同数量较多、项目内容多样，除了付款方式是核心内容外，每个合同的风险点不尽相同，模式化的审核方法可能与灵活的经济实质不匹配，导致审核意见不完整。合同审查过程中需要注意的关键点很多，审查合同中主要发现的问题有如下几个方面：1.补签合同或倒签合同。科研部门的合同负责人因着急或其他原因，在合同签订生效之前就要求对方履行合同，在合同履行后补签合同。这种现象本身与合同管理的逻辑相悖，而且随意性较大。一旦出现供应商产品不达标等纠纷，将给单位带来较大风险。2.合同日期不能反映经济业务实质。合同签订时间应晚于上级领导审批通过的时间，早于开具发票的日期。实际工作中存在合同时间线混乱、有悖逻辑的情况，如遇纠纷等特殊情况，无法证明审批表或合同签订日期是否伪造，无法界定责任人，甚至可能造成合同无效。此外，实务中也存在合同中的收货时间过于笼统或早于合同签订日期的情况，可能导致验收出现争议、科研部门无法按时收到产品等情况，不利于科研顺利进行。3.合同文本条款不完整。审查合同时曾出现条款不完整，缺少验收方式、质量要求和保证条款、索赔条款、违约责任、知识产权和保密义务等内容的情况。一旦出现纠纷，采用诉讼的方式解决争议将影响科研进度，可能为单位带来损失。4.合同条款逻辑不通顺。以采购合同为例，部分采购合同需要附技术协议，技术协议中的条款应与合同正文保持一致，或说明当技术协议与合同发生冲突时以哪一部分为标准。在审查合同时曾遇到技术协议与合同正文的质保期不一致的情况，可能留下隐患。（四）合同履行监控不到位。科研事业单位的研究内容是行业前沿，项目覆盖领域多、定制化程度高，合作方复杂且具有专业性的要求。同时，实验本身具有不确定性，许多技术开发的项目存在目前不可预见的风险。合同履行过程中经常出现合同中未约定的事项，可能为科研单位带来损失。目前，合同履行监控大多局限于在是否及时付款、能否按时验收、能否按时收到发票这几个方面，对执行过程中的法律风险关注甚少，没有设计突发性合同风险的防控与应对措施，及时处理合同履行过程中出现的新情况、新问题的能力较弱。（五）合同台账功能单一，信息提供不及时。在科研部门将合同交给合同管理部门归档后，合同管理部门即财务资产处会登记合同台账，并根据借款、核销情况跟进合同履行进度。合同台账以科研部门的付款申请为登记基础，存在实际付款进度与合同约定不符的情况。此外，由于科研事业单位有提交借款单、报销单两种付款申请方式。科研部门由于沟通不畅等原因，无法及时提供发票，以借款的方式要求财务部门付款。采纳合同金额100%的借款单可能造成预付账款虚增、材料或固定资产虚减的情况，可能带来坏账或不利于资产管理。但现有的合同台账以付款情况作为判断合同执行情况的标准，从归档信息中无法直观地判断材料或资产是否核销入账，信息反馈不及时。报销单应与合同台账结合起来。

三、科研事业单位合同管理主要问题的应对措施

一是提高法律意识，开展专业知识培训。科研部门的工作人员或经办人大多是理工专业，没有接受过法律、财务、营销方面的专业教育。单位应鼓励相关人员积极学习法律知识，定期宣传合同纠纷案例，开展合同谈判、法律知识等方面的讲座，让职工在学习专业知识的同时认识到合同管理对于保障科研顺利进行的重要作用。同时，单位可以通过开展合同风险座谈会的形式，让每一位职工认识到合同管理需要每个人结合自己的岗位工作职责识别风险、共同制定风险防控措施。二是加强部门间的沟通，强化合同管理部门的主导地位。合同管理部门即财务资产处应与科研部门保持良好的沟通。各科研部门可以设置合同管理员，负责本部门需签订的合同，了解情况、识别风险、跟踪合同的履行情况，并定期向所级合同管理员汇报。合同管理部门应强化在事前管理中的操控力。对于金额较大或重要性水平较高的合同，财务资产部应派专人参与合同调研、谈判等全过程。三是健全合同管理制度，规范合同审批流程。目前，各科研事业单位都出台了合同管理制度，但各单位应结合实际问题及时修改管理制度中的漏洞。主管合同管理的部门应联合科技处等相关部门，采用穿行测试等方法，调查现行的合同管理制度是否存在问题，提高制度的可操作性。同时，合同管理部门也应加强合同履行过程的监督力度，及时跟踪合同的执行情况，建立合同履行异常的报告机制并设计处理预案，及时处理合同履行过程中的问题，避免发生合同纠纷。此外，合同管理部门还应完善合同台账，建立合同台账与材料、固定资产明细表的勾稽管理，实时监控合同的审批率、备案率、履行率、终结率各项指标，丰富台账的功能。四是强化保密意识，完善信息保密制度。鉴于科研事业单位的合同较其他单位面临更高的保密要求，单位应定期强化员工的保密意识，完善保密条例，定期开展保密检查。对合同内容设置保密级别，并严格限制可以接触涉密合同的人数，确保可接触人员均为涉密人员。此外，随着信息化程度的不断加深，执行线上业务审批流程、信息流程、档案管理流程，可能为信息盗取提供了捷径，单位可能面临较大的信息泄露风险。因此，科研事业单位也应该增强内部局域网、涉密网的防护力度，预防失密、泄密的情况，防患于未然。

参考文献：

[1]曹文斐.科研事业单位合同法律风险防范浅析[J].法制与社会,2020(6)

[2]李合英.高校经济合同管理在财务管理中的应用分析[J].产业与科技论坛,2020

[3]李雨薇.科研事业单位内部控制体系构建及信息化案例分析[J].财会月刊,2019

[4]曹文斐,陈新璞.科研事业单位合同管理风险点浅析[J].法制博览,2018

作者:陈敏洁 单位:中国科学院电工研究所