线上合同审签管理实践研究

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摘要:为提高医院合同审签效率，进一步提高医院合同管理水平，本研究通过在现有HRP（hospitalresourceplan）系统中拓展合同管理模块，规范管理业务合作伙伴等基础数据，实现医院合同全生命周期线上管理：包括线上录入维护、审签流转、统一编号归档、收付款计划、效期提醒等功能；并支持经济类合同与预算管理、会计核算、资产管理等功能模块联动，提高精细化管理水平；生成合同台账、收付款明细、审签意见汇总等报表，方便归口管理部门统计分析。从医院实践案例表明，基于HRP系统的合同管理模块，能够满足医院对全院合同统一、规范管理的需求，通过线上协同审签能够有效提高工作效率，进而降低运营成本，促进合同合规性管理，不断完善医院管理体系。

关键词:HRP;医院合同管理;精细管理

合同业务是公立医院经济活动的重要组成部分，它贯穿于医院项目立项、招标采购、项目建设、资金管理等一系列经济活动中[1]。财政部在颁发的《行政事业单位内部控制规范（试行）》第十一条规定：单位进行经济活动业务层面的风险评估时，是否有效监控合同履行情况；第五十四条规定：单位应当对合同实施归口管理，建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合[2]。原卫生部《关于进一步加强经济合同管理工作的通知》中提出：加强经济合同执行过程的监管[3]。因此，合同线上审批流转、合同统一编码、关联预算收支[4]与合同电子归档[5]成为医院合同管理的迫切需求。为提高医院合同管理信息化水平、实现合同与财务联动精细化管理目标，探索基于业务、财务一体的医院综合运营管理信息系统（hospitalresourceplan，HRP）拓展合同管理模块的实践方案。

1医院合同管理情况

1.1医院合同类型。医院合同主要分为设备、卫生材料、药品等，如采购合同、基建合同、协作合同、服务合同、科研成果技术转让合同、药物临床试验合同、用人合同等几大类[6]，合同种类多、涉及面广、管理难度较大。通常将医院签订的具有经济目的的合同称为经济合同[7]，为方便划分，将其他类型称为描述类合同。1.2医院合同管理定义。合同管理是指从合同标的立项认证、招标、合同草拟、部门会签审核、合同章使用、合同执行与资金结算、合同终结或变更，到最终合同归档等一系列过程和环节[8]。目前，医院多实行院级合同管理部门、二级归口管理部门和合同负责部门三级合同管理架构。主要流程包括，由合同负责部门发起合同、二级归口管理部门审核、院内相关科室会签、各级领导审批，并最终由院级合同管理部门统一管理归档，确保合同签署严谨有序，满足医院合同内部控制要求。1.3当前合同管理面临的主要问题。医院合同会签流程涉及全院各级管理部门协同，由此在实际运行中反映出一些问题和需求。1.3.1合同会签阶段。合同类型从基建维修到设备购置、系统开发、科研合作方方面面，种类繁多，不同类型的合同涉及不同的会签科室和审批流程。合同线下流转需专人负责将纸质材料报送给有关会签部门，且无法及时知晓合同的流转状态，沟通成本较高，影响工作效率，而各会签科室对合同提出意见，需修改后重新打印合同，造成纸张浪费。1.3.2合同执行阶段。对合同的审查、变更应充分留痕、可追溯，保证合同严谨，尽量避免争议、降低风险。由于合同数量繁多，如遇合同中止、补充协议等情况，与原始合同建立关联关系较为不便[9]，并且缺少持续、系统地监督管控，难以及时掌握收付款、验收入库等合同执行状态，合同履行管控力较弱[10]。1.3.3经济类合同管理。医院采购业务频繁、订购品目繁多，可能出现不同归口管理部门与同一供应商签订多份合同的情况，线下管理难以按供应商统计、查阅合同，既不能全面分析与某一供应商的商业往来关系，也不能对供应商进行精准的履约评价[11]。在财务管理方面，通常只有在实际付款时，才能关联校验预算，预算控制相对滞后。1.3.4合同归档阶段。对于合同管理一般采用电子表格记录、扫描纸质合同后提交相关管理部门归档，归档流程的信息化程度不高。

2合同线上审签功能设计

HRP系统主要包括：全面预算管理、财务核算、成本核算、固定资产管理、物流供应、人力资源管理、分析决策等功能模块[12]。HRP高度集成医院物流、资金流与信息流，方便合同与预算、资产、核算等业务联动。同时，HRP有良好的拓展性，选择基于HRP系统拓展合同管理功能模块，将大大减少系统集成工作量[13]，实现建立全院各类合同统一编号的电子台账、线上审批留痕、基于合同执行状况出具各维度统计分析报表、联动资产预算，促进医院精细化管理等目标。见图1。2.1基础数据规范化管理。在HRP系统的建设过程中，已对全院人员、科室、供应商等主数据结构进行规范和梳理，减少主数据不一致带来的数据清洗工作。合同模块将在HRP供应商字典基础上，拓展业务合作伙伴主数据，并做好唯一性校验，以实现未来标准化的数据分析。同时，建立合同类别字典和合同范本库，合同模板审批后可存储为合同范本附件并支持下载。2.2合同全生命周期线上管理。2.2.1合同拟定阶段。支持线上录入合同金额、业务合作伙伴、生效时间、收付款计划等合同基本信息，系统支持对合同基本逻辑进行校验，如生效日期需在全部审批节点完成后、不同采购金额需对应相应的采购方式及审批层级。支持上传草稿合同附件，方便后续会签审批。确认终版合同后，可以导出加有医院特定标识作为水印的pdf格式文档，降低篡改风险。当合同确认生效后，系统自动生成合同编码。2.2.2合同执行阶段。系统支持将补充协议与原合同关联。支持设置收付款提醒时间，避免遗漏款项。系统根据合同效期以及续签日期，显示即将到期需续签的合同，用户在合同界面点击合同续签，即可生成新合同并关联原合同。2.2.3统计分析功能。多部门、多岗位可通过合同台账，按供应商、合同状态等不同维度，查询其管理的所有合同。通过及时检索合同信息，跟踪合同执行进度，对合同执行效率进行动态分析。2.3院内线上审签协同。合同模块借助HRP平台标准审批流程，灵活配置审批节点，上线初期按合同类别预制审批路径。实际流转可根据需要，及时调整合同会签审核表，前端界面支持展示、查询合同审批流转进度，辅助、加强业务流程的流转，从而促进院内各岗位、各科室之间的高效协同，促进无纸化办公，进一步提图1基于HRP系统拓展合同管理功能模块设计图高院内沟通效率。如遇到审批人出差、休假，可以在指定时间段，授权指定转签人，保证合同审签时效。同时，生成转签记录，确保权责清晰、过程留痕。2.4财务联动过程管控。支持合同信息与HRP预算模块关联，参照医院管理实际需求，可根据预算编制情况签订合同、根据合同签订情况控制预算。合同详情界面设计记录经济类合同收付款情况及合同执行进度页签，支持与HRP采购供应模块联动，存在收付款的业务可关联到合同信息。同时，可在合同模块自动更新收付款时间和收付款金额。支持财务部门参与经济合同签订、执行与结算全过程[14]。2.5资产精细化管理。医疗设备采购前需申报预算，再执行招采流程，签订采购合同[15]。合同模块可与HRP项目档案或固定资产卡片方便地建立关联关系。同时，便于了解设备相关合同的执行情况，以及设备的维修、保养是否在质保期内[11]。

3实施与应用

通过与医院合同归口管理部门经营管理办公室沟通，会同各个二级合同归口管理科室充分调研现状需求、梳理业务流程后，决定依托医院现有HRP系统，打造医院合同管理的一体化平台。基于HRP系统拓展合同模块的主体功能见图2。目前，第一阶段建设目标主要包括：统筹管理全院合同，减少信息孤岛，实现合同线上审批，提高沟通效率，统计合同执行情况，提供决策支持。3.1线上会签提高流转效率。为确保数据安全，根据最小权限原则，针对系统中不同的用户、角色做了精准的权限控制，如院级合同归口管理部门能够查询全院合同、财务处能够查询全院生效状态合同、各二级合同归口管理部门能查询其归口管理的合同、会签科室可查询其会签的合同、合同专员仅能查询本人录入的合同等，并对合同的上传、提交、确认等操作做了权限划分。合同线上审批会签涉及多科室协作，业务流程较为复杂，系统将审批节点和会签节点相结合，关键审批节点按顺序审批，会签节点并发审批。合同专员提交会签时，可根据需要灵活调整会签科室，院级归口管理部门对合同会签科室进行审核确认。合同线上审批业务流程见图3。因医院运营数据较为敏感，HRP系统布署在医院内网环境。为方便科室录入、上传合同附件，通过严格的网络策略，将合同模块剥离到院内办公网段使用，并通过第三方专业机构安全渗透测评，保证数据安全的同时，提高系统易用性。系统上线3个月以来，合同线上流转500余份，合同会签周期由线下9.4天缩短为3.8天，效率提升59.57%，根据医院经营管理办公室测算，预计年节约纸张15000张。3.2执行跟踪全生命周期管理。系统支持按关键执行节点汇总合同，合同专员对合同状态一目了然、清晰掌握。在合同执行过程中，系统根据合同有效期、收付款计划等关键时间节点信息，提前15天推送消息提醒，降低延误风险。提供收付款明细表，方便合同专员及时跟进合同执行进度。同时，系统记录补充协议、续签、中止等合同变更情况，支持自动关联原合同，实现可追溯管理。系统提供多维度报表打印，满足管理部门按不同维度进行分析整理的要求，以及相关部门对合同审批意见的审计需求。3.3收支关联精细管控。科室业务人员在进行预付款申请、批量付款申请、质保金收付款申请等操作时，可选择关联到对应的合同，提交后系统将收付款记录写回合同收付款行，帮助管理人员跟踪合同执行动态。合同签订完毕，院级合同归口管理部门确认合同生效，财务部门可以看到全院已生效合同，无需通过拷贝电子扫描文档的方式留存，实现电子归档，更加便捷、可靠。3.4未来功能拓展。在经济合同管理方面，未来考虑将合同模块与HRP预算模块关联，对已编制预算的项目，需在预算额度内签订合同；对无预算的项目，必须严格按照预算管理办法追加预算后，方可签订合同；通过预算控制经济合同签订和付款，加强预实分析，进一步完善医院预算管理体系。

4结论

以HRP系统为支撑，拓展合同管理模块，实现物流、资金流、信息流的联动，对合同从拟定、审批、签订到执行、归档、统计分析，进行全生命周期动态管理，使得信息资源在合理的权限下分配共享，保证合同管理层次清楚、流程规范。通过医院线上实践表明，基于HRP系统拓展合同管理模块，可以有效降低运营成本、提高工作效率，同时也为降低合同风险提供信息支持。

作者:谷今一 计虹 单位:北京大学第三医院信息管理与大数据中心