企业三务融合合同管理研究

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摘要：随着铁路运输企业公司制、股份制改革不断深入，融入市场环境、控制经营风险，是当前铁路企业改革升级的重要方向。经济合同作为企业经营的原动力，合同管理是企业进行内部资源融合和把控经营风险的关键环节。本文以中国铁路北京局集团有限公司站段合同管理实务为例，通过阐述企业“业务、财务、法务”融合的基本架构，重点描述加强合同管理的意义和商业价值，依托中国铁路北京局集团有限公司工电系统“段管工程信息系统平台”，提出多部门融合，全面提升合同管理能力的规范化、标准化、专业化。

关键词：融合；合同管理；风险控制

一、企业三务融合的基本架构与模式

首先，从组织架构上看，三务是指业务、财务、法务。业务是企业的生命线，财务是企业风险控制的核心，法务是企业依法合规经营的保障，将以上三者相互融合，是推动企业健康发展的关键。其次，根据生产计划确定施工业务科室，由其负责项目的立项、审批、合同履行及现场施工，由经营开发部负责组织具体招标、投标、采购活动，并组织对纳入本单位管理的施工单位进行履约后评价。而财务科负责款源和资金使用的把关，并对合同中涉及的价款、结算方式、涉税条款和收、付款程序进行重点审查。法务负责法律风险控制，对招标投标程序、投标人主体资格、合同等工作中有关法律事项的合法性把关；监察部门负责项目管理全过程监督。最后，在日常履约监督时，由法务统计当月合同实际履约情况，形成如图1所示模式。一旦出现履约预警，督促业务和财务部门及时履行，形成部门之间相互协作、相互监督、相互制约的长效模式。

二、三务融合中合同管理的重要性分析

（一）合同是双方合意达成的经济往来的法律文书。合同是由缔约双方（或者多方）在平等沟通、协商后对权利义务进行约定的经济往来凭证。依法成立的合同，自成立生效时，即对当事人具有法律约束力。伴随公司制改革深入，作为铁路的运输分公司，越来越清晰地认识到：想要依法合规发展，必须重视合同管理。在发生经济往来时，只有合同签订，才能保障行为有据可循、有法可依。（二）合同是三务融合中权利义务的书面载体。如果说合同见证了多部门工作融合，那么其上面也阐释了多个部门的付出，也就记载着各部门应履行的义务和享有的法律权利。以工程施工合同为例，甲方业务科室负责按平台规定进行技术交底并指派安全管理，专业技术人员对安全设备设施、工程进度、工程质量进行监督。根据权利义务相对应初衷，甲方有权对乙方违章作业和危及人身、行车安全等行为提出整改或采取其他行为。同样地，甲方财务部门应按本合同约定的期限和方式支付工程款，对应的权利则是根据合同约定，当乙方出现开具的发票不合法、不合规时，有权拒绝、延后支付乙方应付款项，直至符合合同约定的付款条件，且不承担违约责任。因此，合同订立后不仅仅是产生对外约束的效力，也同时阐述了企业内部权责划分的标准。（三）提高合同管理能力是促进企业三务融合的必经之路。1.合同是各部门协调融合的产物。作为铁路运输企业，很多生产行为的管理因为独特的专业性，财务、法务乃至监察部门难以快速参与其中，且很难体现出社会经济属性。要想推动企业三务融合，打破固有的壁垒分工，首先，要从企业管理中找出三种业务交往最密切项点。一般来说，行政管理、劳动管理、诉讼管理和合同管理都不是单一部门可以完成的，是需要整体协作的。2.合同的有效管理能提高投资回报率，降低法律风险。从经济效益上看，合同管理相对于其他三点，能较快产生投资回报且达到控制成本的目的。因其涵盖了企业所有重要经营项目，同时，法律风险无处不在，故须对涉及部门具体职责进行明确划分，确保各部门之间能够有效协作，换言之，倘若某一项点没有做到权责一致、分工明确，都很可能引发履约风险、造成项目流产并承担由此的违约责任。加强企业的合同管理，坚持以履约完成为主线的管理目标，发挥各部门的主体责任，提升企业自身联动意识，加速内部融合，保障安全生产。（四）规范合同管理提升企业商业价值。在市场经济环境下，企业的主要经济活动是通过合同的商榷、签订、全面履行而实现盈利的。通常情况下，合同一经签订就对当事人产生法律约束力，除非违反了法律法规的强制性规定，因此，合同可以视为一个企业的“大心脏”，赋予企业发展的原动力。规范的合同管理预示着企业内部的规范管理模式。准确的风险研判奠定了企业科学精细的运营基础，即使面对工期长、标的复杂、履行周期较长的合同，企业也能将合同履行阶段分劈到各个环节，由业务、财务、法务根据专业特长，研判履约风险，各自牵头排除潜在经营风险、经济损失，同时，通过细化履行阶段避免因长期履行合同而产生的疲惫麻痹情绪、降低因固有思维导致疏于执行合同约定的违约风险。规范合同的签订、履行、追诉程序，不仅提升了企业内部合同管理能力，而且提高了企业在社会上的品牌形象。

三、降低合同风险的有效措施

（一）集体决策严把采购立项。坚持分级审批与专项审批相结合的原则，作为铁路运输分公司，依据《工电系统段管工程委外实施细则》的规定，凡是符合规定的项目，根据金额的大小，分为不同级别，级别不同导致项目立项的审批终点不同，但委外审批范围和事项并不会因为金额大小而存在差异。而专项评审是指在立项初期，领导班子成员通过集体决策制度对重要工程和投资项目的专项审查。根据专项评审范围，确定企业可决策权限和具体事项，并通过集体决策，提高立项水平，提高风险控制，做好重大项目的第一道立项审查把关。（二）严格联签审查。合同签订前审查工作的全面与否，在很大程度上决定最终履行的质量好坏。1.招标活动采用分阶段审查方式。项目立项完成，交由经营开发部组织开展专项审查流程，即分阶段审查，审查项目招标文件、投标文件和潜在交易对象。只有通过上一阶段审查的，才能参加下一阶段评审，细化不同阶段对应的采购风险，明确审点，发现疑点的及时纠正、合理排查。第一阶段的招标文件审查是由法务审核文件起草中是否存在违法的限制性条款，由财务审核质保金和违约金等条款是否与内部制度相冲突，最后由业务组织部门审议项目标段划分、工程概况是否超范围、超权限。第二阶段的投标文件（相应文件）审查，由专家小组组织评审施工方案，并纳入行政监察部门全程监督的重点工作。第三阶段潜在交易对象的审查，包含了对项目商业标书的审查。要求对潜在的数家单位进行股东关联性分析、征信审查、经营状况、企业资质及其人员管理审查，对于审查存疑或者不通过的单位，待征求对方作出合理解释后，仍不能统一审查意见的，一律否决。2.文本审查采用“专业审查”模式。如果说分阶段审查的主导力量是业务部门，那么专业审查则是由财务、法务主导。合同条款的合法合规是正常交易的基本原则，但依法合规并不一定能将企业利益实现最大化，因此，通过专业审查，保障依法合规，同时争取实现利益最大化。以铁路临近营业线施工合同为例，作为甲方，对乙方安全施工要求、违约责任标准、事故发生责任界定、争议解决等内容都是专业审查的重点。施工合同因为工期长、标的额大、验收项点多的特点，需多部门对因乙方施工导致的列车延误、施工事故、治安问题等协商界定违约金标准。这样有利于财务专业能力可以提出资金防范及支付建议，由法务进行合法性审查。例如，确定争议解决条款的有效性，选择未来解决争议对公司最有利的管辖法院。（三）建立合同履行追踪管理。合同的据实履行且保证符合合同约定是产生经济收益的基本保证。履约行为的跟踪管理根据专业能力的区分，可以分为财务收支管理和履约能力管理。财务收支管理基于财务管理的，对合同约定的阶段性付款、账目收支、凭证登记等行为进行模块管理，通过分劈履行阶段、记录备案时间，能够避免因为合同经办人员的变更而导致的工作交接缺项，更能杜绝因为主管人员的玩忽职守造成经济损失，甚至是刑事犯罪。合同的本质是通过社会主体的交易行为产生社会效益，财务对收支记录的跟踪，确保了在信息化办公环境下，双方均有认可的凭证记录，做到账目清晰。履行能力管理是针对实际履行过程中发生合同变更、中止等情况的处置和研判。以工程合同来讲，计划时间和实际竣工日期常有出入，因口头通知变更，事后拖延不加以确认，给遵守合同约定的一方带来难以估量的延期损失或者内部审计风险，这都是履约能力研判的重点。建立合同履行跟踪，将每一步都准确记录，相关资料妥善保管。可以有效减少呆账、坏账，并根据财务和法务履行不适当的风险提示，降低外部风险，避免因履约不能导致的企业损失。

参考文献：

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[2]岳峻.企业合同管理风险辨识及评价探析[J].经管空间，2019（12）：121-122.

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[4]全国“七五”普法统编教材编写组.国有企业经营管理人员以案释法读本[M].北京：法律出版社，2017：124-129.

作者:潘振龙 张锐翔 单位:中国铁路北京局集团有限公司邯郸工务段