区块链技术在合同档案管理的应用

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摘要：合同档案记载了合同履行全部情况的文字资料，是各单位从事经济管理活动的重要凭据，在经济活动中具有重要作用。当前，传统纸质合同的管理中存在诸多困难，将区块链技术应用于合同档案管理，为合同管理信息化和增强合同管理能力提供技术支撑，能够有效提升企业档案管理效率、档案规范化水平以及档案安全风险防控能力，为企业科研生产和经营管理做好信息保障。

关键词：区块链；合同档案；档案信息化

一、区块链技术及在我国的发展现状

1.区块链技术的内涵及主要特征。区块链技术起源于化名为“中本聪”的学者在2008年发表的奠基性论文《比特币：一种点对点电子现金系统》。它是一种链式数据结构，链上的每个数据单元即数据区块按照时间顺序依次相连，并以密码学方式保证其不可篡改和不可伪造，区块链同时存储在多个节点上，也称为分布式账本。区块链改变了传统的依赖中心节点的信息验证模式，大大降低了信用建立成本。区块链技术的特点主要包括四个方面，即去中心化、共识机制、隐私保护和不可篡改。去中心化的本质是通过分布式账本技术和智能合约记载、存储所有历史交易，每个参与方都是独立的，任何一方发生错误都不会影响到总账的结果，但同时各个参与方又相互协作共同维护交易总账。共识机制解决的问题主要是如何让链上各个独立的参与方对某项交易的结果达成一致意见，这就需要在特定的算法的基础上，建立协商一致的运行机制来让各参与方自动遵守某种规则，从而对同一交易事项进行集体确认。隐私保护主要通过非对称密码技术来对交易信息进行加密处理，从而使得整个区块链系统信息高度透明，同时交易各参与方的信息得到隐私保护，系统只能按照对应的密钥授权登录，杜绝人为干预。不可篡改性是指通过对链上的数据加盖时间戳从而赋予时间顺序后，任何数据一旦发生修改都可以追本溯源，从而保证了数据链的完整性和可靠性，使得区块链技术具有天然的防伪特征。2.区块链技术在我国的发展现状。近年来，随着数字经济在全球的迅速发展，新一代信息技术的影响日益扩大，我国对于区块链技术的重视程度不断提升，积极推动应用区块链产业发展的政策相继出台，为区块链技术的发展营造了良好的环境。2016年，区块链技术作为战略性前沿技术，首次被列入国务院印发的《“十三五”国家信息化规划》。2018年，在两院院士大会上提出，“以人工智能、量子信息、移动通信、物联网、区块链为代表的新一代信息技术加速突破应用”，对于提高全社会劳动生产率、培育新市场和产业增长点、实现经济可持续增长做出重要贡献，成为拉动国民经济快速增长的新动力。据统计，2018年以来，全国有40余个省市级政府颁布了40余项政策措施，重点扶持区块链应用，以带动地方区块链相关产业发展。2019年10月，中共中央政治局就区块链技术发展现状和趋势进行第十八次集体学习时指出，区块链技术应用已延伸到数字金融、物联网、智能制造、供应链管理、数字资产交易等存证需求突出的领域，在解决业务发展的痛点、难点、改变行业创新模式、推动供给侧改革等方面具有重要意义。与此同时，可以想象在未来很长一段时期内，区块链技术将加速向更广泛的行业领域延伸拓展，这将为传统档案行业全面提升信息化水平，促进服务模式转型发展，甚至实现行业革新开拓思路，提供经验和借鉴。

二、合同档案的重要价值

1.有利于保护合同当事人的合法权益。合同管理贯穿于项目实施的整个过程，合同签订之后就具有法律效力，明确了项目实施成本、时间和质量等目标，明确了甲乙双方权利、责任、义务，真实有效，对整个项目的实施起着控制和保证的作用。合同管理的每个环节都需要项目各方形成履约意识，充分认识到合同的凭证意义和合同管理的重要性，处理好合同履行过程中出现的各类争议问题。一旦发生纠纷，其中一方发生违约行为，另一方可以依法维护合法权益，追究违约方相应的法律责任和赔偿。2.有利于控制项目质量、进度和成本。合同是联系项目各参建方的桥梁，管理的好坏，直接关系项目各参建方责任和管理体制的落实效果，是项目管理的核心。保证合同的全面履行也就是确保所实施的项目达成安全、质量、进度、投资等目标。通过项目合同档案的科学高效管理，从而创建良好的管理环境，提升项目管理水平，确保达到预期的效益目标。以军工企业武器装备外协合同为例，合同中有详细的章节明确供方提供的产品功能和性能要求、质量保证规定和验收要求，使质量控制严格落实在军品合同的签订与监督执行过程中，确保产品质量万无一失。此外，合同管理中还包含进度控制、成本管理等内容，以此来约束项目进程中的资金流动，规范参建各方行为，避免不必要的经济损失。3.有利于加强项目建设的监督管理。加强合同的科学管理，实现档案工作与项目建设同步，能够有效促进项目管理的顺利实施，实施全过程可追溯管理。近年来，上级机关对建设项目管理要求越来越高，固定资产投资项目评审、中期检查、竣工财务决算审计、预审计、档案专项验收、预验收、竣工验收等各环节都要检查合同档案。完整、准确、有效的合同档案为各类检查、验收及今后查考利用提供了凭证依据，有利于加强项目建设过程的监督管理，确保项目的全部合同事件处于受控状态。

三、传统纸质合同档案管理中的难点

1.归档不及时，造成重要档案遗漏。合同档案属于项目管理性文件，收集不及时是一个普遍难题，这一现象有多方面原因。从合同涵义来看，广义的合同文件包含合同文本、合同前期文件、合同执行文件等，文件来源多样、种类复杂，给档案收集带来了困难。从项目特点来看，有的项目特别是基建项目历经可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收等阶段，，往往投资规模大、建设周期长、涉及单位及人员众多、形成文件量大，人工处理归档流程效率低下，如果合同文件没有分阶段按期收集，容易导致损毁或丢失。另外，一些承办部门担心合同归档利用不方便，擅自保管档案，也造成了合同文件的归档经常滞后。2.质量不审查，造成档案内容不规范。常见的合同归档质量问题有以下几类：从合同内容上看，文字不严谨，引发歧义和误解；未签署日期；合同签订日期晚于中标通知书规定的有效期或早于合同审批日期；金额或数量明显错误；文件体例格式不符合规范；缺少某一方当事人的签名或公章；对于权利、义务和违约责任直接套用合同模板，没有根据项目的具体情况和要求做适应性的调整。从合同制成材料上看，归档的合同文件为不具备凭证作用的复印件或传真件；使用圆珠笔、铅笔等不耐久字迹材料；纸张磨损毁坏、字迹模糊不清，这些情况严重影响合同档案的质量，在合同双方产生争议时有可能造成无法估计的损失。3.利用不规范，危及档案安全。合同档案工作的中心环节是为科研生产提供利用服务，合同档案无时无刻不存在于投标、产品研制、生产加工、审计、项目验收等利用过程中。“中心化”的档案集中管理模式下，除档案人员外，缺少第三方对档案的保管状况进行监督，难以及时发现问题。对于使用部门而言，一方面难以随时随地查阅使用档案，利用起来难免有所怨言；另一方面在档案利用过程中还要杜绝篡改、伪造、泄露等安全风险。此外，近年来在深化国有企业改革过程中，企业发生资产与产权变动是正常的经济现象，为防止特别是破产企业档案流失造成无法挽回的损失，更加需要运用现代信息技术，不断提高化解风险、防范事故的能力，保障档案的真实性、完整性、有效性和可用性。

四、基于区块链技术的合同档案管理

1.全流程电子化管理提升档案管理效率。基于区块链技术的智能合同是一种以电子数据方式签署、验证、执行合同的计算机协议，允许在没有第三方的情况下进行可信交易，并且这些交易可追踪且不可逆转。第一，智能合同突破了传统纸质合同管理的局限，在很大程度上提高了签署效率，降低了纸质合同需要专人传递以及后期管理等方面的人力成本。用户在Web客户端可以根据不同的应用场景从智能合同库中调用模板，将合同的内容通过计算机代码固定下来，形成智能合同并到区块链执行，实现实名认证、意愿认证、起草合同、合同签订、合同执行、文档存证、修改合同和查询合同等全流程的电子化管理。合同一旦成功签署，网络中的节点会立即收到客户端的通知，再由节点发送信息给其他节点集体确认，各节点可自动同步合同数据并将数据维护在自己的链上，确保数据的真实性和有效性，便于事后回顾追溯。第二，过去人工处理合同文档时，需要人为一份份清点接收档案，工作效率较低，文件附件不易收集完整且过程中容易出错。智能合同提升了移交接收档案的效率，推动档案管理向自动化和高效化转型升级。签订各方围绕智能合同产生的所有行为和信息，包括前期对履行条件的商议、达成合意的过程以及合同履约过程，甚至合同执行过程中的变更行为都按照时间序列，以区块链式数据结构实时自动记录在数据库中，并根据其内容计算得到固定长度的哈希值，通过数字加密技术及时间戳，同电子档案的名称、密级、数据大小等基本属性一并存入区块链，再通过业务接口同步在电子档案管理系统中保存。档案人员只需花费较少的精力在档案管理系统中对记录进行核对，从而彻底改变过去人工处理文档的繁琐流程，大大提高合同归档的效率。2.内容智能化审查提升档案规范化水平。加强对合同内容有效性的审查，是防范和减少合同纠纷的关键环节。区块链用于内容审查的价值主要体现在，通过区块链技术生成了内容数据标识的“唯一性”和审查的共识性，能够解决内容及其审查历史流转溯源可信的问题。基于区块链的内容审查平台应用人工智能技术，抓取合同文本及合同纠纷大数据后进行深度挖掘分析，实现无人工干预的合同智能化审查。审查的具体内容包括合同格式规范性审查、主体一致性与准确性审查、金额核算审查、完备性审查、权利义务审查、法律适用性审查等等。合同内容的智能化审查由区块链网络中多个具备审查权限的节点共同参与完成，可以由物资采购人员、合同管理人员、项目经理、档案管理人员等角色建立审查联盟共同承担职责，彼此之间可相互验证内容信息的有效性，并实时对业务风险进行预警，只有经过审查节点集体批准同意，相关信息才能并存档入库，从而从源头上有效控制合同风险，确保了档案的规范性、准确性和科学性。若信息未通过审查节点的审核，相应的审查意见和记录也会被保留下来，为后续历史追溯和监督检查提供依据，也保证了审查的公正性和客观性，避免了恶意审查情况的出现。3.数据存证技术提升档案风险防控能力。区块链在很大程度上削弱了人为因素给档案安全带来的不稳定因素，为数据安全提供可靠的保障。第一，可溯源的分布式存储确保了档案保管的安全性。利用区块链技术“去中心化”的特性形成了一个分布式、全程可溯源的档案管理网络，合同档案通过哈希值运算后在区块链上进行分布式存储和容灾备份，由链上的包括档案产生部门、档案管理部门、档案利用部门等所有节点进行档案状态的更新和维护，数据无法删除、篡改和伪造，对数据的任何修改，势必改变其他数据块中的哈希值，且修改数据需得到超过半数以上节点的同意，使得篡改的成本极高，因此可以有效减少违法篡改档案导致的数据安全问题，显著提高档案的安全性。此外，通过引入区块链技术形成分布式合同档案管理网络，还可以实现对合同档案产生、收集、整理、归档、利用等过程的全生命周期管理，能够实现全方位信息追踪。第二，非对称加密技术确保了档案利用的安全性。军工科研院所涉及大量涉密合同档案，保密责任重大。非对称加密技术可以满足档案管理的保密要求，档案部门使用公钥对档案数据进行加密，用户只有持有对应的私钥发起利用申请，通过身份认证后再经档案管理部门同意才能为其开放，且用户对所需信息数据的访问过程被完整地记录下来。如果经查验认证用户信息后未能解密档案，说明该用户没有访问相关档案的权限。通过使用非对称加密技术，仅授权一定范围内的用户查看和利用档案，严格控制了档案知悉范围，降低了非法获取档案数据的可能性。另外，在整个数据加密过程中，公钥的产生是不可逆转的，也就是说无法通过公钥反过来破解私钥，这一特点无疑进一步确保了档案的安全性。

五、结语

将区块链技术应用于合同档案管理，为合同管理信息化和增强合同管理能力提供了技术支撑，有效提升了企业档案管理效率、档案规范化水平以及档案安全风险防控能力，充分发挥档案“存凭留史”的作用。同时，对于区块链这一新兴技术需加强理论和实践研究，档案部门、信息化部门、项目管理部门要加强合作，从技术、人员、经费等方面提供有力支持，推动企业与新一代信息技术发展的浪潮同频共振，共同发展。

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作者:侯悦 单位:中国电子科技集团公司第二十八研究所