疾控仪器设备采购合同管理研究

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摘要：仪器设备采购合同管理工作的必要性，疾控仪器设备采购合同管理现状及存在问题，提出做好合同管理的4个举措。

关键词：仪器设备；采购合同管理；举措采购

合同管理已成为疾控中心一项重要工作，为确保疾控中心能够采购到高质量、高服务、高效率的仪器设备，应积极地完善合同管理制度，规范设备采购合同签订中的每一过程，最大程度地降低合同签订中的风险，促进合同双方全面履行约定的义务，最终圆满地完成设备采购任务。

1仪器设备采购合同管理的必要性

仪器设备采购合同管理，是指对仪器设备采购过程中所涉及的采购合同的签订、履行、变更、索赔、解除、终止，以及审查、监督、控制等全过程的管理。对采购合同进行全过程、系统性、动态性地有效管理，加强了采购项目执行过程的总体控制；提高了供应商的履约水平，使疾控中心按期获得相应的货物及服务；提前预测有可能出现的风险，减少经济纠纷和财产的损失；维护了疾控中心自身权益。同时，也提高了设备采购合同管理水平，对疾控中心科学化、规范化管理具有重要意义。

2疾控中心仪器设备采购合同管理现状

（1）设备采购合同管理制度有待进一步完善。设备采购合同管理是对设备采购合同签订、执行、审核、归档等工作的规范化要求，是设备采购合同工作的理论基础。为实现设备采购合同管理工作的科学化，需要满足新时期疾控中心的工作职能。为此，疾控中心应积极完善设备采购合同管理制度；明确办理合同变更的相关流程；明确合同变更、延期、终止或索赔等特殊事项发生时的应对措施等。（2）各部门的基本职责有待进一步明确。设备采购的合同管理工作涉及多个部门，需要各个部门之间的共同参与和相互协作，中心内部应进一步明确各个部门的基本职责和任务，相互监督，共同完成合同管理工作，从而提高合同管理工作的质量和效率。（3）管理合同的意识有待提高。疾控中心普遍存在重视采购项目的立项论证、市场的前期调研、技术参数的确立、招标文件的形成、合同签订，在专人负责对合同履行阶段的整体管理和协调工作上还存在欠缺。（4）应重视供应商延迟交货行为。通常对延迟交货的供应商尽量从解决问题的角度出发，与供应商之间进行协商处理。协商后供应商仍未交货，说明疾控中心对严格执行合同的条款上存在欠缺。（5）加强质保期仪器设备维修、保养的质量。虽然完成了仪器设备验收的工作，但对质保期内设备维修保养及质保期后设备的零配件、耗材报价等，还应加强进一步跟踪管理。大型仪器设备质保期为2年，而尾款在验收合格半年后支付，供应商对设备仍有后续保修责任。仪器设备一旦出现故障，若供应商是大型公司或长期合作的企业，他们对维修故障及定期保养是有一定保障的，若是小型公司，按合同规定继续履约则较难。所以质保期后设备的零配件、耗材报价，是否按照当初合同约定的条款实施则非常重要。（6）合同管理人员的培训有待加强。未能做到对合同人员进行定期培训，如开展普法教育及合同管理基础知识培训等。没有一定的合同管理理论知识，就会导致在合同文本上出现漏洞，合同条款上不够齐全，从而引起不必要的经济纠纷和财产损失，同时也会影响仪器设备验收工作的按期完成。

3仪器设备采购合同管理举措

3.1完善合同管理制度，规范合同签订流程。（1）完善合同管理制度，提高专职人员的综合素质。疾控中心应积极地完善合同管理制度，并结合单位实际情况制定相应的管理办法，对合同实施专项管理。设备管理部门应结合仪器设备采购的特点，制定设备采购合同管理办法，并派专人负责采购合同管理。定期组织合同管理人员参加培训，开展普法教育，既具备一定的法律意识和基本业务能力，不断了解合同法中的最新内容，又能及时改进合同管理中的不足。（2）规范合同签订流程，加大合同审核力度。合同签订是合同管理的核心环节，规范化签订程序，严格的审核流程，是保障疾控仪器设备采购工作顺利完成的基础。所以，应加强合同签订管理工作，加大合同审核力度。3.2疾控中心利益的基础。（1）审核供应商资质。对于在政府交易中心或采购机构采购的项目，资质在采购标书中有明确要求，并委托政府交易中心或采购机构对供应商资质进行审核。对于自行采购的项目要求供应商提供有效期内的资质文件和交易期“信用中国”网站上的信用证明。对于有特殊要求的仪器必须提供相关许可证。（2）审核合同内容。为有利于合同管理，避免合同签订的风险，疾控中心应制定设备采购合同的标准文本。由于中心仪器设备的种类繁多、规格复杂、技术要求高，根据每台仪器设备的自身特点对合同条款要逐一进行详细规定。在合同文本正式递交前需注意：①核对合同基础信息，在政府交易中心或采购机构招标的仪器，核对招标编号及政府采购计划号，以便明确经费来源，核对签订双方单位的名称及招标委托单位名称，核对合同金额数值以及大小写，核对签订日期，尤其注意签订日期不能早于中标通知日期，要晚于公示日期。②核对设备相关信息，如规格型号、特殊配置、技术参数、质保期、技术培训、报修时响应能力、到货时间、安装调试时间、特殊要求（地区计量院的计量检测报告等）、付款方式等是否与招标文件一致，以及在招标或谈判中承诺的零配件、耗材的优惠率。③规范审核流程。合同正式文本拟定后由采购部门负责人批阅，对合同措词严格把关。合同经批阅无误后，由采购部门分管领导审批，审计部门审核无误后由中心法人签署，并盖章生效。3.3掌握合同履约动态，执行内部监督管理。（1）合同建档管理。合同盖章生效后，采购部门应对购置设备进行建档，特别要记录到货、安装、验收合格、培训等时间。登记仪器设备各时间点，是为使供应商及中心内部各部门能够及时履行相应的职责。一旦日后出现违约或合同变更情况，尽量从解决问题的角度出发，与供应商之间进行协商处理。如果经过多次协商均不能合理解决，可以依据时间节点有理有据的提出诉讼，申请法律仲裁来维护合法利益。（2）合同验收管理。设备采购合同履约管理中最为重要的环节是安装调试、设备验收、设备质保期、到期付款的管理。安装调试是按照合同的规定供应商应在到货后多少日内完成安装调试，且仪器设备的各项性能指标完全满足招标文件的要求。设备验收应由供应商、设备管理部门、设备使用部门三方共同按照合同中配置清单逐一核对清点，而后设备使用部门对主设备和附属设备进行技术验收，验收合格后将合格证、保修卡、操作手册、使用说明书等相关资料随同验收单一起交付采购合同管理人员存档。设备的质保期通常是2年，在此期间或质保期外设备管理部门应跟踪设备维护及保养工作，跟踪设备的耗材、试剂是否按合同规定给予优惠等。验收合格后，根据合同规定按期付款，对于大型设备需要分期付款的应跟踪付款情况，不拖延付款以避免单位信用降低。对于一个自然年内无法结清尾款，而年底财政部门又会将结余资金收回的付款项目，应提前让供应商开具银行担保函，以确保供应商继续履行约定。（3）合同变更管理。通常合同签订后，供应商因特殊原因不能对合同中实质性的条款履约，如不能提供合同中要求的设备型号、供货时间延长、合同当事人发生变动等，从而需要对合同中实质性条款进行修改等。合同变更是引起合同双方争议和合同风险的主要原因之一，因此需要合同双方高度重视。对于合同变更项均需要设备使用部门、设备采购部门、审计部门、财务部门、中心管理层进一步核实，建立内部监督约束机制，本着解决问题和规避风险的态度共同协商确认后进行变更，以减少变更后的风险。3.4以一个招投标项目建档，明确合同归档内容。合同管理最后一个环节是合同归档，建议以一个招投标项目建档，建档内容应包含设备调研报告、项目立项材料、专家论证材料、进口设备论证材料、标书及审批材料、招标全过程材料、中标通知书、合同签订材料、设备验收报告、合同发票、设备付款材料、设备出入库材料、设备使用说明书及相关材料等。保管形式分2种，即纸质保管和电子保管，两者内容一致利于事后统计与查询。纸质材料均交由疾控中心档案室专职档案人员归档入册。

4结语

合同管理是疾控中心内控管理的一项重要内容，切实加强对仪器设备采购合同管理，对采购质量和执行效率起着至关重要的作用，也可有效地保护疾控中心合法权益。做好仪器设备采购合同管理工作，既需要设备管理部门严谨地工作态度，也需要领导及其他部门的支持与配合，才能使采购合同发挥实际作用。

参考文献

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作者:程鹄颖 单位:南京市疾病预防控制中心