科研院所合同管理论文

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摘要：科研院所的合同类型较多，合同管理在分类、签订、管理人员和合同履行等方面都存在很多问题，本文建议从完善相关制度、建立合同模板、规范合同签订、提高管理人员水平、加强信息化建设和建立绩效评价机制等方面加强科研院所的合同管理。

关键词：科研院所;合同管理;建议

我国的科研院所大部分是财政差额拨款的事业单位，收入来源除了一部分由财政拨款以外，还有向科技部、基金委等各部委申请的科研项目经费和其他对外争取的合同经费等，科研院所的科研项目经费支出中很大一部分是购买设备、材料、委托加工测试等费用，不管是对外争取的科研项目经费还是科研项目经费支出都需要签订合同来完成，目前科研院所在合同管理上还存在很多不完善的地方，这些不完善的地方给科研院所的管理带来了风险，需要加以规范和解决。本文结合实际工作对如何加强科研院所的合同管理进行了探讨。

一、科研院所合同类型

(一)按合同签订方。按照合同签订方来分，科研院所的合同可以分为两种，一种是科研院所作为合同的甲方，这种合同是由科研院所主导完成，合同履行对应的是科研院所的经费支出；另一种是科研院所作为合同的乙方，这种合同是由合同签订的甲方主导完成，合同履行对应的是科研院所的经费收入。(二)按合同业务类型。按照合同涉及的科研业务类型来分，可以分为四种：第一是科研协作合同，就是合同双方共同承担某一科研任务而签订的合同；第二是采购合同，就是采购设备、材料等签订的合同；第三是委托加工合同，就是委托加工材料、委托测试、委托服务等签订的合同；第四是技术开发合同，就是进行技术开发研究、技术开发服务等签订的合同。

二、科研院所合同管理现状

(一)合同分类不清楚。科研院所既要承担国家科研任务、又要对外争取科研项目，还要从事技术开发、新产品开发等业务，因此和企业相比，科研院所的合同种类多，合同管理复杂，对合同的分类容易混淆，比如搞不清科研协作合同和技术开发合同的区别、不能准确区分既买材料又要对材料进行加工到底是属于材料采购合同还是委托加工合同等等。(二)合同签订不规范。有的科研院所以科研业务活动为主，对研究所层面的管理不够重视，内部管理执行的是课题组长负责制，因此课题组的合同一般都是研究人员为主导协商签订，管理部门只负责在合同书上加盖合同章，管理人员较少或者没有参与整个合同签订过程。而科研人员往往只对业务了解，对合同起草、合同条款和合同履行等都不专业，致使有的合同签订后很难按实履行，有的合同因没有考虑到开具发票带来的纳税支出而造成了亏本，有的合同条款不完善造成了发生合同纠纷时很难追究对方责任而给研究所或课题组带来了经济损失。(三)合同管理人员不专业。科研院所对合同管理的认识一般都比较狭义，常常仅指合同的签订或者档案管理，而没有包括合同履行和违约责任等管理。合同管理人员一般设在科研处或者项目管理处，合同的签订也都不全由合同管理人员来负责完成，管理人员对合同管理不够专业，有的合同管理人员对研究所的科研业务不了解，有的合同管理人员缺乏合同管理方面的基础知识，有的认为合同管理只要管好研究所作为合同甲方而签订的合同就可以没有风险。

三、加强科研院所合同管理的建议

(一)完善合同管理的相关制度。很多科研院所建立了各项经费管理制度、财务管理制度等，但没有专门的合同管理制度，尤其是针对不同业务类型的合同管理制度，因此科研院所首先要建立和完善相关的合同管理制度。制度要明确按照合同的不同类型进行分类管理，按照科研院所是作为合同甲方还是乙方进行分类，按照合同涉及的业务类型进行分类管理，同时要对不同类型的合同分别建立具体的合同管理实施细则。(二)建立合同模板。科研院所应该按照业务类型建立作为甲方的合同格式模板，如：科研协作合同模板、设备研发合同模板、技术开发合同模板、委托加工合同模板、材料采购合同模板、测试合同模板等等，在合同模板中，应明确本合同模板的签订范围、双方权利义务责任、付款条款，尤其是在合同模板中一定要明确违约责任，以防范合同履行过程中出现违约后的风险。建立不同业务的合同模板，不仅便于科研人员参考和规范合同的签订，同时能提高工作效率，避免科研人员或者不熟悉人员签订合同时无从下手，也能更好的防范因合同起草人不熟悉合同业务签订了合同而带来的风险。(三)规范合同的签订。要规范合同的签订，明确合同签订时合同管理部门或管理人员必须了解合同内容、参与和监督合同签订过程，如涉及政府采购合同等国家有明确规范的合同签订要按照统一规范来操作。合同签订时应该要充分发挥财务人员的专业作用，合同的付款条款和违约责任应同时由财务人员进行审核把关，以降低因合同不严谨而带来的风险和可能造成的损失。(四)提高合同管理人员水平。要加强合同管理人员的学习培训，提高合同管理人员的业务水平。合同管理人员不仅要掌握合同管理的基础知识，知道合同管理包括哪些方面，并了解每个方面的关键点，这样才能在具体管理过程中能抓住重点，全面而有效的进行管理；其次要熟悉和了解科研院所的科研业务，对整个研究所的科研项目有全局意识，对每个研究室或课题组从事的相关科研业务方向和内容有大致的认识和了解，只有这样，才能对签订的合同有更好的理解和认识，也才能更有利于合同的管理；最后，要提高合同管理人员的工作责任心，只有有了良好的责任心，才能在合同签订和执行等过程中及时并认真的去发现和寻找问题，并敢于提出和反映问题。(五)加强合同管理信息化建设。要充分利用信息化技术来解决科研院所合同种类多、监督执行难的问题，开发建立合同管理数据模块，在合同签订时把合同签订双方名称、合同金额、合同日期、付款方式、履约责任等关键信息及时维护输入到数据库中，合同管理数据模块和财务报销系统要建立接口，如财务报销系统针对某笔合同付款或者某笔合同预付款未及时核销等的相关信息能及时传回到合同管理模块，而合同管理模块对于收到合同未及时收到款或者未及时收到货等信息时应发出预警并及时通知相关合同执行人和管理人员。通过建立合同管理信息化模块，实现合同执行人、合同管理部门、财务部门三方联动机制，及时有效监督合同履行。(六)建立合同绩效评价机制。要在科研院所内部建立合同绩效评价机制，按照合同金额、合同执行、对方单位、违约情况等建立统一的绩效评价指标和绩效评价考核奖惩办法。合同完成后，按照绩效评价指标进行打分，对于绩效评价好的合同，应在绩效评价考核奖惩办法中明确对于合同执行人和相关管理人员进行奖励，对于绩效评价差的合同，除了追究合同执行人和相关人员的责任外，还应进一步分析原因，找出合同执行中存在的问题，并进行追责。如果是合同执行人的责任，今后如涉及到该人员签订合同时，管理部门应重点参与和监督执行；如果是对方单位的责任，应将对方单位纳入黑名单或者不合格合同方，今后应减少或者避免再和该单位签订相关合同。

作者:赵红丽 单位:中国科学院上海天文台