现代企业合同管理运行机制构建

导语：现代企业合同管理运行机制构建一文来源于网友上传，不代表本站观点，若需要原创文章可咨询客服老师，欢迎参考。

摘要:合同从签定到执行阶段的管理极其重要，建立一个健全优良的合同管理运行机制必不可少。本文以南昌公共交通集团合同管理为例，针对合同管理存在的问题提出了有效对策，从合同管理的执行环节出发阐述了如何对合同进行体系化、动态化管理。建立完善的合同执行运行机制，不仅能及时准确的对法律风险做出防范，也能使企业效益得到有效提升。

关键词:现代企业管理；合同管理；合同执行

合同，又称契约、协议，是平等的当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同是企业在市场经济中的一切行为的载体，同时也是产生争议和纠纷的根源。合同管理的内容是指从实际出发，依照国家的相关法律和法规，合同主体为实现合同目的，对合同从洽谈、草拟、签订、生效开始，包括合同执行、修改、转让、退出以及纠纷解决，直到合同失效结束这一过程中一系列民商事法律行为的总称。合同管理的手段则包括合同审核、合同监管和合同控制。

一、建立完善的合同执行运行机制，有助于全面提高企业经营管理水平

随着经济的高速发展，合同成为企业参与市场经济的重要载体。严把合同签订、执行等各个环节，能有效防范经营风险，减少以往因不签订合同或单人签订合同及审查体系不完善导致的易发生经营纠纷和合同存在文字陷阱等问题给企业带来的经济损失。当前，南昌公交运输集团(以下简称南昌公交)存在很多市场化的经营活动，如特约包车业务、车辆维修业务、保洁保安劳务外包。合同签订对外、对内是双向约束，不签订合同相关的款项催收困难，企业权益无法保障，但签订了合同，对企业必须执行的义务也有要求，如包车的时间、班次、车型，维修的质量、质保期等等。要严格高效地执行合同，企业就必须以合同管理为中心，做好相关的生产计划、生产技术、生产物资以及生产资金等方面的统筹分析与管理，并在执行的过程中针对出现的问题去重新审视和完善自己。这对公司既是一种约束，更是一种强大的发展动力。比如，通过统计已签合同总数，可看出企业合同管理的业务覆盖率；通过检查合同条款，看合同是否合理，是否有利益输送；通过查看合作伙伴的履约或违约率，推测其信誉状况；通过查看出租车包车与实际执行比率，可以衡量包车方案是否适销对路；通过查看合同款项是否按期回收，可避免出现过多应收账款，造成流动资金周转不灵的问题。所以，加强对合同的科学管理，建立起一套完善、有效的合同执行运行机制，可以使企业经营管理水平得到全面提高。

二、南昌公交的合同管理运行机制

南昌公交围绕合同管理专门出台了《合同管理办法》，要求各单位、各部门对经营活动中产生的经济事项，除即时结清的简单小额事项外均应当订立书面合同，并建立明细台账予以记录。因情况紧急或条件限制而未能及时订立书面合同的，也应在事后补签书面合同。集团各部门及各单位均需指定兼职合同管理员负责本部门、本单位的合同承办(即起草、送审、评估、登记、存档、纠纷处置及对合同对方主体资格、信用情况审查等综合事务)，做好与企业管理处的工作对接。合同原则上应由我方或以我方为主起草。若对方起草合同，承办部门应对合同内容、条款仔细推敲。起草的合同应文字准确，描述清晰，用词规范，无歧义。合同正文应当优先采用国家或行业主管部门颁布的示范文本。合同除正文之外，补充合同、公文信件、数据电文等均为合同的组成部分。合同起草完毕后，各单位、各部门按合同审查要求，填写《合同审批单》，并由承办部门负责人签署部门意见，签字加盖部门公章。如由两个以上部门承办的，应分别签署意见并盖章，按程序进行审查会签，具体为承办部门→企业管理处→审查部门(监审处、财务处、专业技术部门)→分管领导→总经理或董事长。合同会签后，承办部门按权限负责合同签署，应由总经理或董事长签署的合同，总经理或董事长可根据具体情况授权他人签署。授权签署的合同，如对方要求出具《授权委托书》，由承办部门负责办理，委托书必须由法人授权委托。合同通过审查后，由承办部门将《合同审批单》和合同文本、附件以及相关资料送交至企业管理处加盖公交运输集团合同专用章。各项合同经审查无误后各单位、各部门需及时录入南昌公交ERP合同管理模块，实行统一登记，便于建立内部的电子查阅台账。各单位的综合科或行政办公室对收到的合同文本应按照南昌公交的《企业档案管理办法》对合同按年度归档、统一管理。合同生效后，由承办部门负责合同执行，及时、如实记录合同执行情况；如有必要，还应提请对方确认。合同执行过程中如果出现新的问题，承办部门应该向分管领导汇报，并尽快与对方协商，签订补充合同以减少我方损失。如果合同内容需要补充、变更或者解除，需填写《合同变更申请审批表》，其程序与合同审查、审批与签署的程序相同。如果在合同执行过程中双方发生纠纷，应本着互信互利的原则协商解决:若协商一致，应订立书面协议，由双方代表签字并加盖合同专用章；协商不成，决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，承办部门应将合同的签订、执行、纠纷及协商情况整理成书面材料，连同有关证据送企业管理处，按南昌公交《法律事务管理办法》相关规定处理。

三、南昌公交合同管理存在的问题及对策

公交运输集团的合同管理第一责任方在各单位、各部门，企业管理处代表集团层面对各单位、各处室合同的日常管理工作进行检查，对重大合同的执行情况进行督导，并将督导考核建议报集团领导，视情况列入各单位、各部门的年度考核。　(一)合同管理存在的常见问题。根据以往对合同管理检查的情况来看，主要容易出现以下几个问题:1.合同法制观念淡薄，风险意识差。很多单位、部门的负责人认为合同管理可有可无，对合同管理风险意识缺乏，造成单位或部门的合同管理不健全，有很多业务为了尽快拿到，常以口头形式代替合同签订。南昌公交发展历程中曾清算注销过好几家子企业，在对这些子企业专项审查时常常发现很多业务单据无合同凭证、无经办人员签字、无对方单位公章，造成企业权益无法采取法律方式追偿，给企业造成巨大损失。2.合同管理专业人才缺乏、不专业。企业必须对签订的合同进行严格审查，否则将导致大量不合规的合同生效，这将对企业整体经营目标的实现带来严重的负面影响。因此，合格的合同管理人员需要具有一定的综合素质:不仅要对本单位、本部门业务熟悉，还需具有一定的专业技术知识尤其是法律知识。但现实中，很多单位及部门的合同管理人员常由其它岗位兼职，水平有限只能做一些简单的流程性工作，尤其缺乏必须的法律知识因而无法对合同中涉及的相关法律问题作出正确的判断，为合同的合法性带来隐患。此外，合同条款的设计不能有遗漏，重要条款需反复推敲、模拟，表述无歧义，才能很好地防范合同风险。例如:公司曾与下属企业经营者签署过一份《承包经营合同》，对超利在30万元以上分配方式的文字表述有歧义，从而引发采用递进方式还是并列方式计算的纠纷。3.合同管理部门及管理制度不完善，合同管理手段落后。企业内部合同管理部门及管理制度不完善，制定或执行合同没有统一的标准，造成合同签订流程和合同文本不规范，合同版本五花八门；合同内容不完整，合同主要条款不齐全，条款过于简单或不明确；合同文字表述不准确，有歧义甚至发生冲突的现象。根据《中华人民共和国合同法》规定，法人的分支机构必须得到法人的授权委托才可以对外签订合同，实践中常出现分支机构没有得到授权委托就对外签订合同的情况；有的企业签合同时，甚至没有对合同对方的资信状况、法人经营执照或自然人身份证明进行必要的调查和审核就匆忙签订合同，这些行为都给合同的合法性以及后续执行带来严重隐患。此外，部分企业的合同管理信息化程度低，仍采取传统的人工方式，严重影响合同归档、调阅以及进度分析，甚至出现纸质合同丢失的现象。因此，制度的不完善和管理手段的落后将导致企业与外单位沟通协调效率和效益的低下。4.注重合同的静态管理指标，但忽视合同执行过程中各环节的动态管理。实践中大部分企业在首次签约前，会比较注意审查合同对方的资信状况和履约状况，等到二次签约、三次签约时，往往就忽视了对合同对方的资信重新审查。对方当事人过去的履约能力强并不代表其当前也具备同样的能力，南昌公交某子公司与外单位签订供货合同时，对方单位当时已面临工商注销，无法开具供货发票，造成该子公司无法取得发票，无法抵扣税款。还有的合同约定质保金在3年以内支付，结果3年到期后，企业未付，被对方单位告上法庭。因此要做好合同管理，必须同时做好合同的事前与事后管理，才能保障企业的合法权益。(二)合同管理常见问题对策。针对企业合同管理中常见问题，可从下面五个方面入手，以切实提高企业合同管理的水平和能力。1.加强宣传力度，强化全员合同法制观念和风险意识。企业包括领导和各级员工都要加强对于合同管理重要性的认识，认真学习相关法律法规，学会用法律手段保护企业合法权益。合同管理人员应认真履职，学会以法律为准绳，切实把好合同关口，尽可能化解企业面临的潜在风险。2.提升合同管理人才专业性，完善企业合同管理体系。任何事情首先需要人来完成，因此首先需要对合同管理人员严格选拔。通过“请进来，走出来”的方式创造条件，对合同管理人员进行专业培训和相关法律知识的学习，提升其综合素质，使合同管理做到专业化、法律化。企业的合同管理要有章可循，应契合自身实际，从合同的开始、执行、结束等方面制定全面的合同管理制度。这些制度应包括:合同归口管理；合同分类专项管理；合同专用章管理；合同台账及统计报表管理、合同归档管理、合同执行监督管理等制度。3.加强合同的动态管理，时刻关注合同对方的资信和履约能力。合同动态管理不仅体现在合同签订的事前调研及资信审核，而且包括合同签订、执行、终止的整个动态执行过程的实时监督和定期检查:合同签订前，要注意审查对方的主体资格和资信；合同谈判环节，要仔细推敲合作条款，看是否存在潜在风险及对己方不利的约束性条件和要求，尤其要注意其中关于合同修改、索赔、退出等条款是否公平，以确保己方的合法权益；合同签署环节，仍要注意审查对方的主体资格和资信状况，避免对方盗用公司合同专用章来签订合同等虚假行为的发生，以确保合同文本的合规性；合同执行环节，要实时掌握对方的履约能力，采取有效措施不断改善、提高合同履约水平，防止出现履约异常；合同的结算与支付环节，企业要严格审核已结项目，把好支付关口，避免利益受损。只有对合同各个环节都进行严格监督和管理，才能更好地预防合同纠纷和法律风险，更好地保护企业的合法权益。4.做好违约合同的索赔管理，使企业损失最小化。合同一旦违约，合同管理人员要协助合同经办人员正确估算违约带来的后果。若是我方违约，应尊重对方合法权益，积极与对方协商，并尽量采取补救措施减少我方损失:如执行中止，当阻却事项消失后，继续执行；或执行终止，赔偿损失。若是对方违约，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯。可采取协商、仲裁或诉讼的方式，要求对方承担缔约过失责任或违约责任。若双方均有责任，应实事求是分清主次，通过协商或其它方式解决。5.发挥全民监督的作用。在南昌公交合同管理中对于七类损害企业利益的行为，公交企业各级员工有权向集团监审部门进行检举、揭发。对于检举、揭发属实的，南昌公交将给予举报员工物质奖励并为之保密。对给企业造成较大经济损失的合同，将追究直接责任人的经济或行政责任；构成犯罪的，移送司法机关处理。由于重视合同在企业经济工作中的重要性，南昌公交通过建立现代企业合同管理风险规避制度，完善合同签约主体资格审查、规范性文件审查、授权委托、专用章管理、合同台账登记归档、诉讼案件管理等程序，使企业的合同管理健全、规范，也能及时、准确地提供统计数据和有关资料。据统计，2017年度，南昌公交共签订合同2017年270份，其中收入类合同为99058981.44元，支出类合同为529314521.77元，未出现一笔合同纠纷,合同履约率达100%，受到业内人士及上级部门一致好评，企业荣获“重合同、守信用”优秀企业称号，树立了良好的企业形象及企业诚信。

参考文献

[1]沈怡生.新形势下内部控制促进公司经营发展[J].知识经济，2018，(13):90-91

[2]白翠莲.论合同管理在现代企业管理中的重要性[J].法制博览，2014，(11):244-245,215

[3]闫红玲.企业合同管理常见问题及对策[J].现代经济信息，2014，(16):119-119

作者:黄志云 单位:江西南昌公共交通运输集团有限责任公司