关于合同管理几点思考

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［摘要］合同管理是企业管理中的重要内容，也是管理链中的一个关键环节。企业要把握前期采购、合同谈判、合同签订和合同履行“四个不”思维，即采购不误时间、谈判不流形式、签订不留死角、履行不留余地，加强过程管理，做细工作，形成规范。

［关键词］合同管理；合同履行；规范

1采购不误时间

无论是招标还是非招标（询价、单一来源、竞争性谈判）等方式进行采购，采购需求部门都要认真把好技术文件编制关，准确定位采购方式（询价与单一来源）之间的差异，同时要区分是物资采购、服务采购、工程采购或其他类型，准确上报计划，按照相应的范本编写文件。采购需求设置要合规、合法、完整、明确，要体现公正合理的要求，不得附加任何歧视性条款，不能有指向性、倾向性等不合格现象，要准确无误地表明要求以及想要达到的目的，使采购项目能按时正常走流程完成挂网招标。同时，归口合同管理的计划部门要跟进项目采购文件，适时适用“三项制度”，把好商务审查关，使项目能顺利完成开标等程序。1.1适时适用最高（低）报价制度。无标底招标对价格控制较为困难，从以往招标情况看，都在不同程度上碰到围标造成的哄抬标价以及低价抢标现象。按照不同的项目，在制定招标文件时要合理设置最高（低）价格，可以促进顺利完成项目招标工作。一般情况下，对低价中标的采购活动要设立最高报价约束，防止超预算使采购活动流标现象反复发生。对于副产品销售等高价中标的采购活动设立最低报价约束，防止中标价格低于市场普遍价格。1.2适时适用投标保证金制度。投标保证金制度是避免投标人在投标有效期内随意撤回、撤销投标或中标后不能提交履约保证金和签署合同等行为而给公司造成损失、特别是时间损失的有力手段。要根据项目的实际情况，对一些门槛不高、难度不大的项目以及副产品销售等招标设立保证金，提高采购质量，避免第一中标人爽约，避免出现围标、串标现象。投标保证金是现代工程招投标工作中的重要环节，其能够极好地约束招投标参与者的个人行为，并维护他人的合法权益，也避免了出现围标情况。但在实际操作中，要注意防范风险，比如采用支票形式缴纳保证金，方便了投标人，但是招标人很难判断资金的真实性，只能从形式上检查支票是否符合要求，从而会给招标人带来一定的风险。1.3适时适用履约保证金制度。所谓合同履约保证金，是为了防止各种不确定性风险以及考察中标单位有没有实力完成此采购项目的一种程序，具有控制合同有效执行与防范风险的功能。对非阶段性、短期内不能完成的项目尤其是承包项目、运行维护项目以及副产品销售等设立履约保证金，可以有效保障生产有序、连续进行。在商务审查中，要严格勘察、设计、监理、施工、调试、承装（修/试）、招标机构、特种设备和压力管道等项目的资质管理规定、资质标准，确保完全符合国家法律法规管理规定。同时，在业绩规定上，保持适度稳定；在合同和用户证明上，和最终用户签的合同，由最终用户出具证明；对于设备供应，要求两个工程投运三年及以上；对设计、施工、调试、监理等单位，要求5年内两个投运业绩，并把握母公司可以用子公司的业绩，子公司不能用母公司的业绩。通过以上几个方面的把关，保障中标单位的合适性。对于非招标采购方式，原则上采用询价方式进行采购，应满足如下条件：一是采购金额低于集团公司规定的招标标准限额；二是采购标的市场供应充足，满足条件的潜在的供应商有3家以上，能够形成充分的竞争；三是采购标的价格要相对稳定、透明，在一定时期内波动幅度不大。采用单一来源以及竞争性谈判方式进行采购，也要满足相应的条件。采用单一来源采购方式应符合以下条件之一：一是采用不可替代专利、专有技术或者其他特殊原因，只能从唯一的供应商处采购；二是原采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充，必须向原供应商采购；三是因必须保证与原有采购项目一致性或者服务配套要求继续从原供应商处添购的；四是因样件试制、样机试用、小批量质量稳定性验证需要而从新开发供应商处采购的，以及因新技术联合开发等需要从特定供应商处采购的；五是紧急采购；六是询价失败后，经批准可以进行合同谈判的。采用竞争性谈判方式，应符合下列条件之一：一是技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；二是满足条件的潜在供应商较少，不能形成充分竞争；三是不能事先计算出价格总额的。

2谈判不流于形式

明确由承办部门负责组织合同谈判。合同谈判前，承办部门要做好相关的信息收集工作，并组织相关部门（计划、监察、财务、生产等有关部门）人员召开内部会议，讨论有关事项，并对后续谈判评估最高及最低的期望值。工程（物资）合同，没有经过比价项目，事先由承包方负责提供工程预算书（或物资报价单）等资料，经生产部门负责审核工程量后，计划部门负责审核预算（物资部门负责审核物资价格）合理性，监审部门负责最终预算（价格）审计后签订合同。谈判资料、人员不全时，谈判人员不能谈判。合同谈判一般分为技术谈判和商务谈判，谈判时，技术条款谈妥后，方可进行商务谈判。合同谈判全过程要保持谈判人员稳定，无特殊情况，不得更换。谈判的过程和结果都要记录，并且谈判双方要签字确认，然后根据谈判结果来编写合同文本，并由公司的职能部门审核，主要审核合同是否合法，内容是否严密和可行。企业要对合同进行分级授权管理，在限额的范围内可以批准签订合同，超过限额的合同，要有管理权限的上级审核通过后才可以授权公司对外签署，合同签字盖章之后要登记编号然后归到档案部门管理，有关财务收支的要留一份原件给财务部门记账所用。谈判人员要履行好岗位职责，做好谈判的本职工作，为企业争取更大的利益。谈判人员要增强风险防范意识，在合同管理中，没有风险的合同是绝对不存在的，要学会界定合同潜在的风险，有超前的防范意识，化解、转移自己承担的风险，控制对方有意转嫁的风险，规避不应由自己承担的风险。

3签订不留死角

订立合同时要采用各类合同的示范文本。在合同通用条款的基础上，修改适合本项目且用词恰当、条款清晰、责任分明、约束条件完善的专用条款，严格落实合同评审及审批制度，从而规避合同风险、使合同的准确性、严密性、合法性、有效性、可行性得到充分体现，为企业发展带来良好收益。合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数。除当事人情况、履行的期限、地点和方式，违约责任、争议解决等基本要素要逐项写明、不得漏项，标的要十分准确。特别要注意的是，对运行维护及类似项目（由设备管理部确定）、承包项目，要特别明确合同到期的时间，合同单位必须做好交接工作，直至新的合同单位完全到位。同时，在合同到期时，如出现新的合同单位尚未确定的情况，合同单位必须按原合同继续履行，直至新的合同单位到位，以保持生产过程的稳定性和持续性，避免不必要的纠纷。对改造类工程合同在确保施工安全、质量的前提下，对施工工期也要作明确要求，在合同中要有工期延误考核条款，可按天给予一定金额的处罚，确保施工工期可控，避免因工期延误造成电量的考核损失，影响企业效益。

4履行不留余地

合同生效后，当事人必须严格按照合同条款约定的权利和义务全面履行合同，责任部门要严密实时监控合同的履行状况，把合同责任分解到各个相关部门做好工作之间的衔接，做到“四严”。4.1合同标验收严格。在订立合同时要制定严格的标准，将标准明确化，可计算化。要认真地审查所制定的质量标准是否能够满足需求，同时要划定异议期限，在期限内有权要求对方更换不达标的产品。履行完毕后，由承办部门组织有关部门，及时按合同规定的标准进行验收。在标的物验收过程中，承办部门应按照规定收集与合同有关的全部技术资料，对技术资料移交不全的，由承办部门追究对方的责任。例如，在物资采购的过程中，对到场的货物要及时开箱验收，确认货物的品牌、性能参数、数量、合格证等是否符合要求，对不符合要求的拒绝在验收单上签字，保留相关的证据资料，由供应商重新发货或补充发货，造成经济损失的由采购部门与承办部门负责追究对方责任。4.2合同价款结算严谨。由合同承办部门负责，结算手续必须符合财务管理有关规定，对手续不全、计算有误、资料不合规定、与合同条款不符的，财务部门不予结算。但同时也要注意，对于工程类合同，在工程竣工后，具备验收条件的要控制好时间节点，及时收集好相关资料，尽快办理验收手续，到财务完成工程结算，避免固定成本进账滞后。合同结算时，应按照合同规定扣除质保金。质保期满，由生产部门负责组织相关专业对合同项目质量进行技术评审，合同承办部门办理付款证明，财务部门方可支付质保金。4.3合同的定金、预付款、进度款支付严密。企业要严格按照合同订立时明确约定的付款方式、交付时间、定金额度、违约责任等条款执行（合同支付比例严格按照集团公司、江西公司管理办法执行），不给对方任何钻条款空子的机会。由承办部门按照财务制度规定办理手续，财务部门要对所有资料（工程款支付审批表、工程阶段验收报告、材料领用统计表、领料单、工程签证单、设计变更单和扣款单）、已支付工程款合计、总支付节点和比例及应扣款项（水电费、税金等）查实确认。对手续不齐全，不符合条件的，财务部不予支付。4.4合同的变更、解除与纠纷处理严肃。合同变更不超过原合同额的10%且不超过2万元的工程按《工程管理标准》执行。合同的变更或解除，应按法定或合同约定的条件与程序办理。变更或解除合同使企业遭受损失时，除依法可以免除责任外，合同承办人负责向对方追偿由此造成的经济损失。

5结语

合同管理是一项非常严格的工作，一点小失误都可能酿成大错，给企业带来不可挽回的损失和难以估量的不良影响。企业在实践中要不断完善管理，充实内容，积累经验，防范企业经营风险。

作者:钟国炼 单位:国电九江发电有限公司