公立医院经济合同管理论文

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当前，随着市场经济的发展以及基本医疗服务保障体系的全面建立，公立医院进入了快速增长期。激增的经济总量对公立医院经济管理水平提出了新的挑战。经济合同管理作为公立医院管理体系的重要组成部分，对于防范和管控经济风险有着不可忽视的价值。为此，2012年，财政部出台了《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号），明确要求实行合同内部控制制度。本文以现阶段公立医院经济合同管理中存在的问题为研究对象，针对性的提出相关建议，希望为完善公立医院内控建设提供一些有价值的参考。

一、经济合同内部管理中存在的问题

（一）缺乏合同管理意识。当前，多数公立医院对于合同管理的重视程度不够，主要是因为对于合同背后反映的经济风险认识不足。随着医院各项经济活动的日趋繁杂，合同种类及数量逐年增加，除常见的业务采购合同、基本建设项目合同以及修缮、维修合同外，还出现了诸如融资租赁合同、科研协作合同、信息系统合同、服务类合同等一系列新型经济合同。大量的合同必然涉及大量的运营资金，也因此无形中给医院带来了很多潜在的经济运行风险。（二）缺乏健全的合同管理制度。具体表现在两个方面：一是制定缺失。因为缺乏规范的合同订立标准，导致很多应当签订合同的经济活动未订立合同，或是违规签订担保合同和借贷合同，增加了医院经济运行风险。二是制度可操作性不强。因为缺乏合理且规范的操作流程，导致在制度执行中出现滥用权力或不作为等问题，致使制度流于形式，其规范作用大打折扣。（三）缺乏科学的组织机构框架。当前，多数医院经济合同的起草、谈判、签订、保管全部由各职能部门或业务科室独立完成，办公室作为综合管理部门，仅负责形式上的盖章审批，没有起到全局性的把关、审核作用。归口管理部门的缺失，造成合同管理工作经常出现两方面的问题：一是权力、责任划分不清，导致出现多头管理、重复管理的现象，极大地降低了日常工作效率。二是缺乏专业、统一的领导，导致合同内容不严谨、条款不全面、违约责任不清晰、乃至合同缺失等一系列问题的出现，进而造成医院正当利益的损失。（四）缺乏规范的职权划分。在管理学上，职权分为直线职权和职能职权。直线职权是指直接管理人员所拥有的权力。职能职权是指直接管理人员将权力授予某个部门或个人。目前，部分医院在合同签订方面还存在直接职权与职能职权划分不规范的问题。在实际工作中，经常在没有建立授权审批制度且没有明确授权的情况下，不具备法人主体资格的部门或经办人员往往直接对外签订经济合同，有时甚至出现以部门公章代替医院公章的现象，上述现象的出现，给医院风险防范埋下了巨大的隐患。（五）缺乏严密的合同管理流程。经济合同管理是一种全过程管理，涉及合同的起草、审核、订立、履行、监督、控制以及终止等各个环节。现阶段，很多医院在合同管理过程中存在“头重脚轻”的现象，主要注意力都集中在前期的合同谈判、起草工作上，忽视了后期的审核、监督环节。合同管理流程的不严谨，容易导致合同内各项条款出现纰漏，增加了医院的经济风险。（六）缺乏高效的合同管理手段。目前来看，很多医院在合同管理方面还是采用传统的纵向管理模式，即逐级上报、上级定期检查。多部门横向沟通管理渠道不畅，缺乏动态的全过程监管手段导致合同管控工作效率偏低。

二、加强经济合同内部控制的措施及建议

（一）建立健全合同管理机制。首先要出台具有使用规范性的合同管理制度，其具体内容必须包括合同签订的范围、审核和审批的流程、委托授权及签订程序、合同变更的条件及程序、合同履行的监督、合同付款的条件、责任追究办法、档案管理及盖章要求等。同时，要完善并落实合同会签制度，医院所有合同的签订必须由使用科室、承办科室、财务部门、审计部门、监察部门及法律顾问共同完成。其中：使用部门负责提出采购需求、指标内容及技术参数；承办部门负责对被采购方的资质、履约能力、信誉状况进行审核；财务部门负责对合同价款、支付方式，资金预算、财务手续等进行审查；审计部门负责对合同审批手续、合同价款、酬金、结算的合法性和合理性进行核查；监察部门负责对合同办理的程序进行监督；法律顾问负责对合同内容、违约处理、变更与终止等条款的合法性和合规性进行最终审核。只有建立严密的会签流程，才能确保成文合同的合理及合法性，也才能在最大程度上避免医院的经济利益遭受不合理损失。（二）合理设置岗位及职责。出台相关制度，明确合同管理部门，实行合同归口管理。同时，细划各业务部门具体的岗位职责及分工，建立健全内部控制关键岗位责任制，确保不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督。（三）强化关键环节管理。合同管理要遵循重要性原则，要突出抓好四个容易出现问题的关键环节：一是严把签约关。在签订合同前，应对签订方的资质，市场准入情况，信用等级、履约能力、不良记录等进行充分的了解，切实从源头上防范合同管理风险。对于签订数量较多的药品、设备及卫生材料的采购，可以由职能部门建立供应商电子档案，对供应商的产品质量售后服务，廉洁诚信等方面进行全面评估和分级排列，以此作为是否签订合同的重要依据。二是加强合同履行监督。所有的合同必须严格按照合同条款执行。在执行过程中，财务部门要严格按照合同约定付款，并对付款依据进行严格审核。例如：在支付工程合同款时，要确保预付款保函、工程进度审批单、监理意见、审计意见、竣工验收报告等资料齐全；在支付采购合同款时，要确保预付款保函、价格单、验收单、出入库手续、履约期限等条件齐备；在支付服务合同款时，要确保提供服务的数量、质量及责任划分等与合同规定内容相符。对于不符合约定或依据不足的一概拒绝支付。同时，医院应当建立合同签订部门与财务部门的沟通协调机制，将合同付款情况纳入医院预算管理，实现合同管理与预算管理有机结合，并对合同的履行及监督情况进行定期分析，提出改进措施，实现合同履行的闭环管理和持续改进。三是建立管理台账。医院签订的所有合同都应建立合同管理台账，通过台账的建立，以表格的形式，纵深地将每个合同的数据信息细化，形成包括合同项目、会计科目、合同台账在内的“三维”账务系统，实现全方位、高效率的账务数据管理，进而实现合同的日常登记和执行进度的动态更新，为财务监督合同的履行情况，降低经济提供可靠依据。四是加强档案管理。合同档案管理包括电子档案管理和纸质档案管理。合同签订完成后，应将每份合同正本扫描成电子版进行存储，同时要设置合同的保密级别，并依据合同保密级别设置授权查询条件。原始合同由承办部门交办公室留存一份，统一编号进行存档保管。合同需要变更或解除的，承办部门应及时通知各相关部门，变更合同应与原合同一并整理归档。（四）提升信息化管理水平。一是通过网络系统完成合同的录入、审核、修改、会签等工作，从而减少纸质表单，缩减合同传递的工作时间，提高工作效率。二是通过信息系统实现从立项到预算、采购、合同、验收、付款的全过程管控，对审批、收货、验收、付款等关键节点进行自动预警，有效防范合同风险。三是利用信息系统从不同角度、不同维度对合同数据进行统计分析，为医院管理提供更精准的参考数据。四是通过内部网络系统实现合同横向管理，让合同的归口管理部门、业务部门、审计监督部门充分参与合同的制定、审核、执行和监督，对合同管理中存在的问题及解决措施，各部门充分发表意见，利用系统实现全面的痕迹管理，有效解决多部门之间的协同工作问题，降低医院的办公成本。（五）建立并落实问责机制。医院要建立健全合同管理问责制度，要明确问责的范围、处理措施及执行程序等。对于合同订立、履行过程中出现的违法违规行为，给医院经济利益造成损失的，要严格按照制度规定追究相关部门或人员责任。

作者:程燕玲 单位:山西省儿童医院