国有企业合同管理研究

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摘要：企业合同管理是国有企业管理的一项重要内容。企业的市场交易活动和合同管理密不可分。基于合同管理在国有企业经营管理中的重要地位，本文简要分析了国有企业合同管理的现状以及面临的困境，并对如何提升合同管理水平提出了四点建议，即加强制度建设、明确职能分工、有效沟通及加强培训。

关键词：国有企业；合同管理；现状；困境；建议

随着市场经济的不断发展，企业将会面对各种各样复杂多变的经济环境。现代经济是契约经济、法治经济。企业是市场经济的主体，如何建立安全高效的企业运行机制，已成为企业管理中的重要课题。企业参与市场竞争、开展经营活动，目前主要通过签订经济合同的方式进行。同样，合同也是社会主义法治经济重要的组成部分。各种企业之间既是相互竞争的关系，又是相互依存的关系，各种市场主体都是围绕合同履行相关权利和义务。合同管理是一项综合性的工作，贯穿于企业经营活动的全过程，不可避免地会存在法律风险。合同作为协调企业各种关系的有效法律形式，如何更有效地在国有企业的生产、经营、管理等活动中发挥规范企业行为、进行风险防控的作用方面，显得尤为重要。

一、国企合同管理基本情况

1．合同管理的概念及原则。合同管理，是指合同当事人为实现合同目的，根据单位实际情况，依照合同法等有关法律法规，在合同准备、谈判、签署、生效、变更、解除直至纠纷解决、权利救济的整个过程中所进行的一系列民商事的法律行为及管理行为。［1］如今，合同管理不再是仅仅关注合同前期的谈判和合同文件的签订，而是逐渐将管理链条延伸至合同的全业务生命周期，即关注合同项目的确立、谈判、签订、履行、变更、解除、救济等整个合同生命过程。从这个意义来讲，合同既可以看作是企业生产经营活动的出发点，又可以看作是企业生产经营动的归宿点。因此，在进行合同管理时，应遵循如下几点原则：一是依法管理原则。这是合同管理的首要原则，企业的任何行为都要遵守法律、法规，要在法律允许的范围内进行管理，否则就会出现风险，造成经济损失。二是全员管理原则。合同管理上至高层决策者，到中层管理者到基层执行者，跟企业的各个部门都密不可分，因此从上至下都应重视合同管理工作。三是分工管理原则。合同管理工作不是一个部门独立完成的，涉及到各个部门，因此各个部门应当设置合同管理岗位和管理职责，做到权责分明、各有侧重、职责明确、分工协作。四是全程管理原则。合同管理不是经营管理单个环节的工作内容，各个环节都会存在风险，因此合同管理关系到各个环节的工作，不能顾此失彼。五是注重效益原则。合同管理的重要地位和作用决定了其不能形同摆设，为了管理而管理，而应当从企业的实际出发，讲究效率，注重效益。2．国企合同管理的现状。合同管理是国有企业管理的一项重要内容，在企业经营管理中的必要性和重用性体现在一方面能够满足市场的需要，提高企业参与市场竞争的能力，另一方面使企业在市场竞争中有效的规避法律风险，维护自身的合法权益，确保企业的经济利益不受损失。当前越来越多的企业已经认识到合同管理的重要性，同时，在市场交易中应用广泛。（1）合同管理借力电子信息化的快速发展。当今世界正在向信息时代迈进，现代信息技术已经广泛地渗透到各行各业。在企业管理中，信息技术是提高合同管理工作的一项重要手段，因此借助信息技术，国有企业的合同管理信息化水平也在不断提高。目前，在合同管理的信息化建设中，合同电子审批流程的使用已经非常广泛，合同管理人员将合同扫描录入系统，对合同的审批过程进行电子化操作，这样大大缩短了审批时间，有利于合同管理的快捷、高效，提高了合同管理的工作效率。（2）合同签约前前置审批程序日益严格。合同签约前前置审批程序在合同审批程序中有着重要作用，因此对签约前的审批程序日益严格。许多国有企业为了落实和督查合同的审批程序，制定了各种分级审查、审批制度。在签约前，对合同的项目立项和定价，以及定价过程中的招标、谈判、询价等程序按照规定的审批程序严格办理。制定会签审查表，通常由业务部门、财务部门、法律部门等全部提出审查意见后才能上报主要领导审批。这种审批流程有利于保证合同的规范性，防止出现漏洞，从而降低合同的风险性。（3）合同审批程序日益完善。越来越多的国有企业认识到合同管理的重要性，从合同签订到合同履行的全过程，都会认真严肃对待，尤其是在合同审批程序上也严格把关，层层落实，日益完善。现如今合同文本的审核，仅有法律部门的参与是远远不够的。因为一份合同中往往包含着描述合同标的、合同主要内容、合同权利义务事项的专业技术条款；包含着双方在不违反法律基础上的自愿、自主的民事约定以及法律强制性规定这三个层次的内容。因此，合同审核往往是由专业技术部门、法律部门、财务部门、合规部门等多个部门的联动审核。

二、国有企业合同管理面临的困境

在现实经济生活中，国有企业的合同管理还存在着一定程度的问题，在合同管理的不同阶段，存在着不同类型的问题，例如在合同订立阶段，合同的前置审批程序不够透明公开等。在合同的制定阶段时，合同的起草部门和审核部门之间沟通不畅通，审核部门之间互相推诿，导致合同起草的质量和效率低下。在合同的执行阶段，有的合同经办人没有完全按照合同履行责任等，因此国有企业应高度重视合同的管理工作，深刻理解合同管理的内涵，高层决策者应充分认识到合同管理的重要性及必要性，中层管理者应提高自身的专业知识和素养，熟悉并掌握合同管理的流程，互相协作，互相配合。基层的执行者应端正工作态度，认真执行合同条款，扎实开展合同管理工作。1．合同前置审批程序不够透明公开。合同审批过程中，分为前置审批和后置审批，而在前置审批过程中，容易存在审批程序不透明、不公开的现象。造成这种现象的原因主要有，一是合同的立项方式多样，包括财务计划，公司内部决策等方式。有的立项花费时间长，耽误了工作进展，因此很多立项的方式不能很好适应市场高速竞争环境。二是对一些供应商的招标时间过长，招标程序繁琐，导致合同签订后供货时间长，影响了交易，从而导致企业经济效益受损。三是在合同签订之前需要对合同的条款和内容进行协商谈判，而对谈判供应商的邀请有局限性，不可能全部邀请到位，因此不能最大限度促进市场竞争。2．部门之间信息沟通不够畅通。在管理学中，信息沟通分为上行沟通、下行沟通和横向沟通。在企业管理中，各个部门之间容易存在沟通意识淡薄、沟通不畅的问题。合同管理需要涉及到多个部门，合同的起草通常在业务部门，合同的审核通常在财务部门和法律部门等，各个部门是独立工作的，因此需要部门相互合作。但现实中，很多国企没有建立起完善的沟通机制以及相应的考核制度，而且部门之间的横向沟通工作没有被列入部门工作计划，以及相关部门职责，导致合同管理过程中，对合同起草部门和审核部门没有约束力。合同起草部门认为合同审核是法律部门的事情，因此会存在对合同条款起草随意，而合同审核部门通常并不了解业务部门的具体工作，对合同的立项、定价过程不了解，业务方面的专业条款不理解，这样会导致合同审核效率低，容易出现法律风险。同时，部门之间沟通不畅，还容易导致合同起草和审查的时间长，导致合同签订无法如期完成。3．合同审核部门之间互相推诿扯皮，审核不严。合同的审查在合同管理环节中至关重要，往往一个细小的法律细节都可能由于审查不严格而存在风险问题，从而造成企业的巨大损失，而这些风险也完全可以通过合同审查进行事先防范。合同的审核通常不是一个部门独立完成的，往往需要多个部门互相协作，共同审查，包括企业的法律部门、业务部门、技术部门、财务部门等，需要运用各自的专业知识，从各自的角度审查合同是否完善，是否存在疏漏。但是，在一些制度不够完善的国企，审核部门之间会出现互相推诿，互相扯皮，使得一份合同没有经过全方位的评估和审查，对合同审查难以起到事前监督的作用，这样容易导致合同条款出现漏洞，无法有效的防控法律风险。4．合同履行过程中缺少监督和评价机制。合同履行阶段是合同当事人按照合同约定的内容和条款，完成各自应当承担的义务，从而实现合同规定的权利的过程。这一阶段关系着当事人的利益问题。合同的经办人，一般是公司负责具体合同项目的人员，其从合同的立项、签订到履行都是最直接的负责人。但合同经办人往往没有法律专业背景，法律意识不强，合同风险防范能力较差。这样容易导致企业在经济往来中产生合同纠纷，使企业陷入困境。另一方面，由于缺乏切实可行的监督机制和评价机制，缺少对合同经办人的绩效考核，因此对合同经办人的行为不能有效的进行约束和监督，导致经办人态度不认真。因此还要建立起对合同对经办人的监督和考核机制，对导致合同重大失误的情况，追究相关人员的责任。

三、提高国企合同管理水平的几点想法

随着市场经济的不断发展和经济形势的不断变化，为适应社会主义市场经济新形势的挑战和要求，国有企业除了要高度重视合同管理工作、转变合同管理观念之外，还要从建立健全合同管理制度，完善合同管理机制，增强部门之间的有效沟通以及加强对合同管理人员的培训四个方面提升合同管理水平，增强企业的竞争能力。1．加强合同管理制度建设。制度是企业为了维护正常的工作秩序，保证各项决策和工作顺利开展，而制定的具有指导性或约束性的规定或约束。制度建设是企业管理中必不可少的内容。为促使合同管理工作有章可循，体现合同管理的法律性、科学性和规范性，首先就要加强合同管理的制度建设。合同管理制度的建立要遵循预防性、前瞻性和可操作性的原则。在合同管理的每个阶段，都应当制定有效的合同管理制度。国有企业在签订合同前，对合同签约方进行签约资格的调查与审核，调查的内容主要包括审核对方当事人的主体资格、人的资格、对方当时人的履约能力以及对方提供的各种资料和说明。在合同签订时，应当制定明确的管理制度。较为完善的合同制度应至少包含但不限于下列内容：合同制度的管理范围、合同项目调研、合同立项、合同签约方的资格审查、合同审核、合同签订、合同专用章管理、合同履行、合同变更及解除、合同违约救济等。完善的合同管理制度，不仅有利于规范合同管理工作，而且有利于提高合同风险防范能力。2．完善合同管理机制，明确职能分工。完善的合同管理机制应当是机构设置合理、职能责任清晰、权利义务明确、审查流程合理的有机统一。现代企业专业化分工越来越清晰，精细化管理水平越来越高，尤其需要企业分工明确、专业突出，因此合同管理工作应该根据企业内部职能的分工，明确各部门在合同管理中的职责和权限。如合同经办部门需要对合同前期调研、合同立项、合同谈判、合同文本起草等工作负责，法律审核部门对通用商事条款及法律条款进行把关。如发生法律纠纷，两个部门在各自领域内负责相关工作。要根据合同管理的流程，明确各个部门的具体职责和工作内容，同时要责任到人。合同在起草阶段，首先进行充分的市场调研和预测，主要调查合同的市场供需状况等，其次要结合具体的相关专业知识和企业的实际情况进行科学的分析和决策，同时要进行充分的沟通和论证。在合同审查阶段，要注意明确分工，例如企业的财务部门负责审查合同的价款、报酬结算的合理性，企业的商务部门负责审查合同的技术性和项目可行性，法律部门负责审查合同的严密性和合法性等。在合同的履行阶段，合同管理人员应注意要依法依约全面履行合同，包括交易和验收时的风险控制，以及后续出现合同纠纷时的处理问题。以上三个环节要求职能部门必须严格履行职责，遵守规定，促使企业合同管理制度化的提升。3．增强部门之间的有效沟通。企业的合同管理不是一个部门独立完成的，需要各个部门之间互相配合，协同工作。通常合同的起草和制定由企业具体的业务部门负责，他们是根据市场交易的具体要求以及方便操作的角度思考合同的内容和条款，而合同的审核通常由法律部门和财务部门负责，他们则从法律性和经济性的角度考虑合同的合法合规性。由于考虑问题的角度不同，不可避免地会发生意见的分歧。如果互相之间沟通不及时，就更容易出现合同工作难以执行、工作效率低的情况，有效地信息沟通在合同管理中有着重要的作用和积极的意义。首先，有效沟通有助于提高合同起草的质量。合同的起草工作需要结合相关业务处室的工作内容，形成合同起草小组，分别从各自的专业角度研究合同的条款和文本。在合同起草前，起草小组需要从企业的各个部门收集有效的信息资料，这就需要各个部门进行大量的沟通和协调。其次，有效沟通有助于合同的审核部门提高效率，审核工作更有针对性，能够高效快捷地对合同的条款和文本从法律角度进行审查，防止出现漏洞。最后，有效沟通有助于提高企业员工的积极性，提高工作效率。企业是一个整体，各个部门之间并不是独立的，只有进行适当的沟通，才能更加了解工作任务，从而保证工作顺利完成。4．加强合同管理培训。合同管理工作具有科学性、专业性和系统性的特点，融合了各种专业性学科，合同管理水平的高低又与合同管理人员的业务水平息息相关，因此培养一批专业性强的合同管理人才队伍尤为重要，如何提高专业人才的知识文化水平，就需要加强对合同管理人员的培训。一是要增强管理人员的法治意识，提高对合同管理工作的重视。可以从提高法律意识为出发点，组织人员学习相关法律知识尤其是合同法，这样不仅增强了合同管理人员的法律素质，也有利于合同管理各环节的法律风险防控。二是对各合同管理环节的相关人员，有针对性的开展业务培训。通过邀请业内专家、教授学习相关专业知识。同时组织人员走出去进行工作交流和参加专业研讨会，必要时可选派专业人员到相关院校去进修。通过丰富培训内容和形式，不仅提高了合同管理人员的专业能力，还有利于充分调动和激发员工的学习积极性和工作热情，从而提高企业管理合同的整体水平。

四、结语

国有企业合同管理工作与企业法律风险防范息息相关。合同管理具有科学性、系统性、法律性的特点，因此必须依法、规范、高效的进行管理。对于国有企业合同管理中存在的问题，可以从不断完善合同管理制度，明确合同业务职能分工、加深业务环节沟通交流和加强合同业务培训等方面不断提高企业合同管理工作水平，有效防范经营风险，让合同管理工作有效助力企业健康发展。

参考文献：

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作者:牛旭 单位:神华包神铁路集团有限责任公司