“三级管理”提升合同管理精益化水平

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合同管理作为经法工作中的一项重要内容，在防范和降低企业法律风险、减少经济纠纷、维护企业合法权益、保障生产经营活动正常开展方面具有重要作用。通过加强机制建设，完善管理流程，建立了“三级管理”模式，消除了合同管理过程中的断点和盲点，有效解决了管理界面不够清晰、合同审批效率偏低、纵向专业化和横向协同能力不强等实际问题，提升了合同管理精益化水平。

一、主要做法

以“三级管理”模式优化合同管理体系。合同全过程管理是防范合同法律风险的核心。在合同发起部门设立合同联络员，对本部门内所有合同文本起草的准确性、签订时间的及时性、履行合同的全面性等内容进行把关；设立管理、培训、服务三个合同承办部门，内设合同承办人，细化合同审核与签署流程节点管控，在合同文本起草、签订、审批、履行、变更、终止的一系列程序中进行复查、管控与监督；经法部门充分发挥协调会商、指导完善、及时反馈、实时纠偏及全程监督的职能，对合同对方资信、合同与招投标文件内容对应、合同文本的起草及选择使用、验收结算、合同纠纷、归档等工作进行全面管理，严格规范合同联络员、合同承办人业务行为。

严格通用制度落实。在合同的起草、签订、审批、履行、变更、终止、违约处理的全过程，严格落实《国家电网公司合同管理办法》等通用制度的各项工作要求，遵循“统一归口、统一职责、统一流程、统一分类、统一文本、统一平台”的原则，切实提高合同管理的规范性，做到合同范本使用率100%、合同上传经法系统率100%、合同律师审核率100%。同时，严格合同审核，加强对合同管理每个阶段及具体节点的风险点识别，加大对重点合同风险隐患的监控，有效防范法律风险。加强专业化合同管理人员队伍建设。各级合同管理工作人员是开展好合同管理工作的关键因素，他们的业务能力和综合素质也直接影响着合同管理工作的专业化水平。不断加强合同管理人员队伍素质建设，组织参加合同承办人资格考试，合同归口管理人员、合同承办人全部取得相应资质；常态化开展规章制度、法律法规、专业知识及综合管理等业务培训，促进合同管理人员队伍专业化水平不断提升。

建立健全台账资料管理。加强合同签订后的管理，重视合同信息整理归档，不断完善合同台账管理。对于合同信息、如合同编号、合同名称、相对方、合同金额、合同承办部门、承办人等各项信息由合同承办人按照统一的格式进行记录，台账资料记录完整、无缺漏。对于合同审核会签单、合同正本及附件、相关的资质证明等资料每年均由合同承办部门进行整理、交档案管理部门留存，以便日后查阅使用。强化合同管理检查与考核。将“是否有效落实合同管理通用制度”纳入部门绩效考核指标，考核评估依据来源于合同检查结果。每季度开展合同管理专项检查，在合同承办风险方面重点检查国家电网公司统一合同文本使用、合同承办质量等情况；在合同审查风险方面重点检查合同审查意见的出具和落实情况；在合同项目违规风险方面重点检查补签合同、招投标管理制度落实等情况。依据合同专项检查结果开展绩效考核评估，使得合同管理工作在发现问题、解决问题、预防问题中不断得到提升。

二、特色亮点

经法部门归口管理作用突出。“三级管理”模式更加突出经法部门的归口管理作用，所有合同均由经法部门做最后审核并统一上传至经济法律管理业务应用系统。相较于由合同承办人上传合同、经法部门在系统中审核的模式，经法部门集中审核上传的做法能够在发现问题时及时回退合同承办人修改，降低了合同上传系统前出错概率，避免了因合同反复修改上传造成系统流传时间过长的问题，提高了合同审批效率。合同承办人专业内容审核效用明显。签订合同内容涉及不同专业，为加强对合同中专业性条款及内容的审核，有针对性地设置合同承办部门，并指定合同承办人，由合同承办人负责审核对应专业的合同。除审核合同的合规性、规范性之外，合同承办人还对合同中涉及专业性工作内容进行审核。合同承办人均具备相关专业管理工作经验，可以进一步提高合同审核质量，并作为经法部门审核的有效补充，在避免合同纠纷，保护管培中心合法权益方面作用明显。建立供应商动态管理机制。加强合同签订前的供应商资信状况的审查和管理，建立供应商资信库，所有在库及新入库的供应商，均需以年度为周期，提供资质证明材料以更新资信库信息。所有证明材料必须为原件，确保资信库内容真实可靠，避免供应商的虚假欺骗行为。同时跟踪监督供应商履约状况，并将其作为评价供应商的一项重要指标纳入资信库动态更新，有效防范供应商不能履约情况的发生。经法、财务、审计协同发力。精益化合同管理需要部门间高效协同，共同发力。为在合同管理中将制度法规、政策要求落实到位，经法部门与财务部门、审计部门协调联动，对相关政策或上级要求变化情况做到及时掌握、迅速响应，明确合同审核过程中的最新要求和注意事项。通过层层传导、精准执行，对因财务、审计政策要求变化带来的合同问题做到心中有数、防患未然，防范合同支付结算和审计环节风险。

三、工作成效

合同管理质量和效率明显提高。以“三级管理”模式为核心，以加强合同承办部门内部管理为重点，使合同管理工作在专业分工、横向协同、流转衔接、闭环管理等方面得到了有效整合。合同审核更加严格，通过严格合同承办部门内部审核，着力发现合同中存在的风险，减少和避免了违规现象的发生；合同履约更加精细，合同联络员通过对合同执行情况进行实时监督，建立合同履行台账等措施，提高了合同履约及时率；合同基础工作夯实，在合同承办部门内部有效落实、分解了合同管理通用制度各项要求，使合同起草、归档等基础工作更加扎实。

合同全过程管控能力显著增强。从合同的起草、审核、订立、履行、变更到解除等全过程进行严格的管控，不仅重视签订前的合同管理，且重视签订后履行中的管控。通过严格审查资质、资信、合同会签审核等强化签订前的过程管控；通过完善履约情况记录、建立健全台账资料管理强化签订后的管理，使合同管理全过程都处于有效管控的状态，减少因合同导致的法律风险。合同风险防范水平不断提升。各部门严格执行合同审核会签等流程，先签署合同、后审核会签，先履行、后补签合同等现象得到有效遏制。合同用印管理规范化，部门公章代替合同专用章的情况得以杜绝。通过流程控制，规范合同变更、转让、终止等行为，加强合同检查和考核，实现合同履约管理无缝全覆盖，合同风险更加可控。

作者:张梦琳 姬子林 高文彬 单位:国网冀北管培中心