涉外技术合同管理问题与对策

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[摘要]本文结合科研院所的涉外合作需求，对签订涉外技术合同的合同特点和管理问题进行了分析，并提出了相应的对策建议。

[关键词]国际合作；科研院所；涉外技术合同；合同管理

1涉外技术合同的管理需求

在“一带一路”倡议背景下，科研院所作为国内科学研究及创新的主力军，涉及对外技术合作的活动和项目会日趋增多，其科技创新成果也将有更多的机会走出国门，与其他国家一起开展更加深入的国际技术合作，从而签订更多的涉外技术合同，需要有对涉外技术合同的起草、审查、签订和履行等一系列与之匹配的管理工作作为保障。目前，涉外技术合同主要是与国外企业、高校、机构以及注册在我国的外资企业所签订的技术合同（简称涉外技术合同）。随着国家不同领域的国际技术合作的日益增多，涉外技术合同成为科研院所主要技术创新成果的输出载体。由于一些历史原因和经济、政策、科技发展环境因素等多方面的影响和限制，我国科研院所的相关管理部门对涉外技术合同的认识不够深入，管理不够到位，甚至有些用管理国内技术合同的方法来管理涉外技术合同，由此产生了诸多问题。因此，认识涉外技术合同的特点和管理中的注意事项，改变传统的管理理念和方法，成为科研院所涉外技术合同管理部门工作的重要任务之一。

2涉外技术合同的特点

2.1涉外技术合同的文本。涉外技术合同文本结构相对比较固定，主要包括合同标题（Title）、前言（Preamble）、合同正文（Body）、合同结尾（Closing），其中合同正文一般含定义条款、合同内容和范围、价格及支付条款、技术资料的交付、改进、知识产权归属、保密条款、限制性条款等，合同的内容和范围是合同的实质所在，需要明确合同标的，规定具体的技术资料内容等。2.2涉外技术合同的格式。因为一些特殊原因，在实际工作中国内科研院所没有统一的涉外技术合同文本模板。有的单位采用国家规定的相关制式合同文本，有的单位采用各自法人单位的统一合同文本。与此同时，由于合同双方实力上的不对等，导致国内科研院所在签署涉外技术合同时通常很难要求外方用自有的合同格式。在多数情况下，需要采用对方的合同格式或与对方协商，共同制定合同格式。2.3涉外技术合同的用词。涉外技术合同用词一般有三大特点：严谨、正式、专业。如may、shall、must的选用应根据实际权利义务的约定谨慎使用。除了Jurisdiction、Govern等合同术语外，还会频繁使用hereinafter、hereby、thereof等一系列虚词。在涉外技术转让合同中会用exclusive、non-exclusive来区分独家和非独家转让。2.4涉外技术合同的法律适用及纠纷解决。涉外技术合同因其涉外属性，为公平解决合同双方当事人的权利义务纠纷，冲突规范往往会指向国外法律、国际惯例或国际条约，对于争议或者纠纷的解决会选择在独立的第三国仲裁。

3涉外技术合同管理中的注意事项

涉外技术合同管理是一个系统工程，只有在有效的管理制度下，才能确保合同管理工作的正常有序进行。目前国内科研院所的涉外技术合同管理中有一些内容需要格外注意，具体如下：3.1做好前期准备工作。选择合作伙伴是保证合作项目成功的重要条件。大多数科研院所对于国内合作伙伴的资质审查非常严格，从营业执照复印件、组织机构代码和税务登记证，到现在的三证合一，都需要提供并在相关合同管理系统上建立信息并存档。然而，由于国外对企业法人的管理要求和模式与国内不一样，很难提供相关的资质证明，只能靠外事部门通过其官网进行了解，或由对方人员自我介绍，但由此引发的信息的真实性与可靠性有待考证。因此，法律部门应协助外事部门对外方当事人的资质进行审查，要了解外方的法人资格，履约能力和商业信誉等各方面的情况，为双方的合作奠定扎实的基础。3.2具备清晰的审批流程。科研院所的国际技术合作不仅关系到自身的利益，还涉及到国家安全秘密等相关问题，因此科研院所对技术出口必须加强管理，而明确的逐级审核流程和会签制度是有序管理的前提保证。3.3实行规范的信息化管理。随着科研院所国际交流合作等活动的日趋频繁，合同签订管理逐渐规范，但各级合同审批人员出差已成为常态化，而审批制度的规范管理又决定了审批手续的必要性。因而为了不耽误日常工作，适应现代化的管理要求，涉外技术合同线上审批系统应运而生。结合网络安全技术的日益完善，远程审批已逐渐成为科研院所信息化管理的发展趋势。3.4提升管理人员的综合能力。涉外合同与中文合同最大的区别就在于其文字和句法的理解，另外对于专有术语的不了解，也会给管理涉外技术合同带来不少麻烦。有些单位负责涉外技术合同的人员具有良好的英语能力，但缺少相关的法律知识支持，而有些正相反。因此对管理涉外技术合同的人员而言，较高的综合能力是不可或缺的，既要求他们有相关的技术常识、法律知识，又需要有专业英语背景的支持，所以培训是必不可少的，但对涉外技术合同管理工作人员的培训不能只限于日常管理中的学，应开展定期有计划的系统学习和深造，比如定期选派管理人员到有项目合作的国家进修或到相关外资企业进行短期实习，进行开阔视野，提高英语能力、组织管理能力和信息处理能力，这样才能对涉外技术合同管理工作进行正确、有效的组织、协调和服务。同时，在实际工作中多做项目，从实战中获取经验也是一种快速提高涉外技术合同管理人员综合能力的有效途径。另外，各科研院所可以加强与其他兄弟单位的沟通交流，借鉴彼此的成熟经验，这样也可以有效地提高合同管理人员的业务水平。3.5财务部分不容忽视。涉外技术合同中涉及的合同金额、币种问题、缴税问题，以及银行手续费的承担等一系列财务问题，如果合同主办部门能与财务部门先进行沟通、达成一致，则在与外方签署合同的时候就会做到事半功倍，就能避免了到合同付款及缴税阶段，由于企业所得税及增值税等相关税费由中方还是外方承担、对方是否同意开具含税发票等一系列问题，导致不能按时付款等财务相关问题。3.6建设合同审批的“绿色通道”。尽管许多科研院所都有各自的合同管理系统和相关的审批流程，但商场如战场，技术市场亦是如此，机会稍纵即逝。例如，由于各种原因需要在现场马上签字，否则将失去签约条件，这种情况就需要有与之匹配的特殊审批流程相辅相成。这样既能够及时签约抓住商机，又不会因此破坏合同管理相关的规章制度，一举两得。3.7注重对合同履行的监督管理合同签订完成并不意味着大功告成，相反，这只是相关贸易合作的开始。科研院所要从自身和合同签署方两个方面入手，加大力度进行监督和管理。对自身就是要严格检查各个相关部门履行合同的情况，切实按照合同规定的内容进行逐级落实；对对方就是要与其进行及时有效的沟通，当出现问题或争议的时候，运用各种途径，比如电话会议，视频会议，甚至派技术人员上门服务等，及时了解情况，解决问题，不留后患。与此同时，如果能以中英文相互对照的文本格式或中英文版来签订涉外技术合同，不但可以让合同签署双方能够准确地理解合同文本所要表达的内容，同时在进行技术合同认定及付款的时候，不必再耗时准备翻译文本，以此简化认定过程，缩短纳税及付款时间。

综上所述，合同起草和管理人员应在实践中加强学习，把握涉外技术合同的特点，根据不同国家的法律规定，拟定适合自身的制式合同文本，同时根据各单位的实际情况制定相应的管理制度及管理流程，保证合同的签订和履行规范、可行，进一步防范技术合同风险，从而保障科研单位和科研人员的利益。

参考文献

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[3]许权利,赵玉梅,王喜媛.浅议涉外技术合同管理——以西安电子科技大学为例[J].新西部(下半月),2010(04):59+58.

作者:金婧 单位:中国石化石油化工科学研究院