企业合同管理标准化分析

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石油工程企业作为石油工程的施工类企业，与销售型企业不同的是，涉及的合同种类繁多，有施工类合同、工程承揽类合同、采购类合同、人事录用类合同与质量安全类合同等。涉及的部门也非常广：工程承揽方、管理方、采购、质量、安全、财务、印信管理等多个部门，他们对于标准化合同管理都有着重要作用，对合同签订和履行都有非常重大的影响，但在实际现有的工作中，各部还未能很好地发挥其自身在合同中的重要作用，更多的时候合同是承办部门和签订方的事情，从而造成了在后续工作中出现这样那样的问题，为公司也带来了各种损失，让公司在维权过程中变得被动。对于施工企业的合同管理，应该制定合同管理制度、规范流程等，并以此出发，结合企业的特性，对企业中涉及的不同合同给予不同的处理方法和关注度（例如，对涉及金额大、承担责任多的合同给予更高的关注度）。总之，建立标准化的合同管理体系是解决合同管理问题的重要方法。

1石油工程企业现在合同管理中存在的问题

石油工程企业业务涉及业务范围广，点多线长，虽然已加大了合同管理力度，但仍存在审查、签订、审批等不规范、不科学、不严格的问题，履行合同缺少应有的约束，甚至有些处于放任状态。（1）合同签订不规范，随意，签订条款对公司不利。①签订合同随意。目前，仍存在合同起草不规范，无专人拟定，专业的部门和管理人员不参与的问题，出现问题时便会出现“我不知道”“我说过的”“我告诉 过…”“我们说好了的”这些无理无据的情况。②合同内容不科学不完善，存在违约责任条款无约定或约定含糊、质量要求不具体无法罪责、文字表述有异意的情况，例如：外包施工内合同，合同中仅约定2年内完成工期，无具体约定到某个时间段需要完成的工作量，也没有违约需要承担的责任，导致公司在处理纠纷时陷入麻烦，非常被动。（2）合同管理效率低、无人执行和跟进，合同变成格式性的东西，无实际约束、保护的意义。如一些石油工程企业签订的一些工程外包类合同，签完便完，执行到哪一步也无人追责，执行、追踪无统一管理，经常出现合同履行阶段执行无序，没人监督、办事效率低的情况。（3）无系统的存档管理规定。石油工程施工项目时间一般会比较长，不是三五天就可以解决的，但因为管理的随意性和办公地点的移动性，没有系统的档案管理规定，有时候甚至导致一两年后发生纠纷，需要参照合同，却发现合同找不到的情况。（4）合同经办人及履约人员意识薄弱，总觉得就口头约定便好，在合同履行过程中的一些问题解释、答复及合同补充或变更条款中口头交流便完事，无任何书面公函交流和约定，无从保护公司的利益，从而造成了一些不必要的纠纷和损失。

2加强合同标准化管理的办法

合同的标准化管理必须是全过程的、系统的、动态的，从洽谈、草拟、签订、生效、执行，直到该合同失效为止，所以要求企业不仅要重视签订前的管理，更加要重视签订后的管理，如合同执行、修改、变更与补充等。笔者认为应该从企业的实际情况出发，从四个阶段（合同准备签订阶段管理、合同签订阶段、合同履行阶段与合同履行后纠纷阶段）建立完善的合同标准化管理运行机制。要制定合同标准管理流程，管理制度明确各部门职责和权限，并通过流程和制度来约束各部门以保障标准化合同管理。（1）专业的律师及专业管理部门人员共同起草和过目。合同是有专业的合同法对其进行要求和约束的，企业律师和专业管理部门都有其专长，所谓专业的人做专业的事情，让他们起草合同，才能充分发挥其作用，才能从源头开始保证合同质量。（2）建立合同评审流程及审核制度，在合同签订前需对签约的另一方的主体资格、信用、履行能力等进行资信调查。然后在签订的过程中根据不同合同类型和涉及的金额内容，给予不同人员的评审权限，例如：在请购合同中，多少金额以内部门经理审批、多少金额总经理审批，采购部经理的职责和权限又是什么。建立合同评审流程，依据法律风险管理体系和合同审核要点，明确各个环节每个部门（承办部门、财务部、法律部与采购部等）的审核要点。（3）拟定对外的合同统一规范合同范本，对于固定的部门所签订的常态合同（如采购、人事、外包等）多用框架合同，减少出错率，拟定人员根据各业务内容、各部门的不同需求，制作不同版本的框架合同，以供使用，并定期更新、修改、完善现有版本，以使合同条款达到最优。（4）制定严格的合同档案管理制度，专人专岗进行合同档案管理，所有合同须进行归档，电子扫描件和纸件合同均需分类、编号进行统一加密管理，根据不同合同的情况，保证合同一式三份，对方一份，公司两份以上，一份给予档案管理部门存档使用，一份给予合同承办部门，所有合同调取、查阅均需有固定的审批流程，合同的失效销毁也应进行统一申请，在监督部门监督下执行。（5）改变、强化合同执行人员的合同管理观念。通过培训、讲解等方式影响合同执行人员，让他们明白，在对外交流中（如施工过程中、人事纠纷中）出现的所有问题都必须索要正规的书面手续（沟通函、确认函、说明书等），而且凡是对企业有利的，都需要按照规定的方式进行记录、签字证明，以便企业在维权工作中占据有利地位。

3企业合同标准化管理的重要性

企业合同管理标准化是企业发展的保障，不及可以防范风险、降低成本、维护合法利益，是公司经营管理成败的重要因素，还可以提高企业工作效率，提升企业形象，提升员工的素质和积极性，为企业带来经济价值。（1）进行合同标准化管理，可以避免或减少由于合同纠纷带来的企业损失，并且可以有效地防范和化解经营风险，使企业经济发展过程更加顺利，从而达到规避企业经济风险的目的。（2）通过建立完善的合同管理体制和制度，可以降低沟通成本。石油施工类企业是个庞大的整体，涉及的合同不只是企业外部合同，还有企业内部合同。合同管理标准化，可以保证各项业务活动内容、各自承担的责任、工作程序、完成时间等用标准化形式加以确定，不仅可以加强管理的有效性，还可使企业内外相互协调和约束，为企业的生产方式、供应管理等先进管理模式创造条件。（3）通过标准化提升员工工作效率。合同标准化管理，一方面可以提供固定的程序让员工遵循，避免每签订一次合同都存在搞不清楚怎么弄的情况；另一方面，给予员工一定的自由，在遵循工作规范的基础上，进行创新创意，鼓励员工去发现问题，改善现有的标准合同，吸纳员工的好建议。这种方式可以让员工有很高的成就感，使其工作态度变得积极，愿意与企业共同成长。（4）通过标准化管理，提升企业形象。标准的合同管理能使与企业接触的人感到企业的规范和秩序，以及企业员工在工作中严谨的工作态度，有助于企业企业树立良好的商业信用及形象。

4结语

现在社会是法律社会，不论企业性质、行业如何，企业都需要通过合同来开展销售、采购、工程等系列经济活动。为了保护自身的合法利益，企业也需要通过企业合同管理标准化来提高合同管理的水平。当前，企业合同管理已不再是简单的委托、承诺、签约，而是一种全过程、全方位的科学管理手段。在签订标准化的合同的过程中，企业首先需要对市场及合作方进行调查、预测，然后再协商沟通、签订，最后执行、监督检查、处理合同的各项争议及纠纷。只有合同管理标准化，企业才能全面地履行合同条约，才能合理地规避和防范企业经营中的风险，维护良好的企业信誉，保证按部就班地实现预定的施工计划，不断地提高企业经营管理水平，避免经济纠纷，进而使企业不断发展壮大。

作者:牛荡 单位:中石化华北石油工程有限公司

参考文献:

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