高校基建财务的基建合同管理研究

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摘要：文章通过深入分析当前高校基建财务项目的合同管理的特点，结合自己的实践工作经验，从高校基建财务视角提出基建合同管理在高校基建财务工作中的运用途径和方法。

关键词：高校基建；项目编码；合同管理

近年来,我国高等教育事业大力发展,这对从事高校基建财务管理工作的人员提出了从传统会计角色向管理型会计角色转型的要求。本文分析了高校基建财务工作中合同管理的重要性，结合本人多年基建财务工作的实践经验，提出了构建健全的财务合同管理体制的方法，以期更好地满足基建财务核算的要求。

一、高校基建合同管理的重要性

高校基本建设合同主要由勘察设计合同、监理合同、工程承包土建合同、设备材料供货合同等构成。基建财务的合同管理是控制基建项目投资、保证学校基建项目实施的工作之一，也是基建财务部门深入介入学校发展建设的重要工作。有效的合同管理与控制有助于促进工程建设各方全面履行合同约定义务，保证建设目标的实现。因此，提高合同管理水平，完善合同管理体制对当前高校的基建发展工作意义重大。

二、监督基建工程合同的执行是基建财务工作的重要部分

高校基建财务的主要职责是面向与在建工程相关的财务工作，包括参与基建项目的预算、合同签订、审核、付款、决算、制定相关的基建财务制度、监督基建工程按合同方案执行。为了保障工程建设的项目资金能够按照合同的要求使用，基建财务部门必须严格依据年度基建计划对项目建设过程中签订的各项合同严格把关控制，对不符合规范或超越计划的合同及时采取有效措施予以更正。基建财务的管理人员要严格按照合同办事,按合同约定条款支付各类工程款项,以防止各类合同纠纷情况的发生。由于基建施工过程情况多变，有时会出现超出合同条款以外的施工，但因种种原因没有及时签订增补合同，这给日后施工单位随意违约创造了条件，也给基建财务执行合同及付款控制带来极大不便。如前几年我们建设一栋教学综合楼，在钢结构安装项目上，增加了超出合同以外的钢结构工程，因种种原因没有及时签订增补合同，以致后面和施工单位的谈判很艰难。如果在支付工程进度款时能严格按照所签订的合同条款办事，如付工程进度款时不能超过招标合同的中标额和工程进度款的80%，对基建项目实际投资超过合同中标价的，基建财务人员应及时地要求签订增补合同,对超过合同价又没有签订增补合同的，可不予付款。如果基建财务人员在基建工程合同管理中能充分发挥其监督职能，这类纠纷就会减少发生。

三、基建财务的合同管理经验分享———以南京师范大学为例

通过完善的合同管理，基建财务部门可以无须再为大量的工程合同付款、统计、查询等工作而烦恼，无须担心合同付款超支，提高工作效率。我单位———南京师范大学使用的是复旦天翼财务软件，在该财务软件中设置合同付款条件，超限自动提示，可以提供按工程项目代码、往来单位、序号统计的合同执行情况。这种方式便于按基建项目与业务单位建立合同关系，按合同进行各类统计查询。具体来看，我单位在基建合同管理上的经验做法可归纳为以下三个方面：

（一）前期工作

由于各种合同最终都要由财务人员执行，所以基建财务人员要积极参与整个基建合同签订的全过程。我单位的基建财务人员甚至参与招标书的制作、询标、议标、评标的全过程，以便对合同的各个条款有更透彻的了解。对于结算办法以及与财务有关的条款，要求财务人员能从财会角度提出合理化建议，帮助学校把好合同审核关。

（二）项目编码

基建财务人员根据基建合同原件设置财务项目核销代码。高校基建财务项目编码有：项目代码、往来单位代码、核销代码三种。一是项目代码：在我校基本建设的账务处理中，项目代码代表需要具体归集成本费用的建设对象，比如一栋学生公寓、一座图书馆等。为了便于分类统计管理，我们用1至9共九个数字中来设置项目代码，每个字段表示项目的不同属性。一至二字段表示该项目所处学校的校区和项目所属类别，三至四字段表示在一至二字段属性下的项目顺序编号，如仙林校区理科科技楼建设项目：仙林校区项目所属类别00，理科科技楼在仙林校区基建项目的项目顺序编号82，因此，理科科技楼建设项目代码为0082。二是往来单位代码：基本建设的账务往来单位主要是和基建项目往来相关的单位，如工程项目承建方、工程项目设备供应方等，我们用1至9共九个数字来设置三个字段的往来单位代码，如南通四建单位在我校基建财务的往来单位代码为705。三是核销代码：核销代码是为方便往来业务的归集和统计而设置的。由于需要核销的每笔往来业务均可归于某一特定的项目或合同，所以把项目代码和往来单位作为核销代码来使用将非常方便。同样如理科科技楼建设土建安装经济业务，该业务的核销代码为00827051，第八位“1”为南通四建单位在仙林校区理科科技楼项目的顺序编号。

（三）合同财务管理

对于合同档案，做到随时可查。我们在第一次付款时，要求业务单位提供合同的原件，并且作为附件装订到会计凭证中。以后每次支付进度款时，需要业务单位提供合同的复印件和工程进度表，并作为附件装订到会计凭证中，方便随时可查。对于合同执行，凭证录入方面，能够做到超额付款及时提醒。在基建会计科目设置上，我们增设了合同管理类两个一级科目，分别为“应结算合同”，科目属性为项目核算，“应结算合同”下设两个二级科目，分别为“原始合同”“变更合同”；另一个一级科目为“合同金额”，科目属性为项目核算及往来核算。与其他高校不同，这两个科目是我校为在财务方面进行合同财务管理而设置的，也是我校基建财务管理独特之处。每一个项目的建设都由若干个不同的经济业务组成，而每一笔经济业务的执行必不可少地要签订合同来加以约束。基建财务人员在支付基建项目经济业务第一笔工程进度款时，所用会计分录如下———借：“预付工程款”，贷：“银行存款”，同时借：“应结算合同”，贷：“合同金额”。预付工程款、合同金额的科目属性皆为项目核算及往来核算。复旦天翼财务系统里往来核算需填制辅助账核算信息，辅助账核算信息里需填制核算代码与往来单位代码。在以后支付的工程进度款时，借：“预付工程款”，贷：“银行存款”。这样，在工程款的支付、付款总额统计、项目清理与结转等环节，如需要对已支付的款项进行查询和统计，可以运用财务项目核销代码为关键词在系统往来账本中查询以提高工作效率和准确度。如果合同业务尚未决算审计，查询的借方金额为已付款金额，贷方为合同金额数，贷余为按合同金额减已支付金额的余款。这样就使得该建设项目的合同台账可以一目了然。此项经济业务结束时，凭决算审计报告和合同内容，财务人员记账所用科目，借：“建筑安装工程投资”，贷方要冲减前期支付的经济业务进度款，即贷：“预付工程款”，根据合同，留下质保金；贷：“其他应付款”，差额支付余款，贷“银行存款”，同时冲销合同管理类“应结算合同”“合同金额”。系统中往来账本查询功能中以核销代码作为查询关键字查询该项业务时，在系统中将查询功能选择为“包括已对冲项”，得出的查询结果为该项业务合同工程款的历年支付情况，通过对各个年度的相应数据的比较分析，可得出每个年度工程资金投入使用情况，这样对于合同执行的进度，就可以一表呈现。若在系统中将查询功能不选择“包括已对冲项”,得出的只有该项业务的应付往来单位的质保金。

四、结束语

笔者结合一线的基建财务部门工作经验，就如何改进和强化高校财务系统的管理与建设，推动基础建设中的合同管理提出了相应的改进措施，以期提高高校基建财务的工作效率。随着高校基本建设的发展，高校基建财务管理人员应在工作中不断探索和创新，不断完善高校基建财务管理工作，保证学校基本建设资金安全使用，为领导和相关部门提供合理准确的财务数据，充分发挥基建财务人员在项目决策中的控制作用。

作者:曹翠玲 单位:南京师范大学财务处

参考文献:

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[2]寇立梅.学术探讨[J].2011（,02）.

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