医院后勤合同档案管理探讨

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摘要：结合医院工作实际，分析了医院后勤合同档案管理现状，指出了存在的问题，提出了针对性的解决方案。

关键词：医院后勤；合同档案管理；后勤管理

一、医院后勤合同档案管理现状

2019年，北京大学第一医院（以下简称“我院”）总务处下设办公室、供应科、物业管理科、修建科、动力科、餐饮管理中心、汽车队，共计7个科室，涉及货物采购、服务采购、工程施工、设备维保4个类别的合同签订，共计归档合同219份。我院后勤合同档案实行双线管理，即合同转签涉及的过程文件及合同文本除在相应监管科室留存外，所有合同还须在总务处办公室归档留存。监管科室在日常工作中，须参照合同约定对对方提供的货物或服务等进行监管检查、付款验收。在一个服务期将要结束时，监管科室须参照现有合同对下一服务期的金额等各方面进行测算，起草新合同，而总务处办公室留存的合同文本及过程文件除了可以作为各科合同档案的备份外，还有一个重要作用⸺院区将合同档案送至总务处办公室，实效性较差。当合同档案在办公室归档时，在接受检查时便可及时提供所需材料。监管科室作为合同的的起草及执行部门，在合同归档时留存合同过程文件、合同文本原件及投标文件正本，总务处办公室作为辅助归档的部门，仅留存过程文件的复印件、合同文本原件及投标文件副本。

二、医院后勤合同档案管理存在的问题

（一）合同档案储存空间不足

每年总务后勤须要归档的合同近200余份，且近几年后勤合同归档数量逐年上升，每一份合同须归档的纸质材料较多且占用大量的储存空间。我院地理位置特殊，处在北京老城区，生产生活用房资源十分紧张，且医院在考虑用房安排时，会优先考虑各临床医技科室医疗业务用房需求，故后勤合同档案储存空间不足的问题日益突显。

（二）合同档案查阅不便

因我院办公用房资源紧张，往年的合同档案只能存放在离日常办公地点较远的地下库房中。这些合同虽已过合同履行期限，但若以后因检查或其他原因须要临时查看时，拿取十分不便，会因为没有统一的合同档案搜索系统而浪费大量时间。

三、解决方案

随着医院信息化系统功能逐渐完善，后勤合同档案管理也将进入线上信息化系统管理阶段。我院今年在原财务系统中拓展了合同管理模块，开始启用合同线上转签，但由于处于过渡期，目前采取的是线上线下双转签模式。所有后勤合同在开始转签时就须要将电子版转签过程文件及合同文本上传至信息化系统中，在合同转签过程中，审批人即可在线上查阅、审批合同资料，合同在线上转签完毕后会自动在系统中归档，再次查询时只需输入关键字即可，如需要纸质版文档，可随时进行下载打印，也可多人随时在信息化系统上查询。线下转签的合同也仅保留过程中较为重要的阅办单和一份纸质版合同，其他过程性资料均可在线上进行查阅。当前，各公司的投标文件占据空间最大，但是目前我院后勤除了中央政府采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务项目是由中央政采网进行电子招投标，可留存电子版带有电子认证证书公章的开标一览表、资格审查材料、投标文件及网站上的相应采购公告、采购结果公示外，其他项目还须留存相应的纸质材料。为解决空间占用的问题，我院的院内论证项目也将采用电子招投标方式。以往的合同组卷中主要包括阅办单、采购论证流程性资料和合同。根据医院实际情况和《电子招标投标办法》《中华人民共和国电子签名法》，在档案管理过程中将对以往的合同进行扫描，形成电子版文件，这样既解决了空间占用问题，又解决了查阅不便的问题。同时对以往合同进行分类、按部门进行编号，并形成合同清单，须要查找时在目录下进行搜索，随后根据编号进行查阅即可。

四、结束语

相信在信息化时代的大背景下，医院会借助互联网及信息化系统对后勤合同档案管理进行越来越规范且成熟的管理，未来医院后勤合同档案管理会取得更大的进展。

参考文献

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作者：张雨霏 李思童