依托项目管理优化高校后勤资源配置

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［摘要］把现代企业中项目管理的理论和方法借鉴到高校后勤管理中来可以优化资源配置，提升后勤工作效能。本文基于对项目管理内涵和意义的理解，以项目论证、项目规划、项目动态管理为方法和视角，对如何通过项目管理促进高校后勤资源的优化配置提出了建议和思路。

［关键词］项目管理；资源配置；高校后勤

高校后勤系统是高校改革与发展的重要支持系统，为高校科学研究、人才培养、社会服务和文化传承等功能的实现提供保障。后勤管理现代化水平直接影响到高校的办学水平，而资源配置是管理现代化的核心要素。树立新型管理理念、依托项目管理优化高校后勤资源配置，对于提升大学办学质量、创建高水平大学具有重要意义。

一、项目管理对高校后勤资源配置的意义

伴随着人类社会的产生，尤其是在解决日益复杂的任务时，分工和协作变得越来越普遍，以项目的方式推进任务的完成逐渐被人们所熟悉。项目管理作为专业术语出现是在20世纪50年代，随着管理理论运动的发展以及管理学科的成熟，项目管理成为专门研究领域，以前所未有的速度在各个应用领域得到发展。高校作为公共部门的一个重要组成部分，其管理机制和运行模式深受工业主义逻辑的影响，科层制的影响根深蒂固，组织规模庞大，层级较多，自上而下的命令链条较长，“控制”的特征较为鲜明，管理效能有待提升。在这种情况下，资源附着于等级制序列，通常以条块方式进行分割，资源配置方式较为单一，部门间边界清晰但相互较为封闭，资源之间流动性差，资源利用率较低，因为流动而创生新资源的可能性较小。项目管理与传统管理方式的最大区别在于注重系统观，聚焦核心任务，在一定范围内重构权力体系、重组资源体系，它涵盖了多个部门的组合管理，有助于提升资源配置的灵活性，同时可以加强团队建设。在项目管理中，各个组成部分相互作用，相互依赖，为了一个共同的目标而工作。把不同部门分管的工作打通整合，凝聚公共目标和价值共识，责任、权力和利益相互结合，从流程上将决策、执行和评估分开，做好设计与规划，各个环节目标一致、相互支持。项目管理的全过程以系统论为依据展开。如果说在传统的管理过程中，更加关注部分和要素的优化，那么在项目管理过程中，除了关注部分和要素之外，更加关注关系，从而形成部分之和大于整体的系统效应。重视文化和价值引领的、动态的、综合性的管理与综合协调的项目管理更有利于项目目标的达成，同时做好时间、人力、物力成本的控制，做好技术、风险管理，从而体现职权明晰、以人为本、关注成本的现代管理特征。

二、基于资源优化的项目动态管理方法

高校后勤是一个大系统，在项目管理过程中，应按照服务育人和办学质量提高的原则分解成各个子系统，即一个个项目，相关教职工对所接受的项目负责，而不仅仅是对某一具体任务负责。这样既有利于团队明确工作目标，也有利于发挥员工的能动性，更有利于干部和团队成员的资源整合。尽管有的项目不可量化，但却是更加具有挑战性的目标。运用项目管理的方式对资源进行配置是一个系统工程，项目规划是起点，项目规划的定位和方式直接影响到项目管理的进程和效果。（一）项目规划。项目规划是项目组依据项目目标、团队功能特点、实践基础等对项目实施过程中进行的各种活动做出的系统设计与安排，不仅是一个自上而下的过程，也是一个自下而上的过程。规划围绕总体目标做出长期目标、短期目标的协调，确定具体目标和任务，设计任务进度表，并做好实践基础、资源情况的调查和摸底，了解组织成员的需求。在这个过程中，一方面要突出高校后勤管理的已有优势，另一方面聚焦解决突出问题。在项目管理与实践中，要处理好项目规划与组织目标间的关系，处理好不同项目间的边界，避免资源内耗，明确项目内部多维体系，通过制定项目规划，后勤各部门能充分利用时间和空间，进行各种技术和方法的比较与优化，节约各项资源。需要强调的一点是，项目规划的完成，并非是项目规划过程的结束，充其量只是阶段性目标的完成。应以动态变化的理念看待项目规划，依总体目标、问题解决、实践情境、任务推进的情况及时修订，以确保项目规划的有效实施。在整个项目生命周期内，项目规划过程与项目综合变更控制是一个多次循环往复的过程。［1］资源配置的有效方式是建立资源库并建立资源互动的规则。管理者必须明确人力资源、技术资源、财务资源、信息资源等的占有和分布情况，分析优势和劣势，把握资源流动和创生中的价值诉求，定期开展资源使用效率的评估。同时，学校要重视建设学缘结构合理、知识体系多元的项目团队，既要包括成员的选拔，也应包括对团队成员的培养。（二）项目进度管理。进度是衡量管理水平的重要标准之一，进度管理是项目管理的重要内容。进度管理是基于项目总体价值、运用现代信息技术手段和科学方法对项目推进的过程、阶段性成效、各个阶段间的关系进行管理和控制。在与项目质量、项目费用和项目目标协调的基础上按时完成。时间、成本、质量是项目进度管理要聚焦的主要维度。首先要明确进度管理人员，做好人员培训，明确任务和责任，结合组织结构变革和项目团队建设，形成网络系统，依据项目的复杂情况，有时可能会形成多中心决策体系，在做好项目分解的情况下确定项目进度子目标。同时，还可以运用现代信息技术和资源做好进度管理的保障。要求管理人员能及时发现项目执行与项目规划之间的差别并进行分析，已确定是纠正的偏差还是正常范围内的问题。这需要对项目的执行状况进行有效的诊断，否则即使是小的问题也很有可能会变成大问题，对组织和项目造成更大伤害。进度管理是避免这种伤害的重要手段，根据项目的实际情况制定科学有效的指标体系，做好阶段性诊断和进度管理对科学有效解决问题非常关键。（三）项目风险监控。项目风险监控包括风险识别、风险度量、风险分析、风险应变和风险控制的系统过程。风险控制的作用是将项目发生不良后果的可能性减小到最小，通过对风险的影响做出结合实际的评估，将由于不确定性造成的损失减小到最低限度［2］，从而减少资源浪费。项目风险管理应该始终贯穿高校后勤项目管理的全过程，通过系统、全面、科学地对项目风险进行全过程管理，有效预测风险点，提高后勤管理的质量。在进行项目风险监控时，首先要对风险进行识别，风险识别不是一次事件，而是一个过程，应该有意识地构建风险识别机制，自始至终存在于项目推进的过程中。风险识别包括识别风险点、评估风险产生的条件、描述风险特征并确定产生风险的空间，这是一个多维的内容模型。常用的风险识别方法包括头脑风暴法、德尔菲法和座谈法等，以此建立通达的信息沟通机制和反馈机制，进行信息管理。项目负责人应该依据风险对目标的影响程度对项目风险进行分级排序，对风险进行量化评估，尽可能推断出风险发生的概率和风险对项目目标的影响程度，从而利用面谈、决策分析模拟的方法制定风险应对策略。风险应对策略是在对风险量化评估结果的基础上，运用现代信息技术手段，依据项目管理目标科学制订方案降低风险、规避伤害、主动构建策略的过程，一般包括如下环节，即回避、转移、缓和与接受。风险回避是指依据现有条件改变项目规划，从而消除风险或消除产生风险条件以保证目标的实现。［3］项目团队不可能回避所有风险，但通过详细的计划和监控可避免一些具体的风险。风险转移不是降低风险发生的概率和不利后果的大小，而是通过制定有效措施将尽可能转移风险的损失，实际上这个过程并没有消除风险，只是因为将管理责任交给第三方所以降低损失。风险缓和是降低风险发生的概率，或者将风险带来的不利影响降低到预期中可接受的水平。事实上，并不是所有风险都可以回避或者缓和的，有时接受风险是一种不得已的选择。接受风险是以面对风险为基础，同时接受风险可能带来的后果。接受有时是主动的，很多时候却是被动的。根据风险监控的实际情况积极做好预防、主动采取措施会降低成本，有助于取得更好的效果。（四）项目沟通。高校后勤项目沟通又称项目信息体系构建，是指在项目推进过程中搜集、分析、加工、交换并最终运用项目过程中产生的信息的过程oX＾J？于后勤管理来说，尤其是在互联网迅速发展和人工智能时代，做好信息沟通和信息体系建设，就是掌握了项目管理的主动权，有利于更好地配置资源、形成支持体系、高质量地完成项目目标，从而为决策提供依据。通过信息沟通、丰富的信息流动起来，多元主体因为意见的交换联结贯通起来，在个体、团队和组织层面形成信息网，围绕共同目标真正成为一个整体。信息沟通还能满足人的情感需要和心理需要，在信息交换的过程中，人们通过思想、信息交流，也会减少冲突，改善关系，凝结情感，形成了项目管理重要的、同时也是非正式的基础。各个项目负责人需要了解项目信息在什么时候，以什么方式进行交流最为有效，不间断地维护项目内部与外部之间良好的沟通，从而保障高校后勤管理项目的顺利进行。

参考文献

［1］蔚林巍．21世纪的项目管理［J］．企业管理．2001（10）：5－22．

［2］李宝宝．内控视角下商业银行操作风险管理研究［D］．南京航空航天大学博士学位论文，2013：12．

［3］李晓峰．企业技术创新风险测度与决策及其预控研究［D］？四川大学博士学位论文，2005：37．

作者:程鑫 单位:清华大学接待服务中心