浅析医院后勤合同档案管理

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摘要：概述了医院合同管理的重要性，结合某医院具体实例，详细阐述了合同文件分类、合同签署、文件存档等文件管理过程中存在的问题及改进措施。

关键词：医院后勤；合同；内部控制；规范化管理

后勤部门是保障医院正常运行的坚实后盾，其工作内容涉及水、电、暖、气的保障，日常维修、物资采购、土建施工、设备维护等。后勤系统与外单位的合作关系较为广泛，合作对象中既有小型私企也有大型上市企业，既有同行事业单位也有行政监督部门。那么，在对外洽商的过程中如何维护医院的合法权益，减少合同纠纷引起的仲裁、诉讼事件，成为医院后勤管理者十分关心的问题[1]。根据《行政事业单位内部控制规范（试行）》，合同管理指医院为实现合同目的，依据相关法律法规及本单位的内部控制制度，在立项、谈判、起草、审批、生效、履行、变更、纠纷解决以及合同归档的整个工作流程中所进行的一系列行为的统称[2]。合同文件的管理是一项繁杂而艰巨的任务，管理过程中的疏漏极有可能造成不良后果，如合同签署流程不规范，管理制度不健全，未按照逐级审查的顺序提出修改意见，造成多部门管理的边际盲区或者合同签订滞后于项目的实施[3]；对履行招标程序的项目的审核把关不严，合同内容违背招投标文件规定的实质性要求（如金额、工期、付款方式、技术标准不一致），将面临合同无效的后果；缺少电子版目录信息，无法随时统计合同信息，导致错过维保到期时间、项目付款进度不详，尤其是在岗位交接时容易出现由材料丢失导致的推诿扯皮事件。承德医学院附属医院成立于1934年，是集医疗、教学、科研于一体的大型三级甲等综合医院。其本部院区占地40亩，建筑面积为116000m2，后勤保障处现有职工110人，目前实行部分服务外包的运营模式。自2015年初至2018年底，后勤部门共签订合同、协议书等193份，并且在合同管理过程中积累了一些经验。

一、合同文件分类

（一）基础保障类合同。包括自来水、电力、燃气、供热的采购合同等。此类合同中的服务往往由乙方公司独有，采用制式合同文本且不允许修改。后勤合同管理人员尤其要注意储费余额，配合乙方人员定期查表抄数，决不可让医院的基础保障供应中断。（二）单一来源型合同。包括生活垃圾运输及处置、医疗废物运输及处置、危险品运输及处置、污水检测、液氧供应、专利设备维护等服务的采购合同。提供此类服务的单位较为有限，为了保证医院的平稳运行，建议长期互利合作。但是，在拟定合同条款时应充分维护院方利益，约定乙方责任义务，合理划分不可抗力发生时的风险范围。（三）小额零星维修、货物申购的合同文件。包括科室申购单、主管院领导批示、授权委托书、合同文本、资质证明、廉洁承诺书、验收报告、付款发票凭据等。（四）其他。在公开招标类项目中，除了小额合同所需的文件外，还应具备：院领导会议纪要、预算审批单、招标文件、投标文件、中标通知书。施工类招标项目还应附带工程量清单、图纸资料、造价预算书和审计结算报告。招标项目是审计监察部门抽查的重点，数年之后文件材料被调取翻阅的可能性一直存在。由于资料较多，对档案管理员的工作能力是一种考验，要严格执行医院“三重一大”规定的程序要求。

二、合同签署

合同文本的起草一般应由乙方（服务商）完成，因服务商对该项目的技术条款比较熟悉，多数都具备现成的模板，这节省了后勤人员制作合同的时间成本。但对合同条款应该严格审核把关，合同管理员初审后进行格式修正与条款勘误，然后由归口部门对技术条款的可行性进行审核，财务部门对付款方式的经济合理性进行审核，法律顾问对风险权益的公正性进行审核。汇总分析多方的修改意见，然后与乙方服务商沟通洽商。待双方达成一致后，由乙方的经办人、负责人签字、盖章，并签订项目的廉洁承诺书。后勤经办人、部门负责人、主管院领导依次签字，做到逐级审核与风险分摊，经法人授权后交给院长办公室，盖章后生效。合同原件的份数应满足双方付款、备查、存档的需求，骑缝章必须均匀覆盖每页文本。为了督促服务商在合同期内尽职履行相关义务，建议在合同里约定详细的测评条款，后勤归口班组定期对维修维保人员考核打分，分值与结算费用挂钩。测评可以提高服务商的工作积极性，促进双方共同发掘改进措施。这样，从合同的拟定、签署，到执行、考核，再到督促、改进，就形成了PDCA闭环管理。

三、文件存档

从合同签署的流程就可以看出每一环节的审批单据都必不可少。付款结算或双方发生财务纠纷时，往往距原始合同签订已经过去了一年以上的时间，如果后勤的合同档案管理人员没有分类存档和随时记录的好习惯，那么与日俱增的档案资料会令其手忙脚乱，甚至因资料丢失而补写说明从而增加额外的工作量。建议从以下几方面改善工作质量、提高工作效率：为保证工作的连续性，后勤领导根据文件数量安排人员负责合同档案的日常管理，择优遴选的员工必须具备细致、责任心强的综合素质[4]。定期组织多部门的合同管理人员互相交流学习，鼓励其参加专业化的培训讲座，必要时聘请律师进行《合同法》的解读和案例分析，争取在对外的合同谈判过程中变被动为主动。设置专门的档案库房，把招投标项目的全过程资料按时间顺序扎捆摆放（含招投标文本、开标记录、公示信息、中标通知书等）；将申购单、会议纪要、合同文本、验收报告、资产入库单、发票复印件按时间顺序分类储存到档案盒。库房钥匙由合同管理员和后勤处长保管，严禁私配、多配钥匙。档案文件的查阅和外借必须执行领导签字审批程序。为方便文件的信息检索，给每个档案盒制作EXCEL版电子目录。尤其是作为档案资料核心的合同文本，在存档时应扫描上传并填写详细的目录信息汇总表（表1）。虽然内容条款录入工作略显繁琐，但是前期录入的目录信息越详细、越规范，就越能减少后期人力资源成本的投入。无论是合同文本的查找、项目信息统计，还是岗位人员交接，都能够减少错误，可谓一劳永逸[5]。如果医院的条件允许，可以采用先进的信息化管理工具。无纸化、信息化是医院后勤的发展方向[6]。

四、结束语

合同档案管理是医院后勤工作的重要组成部分，签订一份完整的合同文件需要多部门（财务处、资产管理处、院长办公室）协调配合。随着审计部门内控措施的日臻完善，后勤应建立规范化的管理制度和行之有效的审批流程，使本单位在对外经济活动中提高资金使用率、促进双方履约能力。对相关档案资料进行合理化分类和信息化登记，能够减少文件遗失的风险、提高日常工作效率，同时有助于从宏观上把控预算金额和实际支出的差距。在实际探索中，后勤部门也可以引用先进的管理方式（如品管圈）对外包服务项目进行全过程考核评价与督促改进[7]。总之，医院领导对合同档案的管理应给予足够的重视，结合本单位实际情况提出改进措施，促进后勤工作的精细化。

参考文献

[1]高亚超.浅谈医院经济合同的全过程管理[J].财经界(学术版),2016(11):151-152.

[2]财政部.行政事业单位内部控制规范(试行)[EB/OL].[2019-06-03].kjs.mof.gov.cn/zhengwuxinxi/zhengcefabu/201212/P020121217597514416790.pdf.

[3]刘欣.医院合同管理内部控制的探讨[J].中国集体经济,2018(31):77-78.

[4]高彦兵.公立医院合同管理内部控制探讨[J].财经界(学术版),2016(21):367.

[5]诸葛立荣.医院后勤院长实用操作手册（第二版）[M].上海:复旦大学出版社，2018:257.

[6]汤雅琳,王伟.闭环控制的医院合同信息系统建设[J].电子技术与软件工程,2018(19):227.

[7]邹佩琳,王道雄,张洪敏,等.品管圈在医院后勤合同管理中的应用效果[J].中国当代医药,2015,22(32):176-179.

作者:肖天辉 苏柳文 段然 单位:承德医学院附属医院