后勤档案管理信息策略与优化研究

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[摘要]后勤档案管理工作，作为一种辅助性、参考性、服务性的工作，对于单位的核心竞争力与可持续发展至关重要。后勤档案管理工作宜以信息策略，建构利用与服务这一双重核心，依托信息化发展，实现档案管理的综合建设，以实现信息化介质、信息化效能、信息化体系的全面优化。

[关键词]后勤档案；管理；工作信息；策略；优化

后勤档案管理工作，攸关单位的历史真实面貌、业绩成果与经验总结，是单位运营发展最为关键的第一手信息来源，是单位科学运营、长足发展的基本依据与强有力支撑，对于单位的工作质量与效率非常重要，同时，更关乎单位的信息效能，并由此决定着单位未来的发展方向与前途命运。信息时代的后勤档案管理工作，正面临着必须因应“互联网+”的时代变革，针对新时代、新技术、新环境的改变，针对后勤档案管理工作进行信息策略调整与信息优化升变，已经成为后勤档案管理工作的当务之急。

一、后勤档案管理工作信息问题

（一）后勤档案管理工作的信息弱化问题。后勤档案管理工作记载着详尽的单位发展信息，涉及广泛的企事业发展印迹与历程，后勤档案管理工作信息，既是后勤工作本身的重要信息资源，又是整个单位基础建设与未来发展的重要信息资源，不仅能够为单位的决策者起到助手作用，而且能够为单位的管理者起到参谋，甚至是参与决策等举足轻重的作用，后勤档案管理工作的顺利开展，能够显著地促进整个单位的运营质量与效能。后勤档案管理工作作为一项不可或缺的管理工作，由于其基础性、服务性、辅助性的特质，因此后勤档案管理工作一直处于被轻视、少投入、弱建设的现状，这种现状对于单位的发展极为不利，更将对后勤工作的管理、运营、服务等产生较为不利的负面影响。（二）后勤档案管理工作的信息滞后问题。后勤档案管理工作作为一种运营辅助、管理参考、多部门服务性的档案管理工作，与其他几乎所有部门，都有着业务与管理方面的交叉往来，所涉及到的部门，所涉及到的业务，所涉及到的人、事、物均较为复杂。因此，后勤档案管理工作本身如果杂乱无章，则会使得后勤档案管理工作无法为单位发挥辅助、参考、服务作用，更无法实现档案信息资源与单位发展的最佳匹配，致使整个单位的信息出现紊乱与滞后。鉴于后勤档案管理工作有着类别繁杂、事无巨细、形式各异等独特的档案管理特质，因此，针对后勤档案管理工作信息的策略与优化，已成为提升与强化后勤档案管理工作的重中之重。

二、后勤档案管理工作信息策略调整

（一）后勤档案管理工作利用与服务策略。后勤档案管理工作本身，具有信息结构与信息构成复杂的先天性特质，信息结构方面涵盖了多种类型的跨部门档案，信息构成方面以基建项目档案为例，其本身就是一个完整的具体而微的子档案类型，可以将其归于档案中的档案。基于上述两方面的原因，后勤档案管理工作的利用策略，应以妥善保管、分类编目、集成著录为先，同时，应将后勤档案与单位所涉及的各个行业，进行服务方向上的大力拓展，强化后勤档案的可利用性，针对不同的信息结构与信息构成，进行分门别类，实现后勤档案信息的综合编目、综合著录、综合标引，综合查询。（二）后勤档案管理工作信息化发展策略。从后勤档案的信息价值层面而言，后勤档案中涵盖了单位的管理工作、服务内容、项目建设等全方位的档案内容与相关信息，信息化架构的创设与完善，能够在信息化条件下，以更为严格的程序，有效规范后勤档案管理工作，所有的档案管理工作信息都能够在集约化的管理下，即时实现档案内容与相关信息的主动快速纳入，从而确保芜杂的档案内容信息不会出现任何纰漏与疏失。具体的信息化发展策略，应根据后勤档案管理工作的特质，针对不同的档案进行不同的信息化开发，使得文书类、财务类、设备类、建设项目类档案类型，既能够各得其所，又能够集中管理、集约归档、集成查询。（三）后勤档案管理工作综合建设策略。后勤档案管理工作本身就是一项综合性较强的工作，唯有在综合建设的过程中，进一步实现档案管理工作的资源整合、资源综合与资源融合，才能够更好实现后勤档案的综合化利用，搜全、分好、编妥，是后勤档案管理工作的先期综合建设基本策略；用活、用好、用精是后勤档案管理工作后期综合建设的基本策略，而二者的深度融合，则恰恰是整个后勤档案管理工作的整个综合建设策略。后勤档案管理工作综合建设策略的关键，还在于应全面提高本身的管理水平与跨部门、跨行业、跨层面的服务水平，同时，更应以业务端的档案结构与档案构成的规范化整理与归类，以及进一步的综合编目与综合著录，为进一步的后勤档案管理工作优化，打下规范化的数字优化、效能优化、体系优化的升变基础。

三、后勤档案管理工作信息优化

（一）后勤档案管理工作信息介质优化。传统介质时代，由于后勤档案管理工作繁杂的特点，传统介质的后勤档案编目、著录、整理、查询工作量巨大，往往无法跟上人、事、物流动速度的节奏，致使后勤档案管理工作，存在着较为严重的滞后性，因此，进一步提高后勤档案管理工作的现代化信息优化，首先应由后勤档案管理工作信息介质入手，实现信息介质的全面更新换代，由传统的纸质记录模式，向可视记录模式升变；再由可视记录模式向数字记录模式升变；最终由数字记录模式向机器识别代码的人工智能模式升变，针对种类相对其他类档案而言，更加庞杂的后勤档案，在人工智能机器识别模式下，由机器识别形成更加完善、更加系统、更加规范的后勤管理工作档案。[1]（二）后勤档案管理工作信息效能优化。后勤档案管理工作效能优化的关键性基础，在于先期的信息介质优化。没有先期介质优化的支撑，就没有后勤档案管理工作的效能优化。后勤档案管理工作的介质优化，使得后勤档案管理手段，在人工智能机器识别模式下，变得快捷高效起来，较高的时效性，为进一步管理优化与管理创新，提供了档案管理工作发展的牢固基础，全数字化的多模态后勤档案，也为信息效能优化提供了坚实的基础，在全数字化多模态下，可以进行全信息化的全文检索，彻底取代了传统的仅限于分类、部门、人员、标题的有限式检索，从而进一步提高了后勤档案管理工作的整体效能，这种信息效能优化，为信息体系的进一步优化，奠定了坚实的发展基础。[2]（三）后勤档案管理工作信息体系优化。后勤档案管理工作应针对服务、运营、管理等一系列单位发展支持，进行成体系化的大幅优化，应及时更新管理理念、途径、手段，及时因应单位发展，进行可持续的后勤档案管理工作创新，为单位的核心竞争力促进，提供不可或缺的依托。具体的体系优化路径，首先，应在后台创建后勤档案管理的大数据与云计算中心，其次，在前台创建后勤档案综合查询与利用服务系统，最后，以移动查询的支持，为5G时代的到来，做好因应5G时代的充分准备，同时，更应积极引入人工智能等高科技时代的先进武器，充分利用高科技工具进行后勤档案管理工作的信息前瞻建构与优化利用，并且，在信息优化的同时，展开不懈的积极研究，以进一步探索后勤档案管理工作更有效的信息策略与信息优化手段。[3]后勤档案管理工作是单位可持续发展与提高竞争力的一种有效途径，后勤档案管理水平，从一定程度上反映了单位的整体管理水平，后勤档案管理全文检索查询的效率，从一定程度上反映了单位整个管理体系运作效能的高低。后勤档案管理工作的信息策略主要包括利用与服务、信息化发展、综合建设等相应的务实策略，在此基础之上，针对后勤档案管理工作的特质，进行基于介质、效能、体系的全方位信息优化，才能最终达致后勤档案管理工作的整体升变。

参考文献

[1]杨红.大数据时代提高医院档案管理水平的策略探讨[J].临床研究,2019,27(11):197-198.

[2]李婷,张杨.大数据时代做好档案信息化管理工作的策略[J].办公室业务,2019(22):98+110.

[3]孟新娟.大数据时代高职院校档案管理的优化策略分析[J].传媒论坛,2019,2(21):147-148.

作者:崔丽丽 单位:南京审计大学