办公室后勤保障管理及问题处理探析

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【摘要】加强后勤保障管理效率有利于提高办公室工作质量，事业单位的后勤管理业务比较繁杂，物资的应用与采购都包含其中。本文将结合办公室后勤保障管理的工作要点，结合实际问题，讨论完善工作制度、建设人才队伍、推进信息化技术、深化责任意识等处理策略，帮助事业单位做好物资控制并实现可持续发展。

【关键词】事业单位；办公室；后勤保障

改革开放以来，我国事业单位不断发展，其内部职能与管理模式都在逐渐发生改变，为了满足后勤办公室的实际工作需求，需要提高后勤保障质量，提高人员大局服务意识。办公室是事业单位内部的“润滑剂”。祈祷着承上启下、内部沟通、协调安排等工作，因此更应该针对现存问题制定科学、合理的管理计划。

一、事业单位办公室后勤保障管理作用

事业单位具有一定的社会服务属性，其能够为群众提供的服务业务包括了文化、教育、卫生、环保、科学等多个方面。事业单位本身不以盈利为目的。而开展科学合理的后勤保障管理工作，能够有效控制单位运行成本。因为事业单位所开展的业务类型比较复杂，所以后勤工作要具备规划性，才能确保业务活动的顺利开展。而且后勤往往需要负责对事业单位固定资产、物资采购、车辆、对外接待等事项的处理，所以后勤管理风气对于整个事业单位都有至关重要的影响。

二、办公室后勤保障管理工作及问题处理策略

（一）完善工作制度。我国很多事业单位的起步时间比较早，虽然内部设定了后勤保障及管理制度，但多是在20世纪90年代或本世纪初期落实的，但是随着我国近几年社会改革的深入，这些管理制度对事业单位工作的实际适配性已经开始降低，导致制度的应用过于表面化。制度是工作执行的堤坝，因此制度内容也应当做到与时俱进，和社会主义改革形势相接轨。例如：某单位后勤保障部门在发现单位停车数量增加后，就对应提高了对车辆的管理效率，合理增加车位，单位人员可以享受更高的车辆安排服务。因此，想要从根本上改善后勤保障现存问题，就需要调整制度内容，使其发挥出应有的管理作用，从事业单位实际工作情况入手，协调好各科室之间的关系，俗话说，没有规矩不成方圆，管理者应加强对制度的重视。与此同时，在完善工作制度后，还需要提高服务质量，将服务内容向着多元化方向拓展，倾听群众的意见，让单位内部所有人员积极发言并提出建议，并结合实际情况对意见或建议进行改进并投入使用。这样一来，工作人员会提高对单位的信任度，并认识到自己是单位的一份子，不仅仅工作积极性会有所增强，同时岗位责任性也会提高。在收集员工建议时，可以采用互联网投票、问卷填写等方式[1]。（二）建设人才队伍。目前，我国大部门事业单位中人员结构年龄偏大，甚至还有一部分兼职人员担任后勤工作，高精尖的人才资源较匮乏，导致对信息技术、现代化管理理念的吸收效果不高，例如：很多后勤人员都是通过内部举荐或者其他岗位临退休调配过来的，并不具备专业的业务处理能力。如果长此以往，会严重影响后勤保障的工作质量，不利于事业单位业务的开展。近几年我国事业单位中制度、思想上的改革内容较多，所以需要后勤人员提高对应的认知。想要建设出一支高水平、高能力、高质量的后勤人员队伍，首先应做好人才招聘工作，在招聘时强调人员的专业性，提高录用门槛，确保招聘渠道的透明、公平、公正、公开。只有严肃人才选拔环节，才能为后期保障部门输送更多专业性人才。同时，还需要对在岗人员做好定期的技能培训工作，通过专业化、系统化、规范化的课程结构，使其提高自身专业知识储备，增强业务能力。例如：可以邀请一些专家学者进入单位进行讲座，潜移默化中培养后勤人员的自主学习意识，并将理论与实践结合起来。对此可以采用激励机制，将培训考核的结果与个人绩效联系起来，从而加强后勤工作人员对岗位的积极性。（三）推进信息化技术。总理在2015年的政府工作报告中提出了“互联网+”思想，报告中制定了关于互联网+的行动计划。同年12月，我国总书记习在G20峰会上也提出，中国要深入落实网络强国的政策，打开网络文化的局面。随着社会经济水平的不断提升，事业单位需要处理的业务类型也在增加，为了保证后勤服务质量，就不能沿用传统的人工管理方式。人工处理方式多凭借经验行事，面对庞大任务量难免出现疏漏。另外，还有很多单位虽然响应国家号召引进了信息设备，但是使用率较低，多停留在写表格、发邮件上。信息资源在后期管理部门中的流通率有待提升。推进信息化技术的应用，已经是未来后勤保障管理工作开展的必然途径。因此，我们需要及时更新办公系统软件，构建网络信息共享平台，利用互联网、大数据、计算机快捷、方便、高效等优势，合理分配单位后勤物资。例如：将物资编码录入系统，在系统上即可判断物资是否需要补充，提高库存盘活率，实现精细化的管理目标[2]。（四）深化责任意识。从实际工作内容上来看，后勤保障与事业单位日常事务息息相关，例如：信息处理、档案分类、办公室卫生、安全保卫、物资综合管理、政策宣传等等。正是因为业务种类繁杂，才会导致一些工作人员的责任意识不明确，缺少对工作内容的量化及理解。古话说“不以善小而不为”，尽管后勤工作内容比较细化，但是却对整个事业单位的发展至关重要。因此从事后勤保障工作时，同样需要我们具有深耕意识，在岗位上踏实肯干、积极乐观。树立起自我奉献与群众服务意识。只有保持较高的职业道德素养，才能够在工作中保持较高的积极性，对材料撰写、档案管理、卫生清洁、接待服务等业务工作都要高度负责，业务水平要经得起推敲。

三、结论

综上所述，做好事业单位中的后勤保障管理工作，能够帮助事业单位顺利开展业务活动，为其提供必需的服务。后勤管理工作覆盖面比较广泛。且工作内容繁杂，例如：人事、离退休、资产、物资、文案管理等。为了实现高质量的保障管理目标，需要工作人员有全局意识，不断提高自身业务能力，保持进取精神。

参考文献：

[1]曹峰.基于精细化管理视角下的办公室后勤管理研究[J].中外企业家,2019(25).

[2]任乃艳.从信息化角度探讨如何提升后勤办公室工作效率[J].农家参谋,2018(10).

作者:邓衡 单位:湖南省体操运动管理中心