行政事业单位固定资产数字化转型对策

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摘要:科学的内部控制建立与执行是行政事业单位固定资产管理的重要保障。行政事业单位履职能力的不断提升，与其服务或业务相匹配的固定资产不断更新，要求行政事业单位具备现代化的高效的资产管理方式。为应对复杂多变的发展环境，经济社会正进行着全方位的数字化转型与改革。行政事业单位固定资产内部控制应用数字化转型不仅是单位降本提能增效的重要手段，也是提升行政事业单位资产管理水平的必要路径，更是完善固定资产内部控制的推力。文章主要从固定资产内部控制角度，对比传统管理方式，结合近年来基层单位审计中发现的固定资产管理问题，尝试分析现状原因并探究固定资产内部控制数字化转型的对策。

关键词:行政事业单位;固定资产;内部控制;数字化转型;对策

随着社会技术更新、产品换代加速，客观上单位需定期更新与其服务或业务相匹配的固定资产。资产种类多样化，管理要求精细化，促使单位思考高效的资产管理方式。从传统的信息化到数字化转型，能够有效提升固定资产管理水平，助推内部控制制度完善，并实现单位降本提能增效。

一、行政事业单位固定资产内部控制数字化转型的必要性

(一)履行基本责任的要求

行政事业单位是提供社会公共服务履行监督管理职能的主体，固定资产的支出、折旧与人员支出类似，都反映了单位履职成本。基层单位中，固定资产几乎构成单位非流动资产的全部，管理好每一项固定资产意味着用好每一笔对应的预算资金，这是每个行政事业单位的基本责任。内部控制是单位固定资产管理的重要保障，因固定资产属于实物资产范畴，《行政事业单位内部控制规范》试行文件也表明，资产控制是业务层面控制的重要组成部分，文件明确要求，单位应通过健全内部管理制度、加强岗位管理和关键流程管理，保障资产安全和使用有效。

(二)改善管理现状的要求

虽然固定资产的信息化管理系统应用已久，但从近三年的公开审计报告反映的问题来看，基层行政事业单位目前还存在着一些传统信息化难以有效覆盖的环节。随机选取的20份公开审计报告显示，基层单位固定资产管理问题经统计归纳主要有以下几方面:固定资产确认条件不清晰、登记不规范、出租出借手续缺失、租金未及时全额收取或上缴、报废核销不及时以及资产闲置等。问题基本上集中在传统内控模式难以彻底避免的实际管理层面，虽然这些问题可以通过审计发现，但审计手段多为事后监督，即使发现，很可能利益流失的现实已经存在。因此固定资产管理应利用比现有信息化系统更有效的方式加强事前与事中控制。

(三)提升内控水平的要求

信息化实现了从实物到系统的连接，固定资产从原始的手工管理到信息系统管理实现了较大跨越，信息传递与交流的效率提升，解决了一大部分问题。而数字化转型的本质是对传统信息化功能的扩展和提升，用更广泛的关联和协同效应来提高单位发现问题、加强控制的能力。数字化转型能够从具体业务与人为因素的角度出发，对固定资产内部控制的更多环节进行更为智能的管理，减少人为错误影响，最终增强内部控制效能，并且数字化的流程设计可以反向筛查内部控制制度的漏洞，完善现有制度。

二、行政事业单位固定资产内部控制数字化转型现状及存在的问题

(一)内控制度不完善

随着行政事业单位内部控制工作推进力度的加强，省级层面有关内部控制的指导性文件陆续出台，指导各基层单位开展内部控制评价、风险评估和年报等工作，促进单位制度建立健全进一步落实。在制度建设方面，大部分单位已经从仅仅具备简单的资产管理规定，进化为具有详细控制流程和关键风险点控制要求的系统性文件。从公开审计报告分析，上文归纳的审计问题主要是实务管理与操作上的偏差，主要薄弱点存在于制度执行环节，但同时也不能排除部分单位还存在内部控制流程不健全的情况。制度的缺陷削弱数字化转型的基础，难以为数字化转型提供指引。另外，大部分单位的现有制度还没有覆盖通过数字化转型提升内控执行的要求及措施。单位内部控制制度出台后往往惯性较强，随着时间推移，如更新不及时，制度相对陈旧，有的甚至与现实情况严重不符，更难以为数字化转型等革新做法提供支持。同理，没有数字化等先进手段的监控，也难以及时发现制度上的问题。数字化转型虽然是趋势，但到目前为止，内部控制数字化转型方面具体的规范性和指导性的文件不多，大部分单位处于探索阶段。因此，固定资产内部控制数字化转型必须考虑制度因素。

(二)人员配备不充足

固定资产内部控制的执行主要依靠关键岗位和人员素质。通常做法包括招纳具有一定资质的工作人员，并对人员进行培训、轮岗与考核。在传统的管理模式中，人员对内部控制的执行力一定程度上直接反映内部控制的实际效用。基层单位的专业人员配备特点是结构相对较为固定，相对业务要求具有一定的滞后性与渐进性，人员配备在前，数字化转型在后，人员更新是逐步的、较缓慢的。针对以上问题，虽然可以通过学习培训稳步提升，但不能否认还可能存在少部分人员形式上应对管理，实质上对业务规范理解不透彻、落实不到位、操作不谨慎等。究其原因，是人员知识结构更新相对滞后，对原先的业务模式存在惯性，对利用数字化手段进行控制的重要性缺乏足够的认识，对工作要求变化的适应需要过程。数字化转型需要专业人员的参与，特别是研发和转型阶段对人员的要求比较高，但如果数字化转型能够将降低对使用者自身技术水平要求的因素考虑在内，设计面向大众，且转型后的系统比较成熟，那么后期应用阶段将较大程度节约人力成本，减少人为错误。基层行政事业单位专业性的复合型的人才储备客观上存在缺口，而数字化转型初期需要相关人员既了解过往系统的缺点，又清楚单位业务的需求，既能懂业务也能懂技术，这对基层单位而言存在一定困难。

(三)具体目标不清晰，经验和技术较匮乏

数字化转型在行政事业单位固定资产内部控制方面的应用总体上是为了实现单位的降本、提能、增效。然而，“降哪些本、提哪些能、增什么效”是单位需要深入思考的;固定资产管理系统与预算、核算和采购等其他系统在业务模块间的联动目的是什么，系统协作效果的预期为何，是否解决实际问题，也是技术应用前单位面临的课题。具体目标不清晰容易导致投入成效不匹配等后续问题。传统的资产管理信息系统已经实现了记录、查找、汇总和分析等功能，如对某项新增资产记录会计凭证号，方便追查原始资料;明确使用部门及保管责任人，方便实物查找和监管等。近几年资产云的投入使用，初步实现了与账务系统的实时联动，例如资产管理员提完折旧，财务人员即可在账务系统直接获取数据。实现了数据传递效率和准确性的提升目标。系统发展至今，利用哪些数字化技术解决更多实际管理中存在的问题、提高对管理行为的直接控制，值得探究。例如，上文审计报告反映的实物和租金管理等问题，对于制定数字化应用具体目标而言都应加以考虑。转型目标不清晰是大部分单位面临的难点，分析其主要原因还是由于大部分单位处于数字化转型的起步阶段，本身缺少经验和技术，对某个环节的控制改造有思路，但缺少可借鉴的方案。

三、改善行政事业单位固定资产内部控制数字化转型的对策

(一)完善内控制度，实现制度与数字化相互促进

行政事业单位应重视数字化转型，促进内控制度不断更新和完善。管理人员应记录日常管理中发现的制度缺陷，定期梳理固定资产内部控制关键点，坚持开展风险评估，完善制度以更好支持和匹配数字化转型的要求。推进数字化系统建设方面，应关注数字化转型的最新政策与要求，根据单位内控执行评价情况及时总结问题，考虑利用数字化解决问题的方式，及时提供给决策部门，从单位层面重视数字化转型工作。内控制度与数字化应用存在相互促进的作用。对于制度设计能力不足的单位，要把做好固定资产内部控制制度更新与完善作为一项重要工作，特别是针对难以发现的一些制度缺陷，可以反向利用数字化信息系统流程设计中体现的业务逻辑，倒推并筛查单位现有制度漏洞，本着全面、重要、制衡和适应的原则，对制度加以完善。例如，部分基层单位制度内容中对不相容职务应当分离的要求不明确，是由于基层单位受人员编制的限制，既要考虑人员的一专多能，又要考虑内部必要的相互牵制机制落实。例如，针对固定资产实物管理岗位和记账岗位必须分离以避免制衡失效，传统的系统设计不严格区分岗位类别，很多单位在制度上也比较模糊。但数字化转型下的资产云系统就能通过权限分配，将资产管理与审核记账分离成两个账户，采用分别实名登记的方式，客观上将双方责任区分压实。从实际业务角度来看这样的设计也能反向促使单位填补制度漏洞，在制度中明确各岗位责任，提升内控制度设计层面的有效性。

(二)强化人员提升，实现数字化与人才融合互补

关于人员配备问题的对策可以从教育培训、引入第三方专业团队和提升数字化功能三个层面来考虑、探索。一是基层单位必须在数字化转型初期加强人员知识培训和观念转变，通过示范性教育引导提升人员对数字化转型的认识高度。二是人员配备较困难但预算条件允许的情况下，可考虑委托专业机构协助开展数字化转型。三是可以利用提升数字化系统功能来后期弥补人员专业性方面的缺陷，可考虑以下两方面:一是提升系统功能，有效缓解基层单位配备多岗位专业人才的困难。数字化手段可以采用更具人性化的面向基层行政事业单位使用者特点的系统设计，降低对人才数字化专业性和业务专业性的要求。以审计问题中反映的在建工程未经审计即入账为例，传统的内部控制手段一般要求工作人员按照审批流程与资产入账条件，反复核对竣工资料并录入系统，人工审核完成入账，无法排除实务中部分人员对入账资料的审核要求不清楚、把关不严格。可考虑在系统中嵌入固定资产入账条件的智能审核环节以增强对实务控制。例如，在建工程项目转固定资产时增设上传审计报告环节并智能审核;新购固定资产入账前强制上传采购单据与验收单据，可采用弹出直观的确认交互界面，逐项提醒并逐项确认入账条件，从而实现验收、竣工审计等重要环节的监督控制，减少重要控制环节缺失。二是融合独立系统，有效减少人为差错造成的管理问题。利用数字化手段，将资产管理系统与多系统的协同联动进一步拓展，多角度制衡，减少人为错误或失误。例如，审计资料中反映的房屋出租无协议、租金未及时全额收取或上缴等，可考虑协同资产系统与收缴系统，在资产月报中增设闲置及出租资产核实环节;通过账务系统收入类型的智能分析，设置租金上缴提示;通过资产系统与合同管理系统智能比对，提示合同重要时点相关资金收支。针对报废与核销不及时等问题，可将固定资产人均配备情况与预算系统实行联动控制，实现对超标申报的固定资产采购项目有效预警、拦截，促进单位及时清理报废资产，“摸清家底”，防止过度采购，提升预算资金使用效率。

(三)细化转型目标，实现技术经验合理应用

细化转型目标，应综合考虑各方面因素，行政事业单位应结合内部控制综合评价，将总体目标进行细化分解，制订每个业务和关键环节的提升方案。目标细化要与现存问题相呼应，与单位业务相协调，与机构改革相适应，与服务绩效相匹配。最初，数字化转型目标和理念源于企业转型，因企业应用数字化的一大特征就是实现了现存独立各信息系统的关联，从而促进业务的转型，为企业决策提供更有效和相关的信息。将这一目标及理念应用到行政事业单位，可以指导促进管理控制模式的转型。日常管理行动被定格下来并嵌于无形的控制流程中，内部控制执行水平得到现实的整体提升，并推动效能建设方面的转型，这是目标和理念的合理转化应用。转型技术和经验也可借鉴产业领域，产业数字化实现上下游融通与协作。这一做法运用到行政事业单位，特别是一定区域内存在有机联系的单位，可实现大数据分析单位间资产需求与闲置情况，根据不同时间或不同空间单位履职中对特定资产的需求量变化，灵活调度，提高资产利用率，紧急情况下还可提升应急效率;借鉴先进技术赋能传统管理，例如整合二维码技术到资产入库和盘点清查等环节，实现扫码入库、扫码盘点，提高录入信息标准化和定期清查工作效率;还可借助科技含量较高、成本适当的追踪技术，对贵重资产实时定位，分析保养维护状态等，既保障资产安全，又实现其生命周期的精确管控。任何技术的发展应用都需要一个过程，数字化转型起步阶段在技术上面临的问题也很多，需要多方合作。同时，还应均衡技术应用不足和应用过度，关注数字化应用过度对单位信息安全的影响。

四、结语

综上所述，数字化转型是行政事业单位固定资产管理的有效手段，是提升单位资产管理水平的必要路径，更是完善固定资产内部控制制度的推力。文章阐述并分析了行政事业单位固定资产内部控制数字化转型存在的制度、人员、目标及技术方面的问题，并从完善制度、强化人员、细化目标和应用借鉴等方面探讨了固定资产内部控制数字化转型问题的对策，为未来探索进一步推广及具体措施的深化、细化和规范化提供思路。随着经济领域数字化转型的深入，行政事业单位实现数字化转型是必然趋势。值得注意的是，数字化转型是一个循序渐进的过程，应兼顾成本效益、适用性以及安全性。

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作者：叶欣 单位：台州市发展和改革委员会