高职院校人事管理信息化探究

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［摘要］随着国家，社会信息化的不断推进，加快信息化发展，已成为高职院校的一项重要任务。文章探究了高职院校发展人事管理信息化的重要意义，梳理了高职院校在进行人事管理信息化过程中遇到的问题，并提出了一些改进意见。

［关键词］高职院校；人事管理；管理信息化

1前言

随着信息技术的不断发展，方便快捷的信息技术对人们生活工作的影响越来越大。以来，党中央、国务院对信息化工作高度重视，现阶段的“放管服”的一个重要部分就是信息化，很多高职院校也都启动了“数字化校园”、“智慧校园”等信息化工程。在这样新的形势下，人事管理的信息化如何高效进行是一个值得思考的问题。长期以来，由于高职院校规模、编制、去行政化等原因导致人事管理部门人手并不充裕，而人事管理工作的特点又是事务性工作繁多，政策性强，关注度高，信息量大，涉及面广，需要和其他部门紧密联系；信息高度共享且实时变化，准确性要求高，经常需要对数据进行大量的录入、核验、统计分析，导出上报等工作。如何在人手少、业务繁多的情况下，高效地完成人事工作是高校人事管理工作的长期难题。要根本解决这一问题，就必须要加快推行和实现高校人事管理信息化，而在各高职院校推行人事管理信息的过程中，不可避免地出现了一些问题。

2高职院校实现人事管理信息化的意义

2．1人事管理信息化为高校改革发展和领导决策提供依据。人事管理信息化可以把教职工的所有信息整合到一起，通过数据分析等信息化手段快速地为教职工提供全面、准确、及时的信息资料，按照要求生成各种需要的分析数据表，为学校各项工作的高效开展提供数据支持。学校领导也可以自己进行数据查询和数据分析，掌握第一手资料，根据数据做出科学客观的决策。2．2人事管理信息化实现信息共享，提高工作效率。人事管理信息化通过整合教职工各类信息，把人事工作人员从以往的翻档案、查电子表格等低效的重复性工作中解放出来，让管理人员可以更加专注于提升服务质量和制度建设，优化工作流程，提高人事管理人员的工作效率。人事管理信息化也可以实现信息共享，如线上办事、信息查询等，节约教职工时间，让教职工“少跑腿”，提高教职工的办事效率，且线上办事流程更加透明，规范化。人事管理信息化可以整合人事部门各项工作流程，把人事，师资，劳资等工作有机统一，解决人事工作的错综复杂的问题，提高人事工作效率，还可以整合不同部门的各类数据系统，快速进行数据统计，且可以由学院，部门，二级学院，秘书，个人等多方面进行维护，大大提高了数据的准确性和及时性，提高了学校各部门的工作效率。2．3人事管理信息化促进管理工作规范化，提高管理人员信息化水平。人事管理信息化不仅仅是人事部门的工作，而是需要所有行政部门通力合作，才能实现信息共享。信息共享就需要统一的信息标准，完善的的工作流程和规范，这会促使各部门加强合作，互通有无，统一制定相应的业务标准和工作流程，使管理工作规范化。同时，随着对新的信息技术的不断使用，促使管理人员转变了传统的工作习惯，在实践中提高了自身的管理化水平。

3高职院校人事管理信息化存在的问题

3．1对人事管理信息化不够重视，观念落后。现阶段，高职院校陆陆续续开展了人事管理信息化工作，但大多是盲目跟风去做，缺乏对人事管理信息化的全面理解，只注重人事管理信息化的形式，没有真正认识到人事管理信息化的重要性和必要性，对人事信息化建设的目的，结果，如何使用，维护等问题都没有清晰的认识，导致人事管理信息化工作没有起到应有的效果。3．2信息冗余现象严重。信息冗余主要指在管理系统中相同或者相似信息的重复出现。人事部门的信息化工作没有进行统一规划，各项人事工作对应了不同的信息系统，如人事系统，工资系统，培训系统等等，有些是自己开发，有些是上级部门开发。不仅如此，人事工作和教学，科研等工作均紧密相连，而各个部门又都有自己的系统，这些大大小小的系统形成了一个个的信息孤岛，互不相连，使得各部门工作人员需要在不同系统中录入大量重复性数据，增加了人力资源成本和维护的成本，信息也很难共享和交流，信息的准确性更无法保证。这种信息冗余现象使得信息化工作不仅没有提高工作效率，反而从一定程度上降低了工作效率。而且这些大大小小的系统功能简单，不易使用，往往对工作的帮助有限，使得工作人员认为信息化对工作的帮助并不大，从一定程度上阻碍了信息化的发展。3．3人事管理信息化制度不完善。人事管理信息化不仅仅体现在信息技术上，同样也需要配套的管理制度来保障信息化的正确运行。但高职院校的信息化进程还处于初级阶段，重建设，轻维护。大多数高职院校并未及时制定完善的管理制度，严重阻碍了信息化的建设。信息系统没有专人进行维护，且没有和其他部门，二级学院间建立起共同使用，共同维护的体制机制，使得信息化的成果无法真正转化，无法最大化地利用人事管理信息化建设的成果。且人事信息有安全性的要求，没有规范的制度约束，完善的密码管理和系统权限设置，就无法保证信息的安全，容易导致信息泄露事件的发生。3．4信息系统建设落后，实用性不高。人事管理信息化建设不仅仅是设备、硬件的建设，同样也是应用软件的建设，各高职院校普遍注重硬件上的投入，而轻视应用软件的建设，缺乏一整套完善的人事管理系统，或已有的人事管理系统已经使用很多年，明显滞后。且很多信息系统的开发由信息中心主要来负责，人事部门与信息中心间沟通不畅，导致开发工作脱离人事工作实际需求，人事管理信息系统实用性不高。3．5业务人员信息化水平不高人事管理信息化最终落到实处需要人事部门工作人员的不断参与，信息系统再好，不去使用或者不会使用，最终都无法产生作用，因此对相关工作人员的信息化水平提出了更高的要求。高职院校大多都是由中专校合并升格而成，管理人员层次相对较低，自身业务水平和信息化水平不高，且习惯传统的工作方式，对信息化的工作方式不适应，这些阻碍了人事管理信息化的建设，降低了信息化带来的优越性。

4人事管理信息化的建议

4．1转变观念，重视人事管理信息化。现今是信息化的社会，各种信息技术日新月异，线上线下协同办公，云办公，手机办公等新技术不断出现，高职院校要转变传统观念，积极去适应新的信息技术，拥抱新的信息技术，利用新的信息技术来提高自己的工作效率，而人事工作是高职院校的一项重要工作，高职院校要重视人事管理工作，重视人事管理信息化，不断提高人事管理效率，这样才能为学校的改革发展和领导决策提供有力支撑。4．2打通信息孤岛，实现信息共享。高职院校要从全局出发，整合资源，统筹规划，制订完善的信息化建设计划，整合全校力量进行信息化工作，统一制定规范和标准，打通各部门间的信息孤岛，实现全校范围内的信息共享和流转，减少信息冗余现象，提高管理工作效率。4．3规范人事管理信息化制度。人事管理信息化的高效运转同样离不开配套的制度。转变传统的工作习惯需要强有力的制度支持，通过制度倒逼管理人员去使用信息化，去适应信息化，去改变工作习惯，学习新的工作思路和流程，以此来提高管理水平。高职院校要及时制定相应的规章制度，加强规范化管理，建立整套的信息化建设、使用，维护等制度，让二级学院，不同部门，教职工个人都充分参与到人事管理信息化工作中来，有效保障信息的时效性，安排专人进行维护，及时更新信息，并合理分配权限，保障信息的安全性，使得人事管理工作可以高效、协同、安全地进行。4．4完善并有效利用人事信息系统。人事管理信息化系统需要高职院校统筹规划，不止是人事部门的一个系统，而是在全校建立起统一的信息共享平台，信息中心要和人事管理部门深入对接，确定需求，因地制宜地开发适宜的信息系统，并不断利用新的信息技术去完善，改进系统，做到与时俱进，提高系统的可用性，安全性等，让所有教师岗都能方便快捷的使用信息系统，提高学校服务水平和管理效率。4．5加强培训，提高业务人员信息化水平。人事管理信息化只是辅助工具，起决定性作用的还是使用的人员。因此，高职院校要定期对相关业务人员开展培训，转变传统观念，加强信息化的业务水平，学习新的工作规范和流程，适应人事管理信息化，并不断进行安全教育，提高安全意识，建立起一支适应现代高职发展的高水平管理队伍，为高职院校的持续发展提供支持。

5结语

随着信息技术的不断发展，竞争的不断加剧，高职院校实施人事管理信息化是必然的趋势。高职院校领导和工作人员要转变观念，重视信息化建设，利用信息技术为学校的发展添砖加瓦。人事管理信息化同样是一项长期工作，高职院校一定要合理规划，统筹实施，切实保障人事管理信息化的有序运行，提高工作效率，提升学校的竞争力。

参考文献

［1］张国军．高校人事管理信息化刍议［J］．文教资料，2005（34）：58－60．

［2］蒋莉．高校人事管理信息化中亟待解决的几个问题［J］．中国现代教育装备，2013（9）：77－79．

［3］张苏珊．高职院校人事管理现状及信息化建设［J］．开封教育学院学报，2016，36（10）：162－163.

［4］郑少锋，王平平．浅析高校人事管理信息化［J］．宁德师专学报：自然科学版，2009，21（2）：121－123.

作者:余晨晔 单位:苏州经贸职业技术学院