档案管理制度和理念革新的重要性

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摘要:档案管理对于企事业单位来讲起到至关重要的作用，尤其是对人员信息的掌握方面。在互联网时代和产业变革较快的年代，企业在档案管理制度方面以及管理的理念一定要紧跟时代的步伐，必须做到与企业的生产力相匹配。确保档案管理工作的创新，力求完善档案管理工作的各个环节，彰显工作理念革新的重要性和对于企业发展的作用。

关键词:档案革新；制度改革；档案完善；信息保存

一、通过档案管理制度的创新发挥更大的管理效益

档案管理是企业管理中的一个微小的工作环节，由于起不到具体的经济效益常常被企业高管忽略，否定其创新的价值。然而在实际的企业管理中，档案的有效管理是可以提升企业的综合管理能力，便于企业内部各个部门之间的合作，对于企业的发展而言有着重要的意义。

（一）档案管理人员的责任感很重要。档案管理的工作不局限于对于人事部门的档案管理，还有更多的重要部分在合同方面的管理，企业机密资料的管理，企业证件的管理，法律文书，会议记录的管理等等。这些管理的基础工作就是要求管理人员能够第一时间分清工作的内容，完全掌握处理工作的技能，学会在枯燥的工作环境中实现自己的价值。对于企业而言能够从事好档案管理的工作对于企业的发展很有必要，工作人员要深知自己的使命和价值才能对工作负责，对企业的档案管理负责。

（二）提升档案管理工作的使命感。要做好档案管理的工作不是一件简单的事情，看似没有技术的工作却要求从业者拥有较高的个人素质，其中就是慎独能力。作为企业的一名重要资料的管理者要把档案文件视为战士的枪支弹药，时刻守护着档案的安全，不能出现遗漏破损、更不能丢失，一旦重要机密的遗失对于企业的打击非常大。在档案管理的类型中会有一部分纸质档案与电子档案以及物资的管理，如：员工档案、公司资质、法律判定书、影音光盘、磁带、财务账务的记录、设计草图、竞标书、客户资料、采购物资的价格表等等，这些都是公司的无形资产，一旦被企业间谍和竞争对手获取将损失惨重，丧失行业的竞争力和市场份额。

（三）促使从业者能动性的处理工作难题。由于档案管理制度的专业性和保密性导致工作人员相对较少，其他人及领导并不能够第一时间发现工作中的问题和处理问题的技巧，这就需要从业人员能够通过工作日记的形式来记录每天工作的内容和所遇到的困难及解决方法，定期总结工作内容和工作技能，把解决方案的步骤详细记录最终为创新工作做好基础。把需要帮助向上级领导请求，说明需求的原因和所带来的帮助，除了物资的需求外还需要对于助手人员、监督人员的需求，需要拷贝设备和销毁设备同样要与上级申请，这些辅助工作的物资都能够提升工作效率和质量。

二、管理理念创新提高企业的竞争力和收益能力

对于管理职能的创新在于企业要放权给档案管理员，部分的企业发展中很多人员都能够直接找到档案管理员索取资料和信息，这种行为存在着潜在的危险，一旦造成机密丢失外漏就无法找到责任人。

（一）精简管理有利于企业资料的保密度。精简管理包括对于人员的精简和管理流程的精简。首先，其中人员精简可以控制在3人至4人即可，越多的人能够碰到档案资料就预示着资料信息被外泄的概率会越高，从业人员之间需要一定的牵制是最好的岗位编制设计。不论如何分配工作都要有一个原则就是需要有人进行监督工作，不定时的抽查、验视工作可以降低管理人员的内部操作和窃取机密的可能。其次，管理人员不可以随意翻阅任何文件。档案文件会因重要等级来分类，给管理人员一定的权利并不是让他们可以随意查阅，而是通过密封的方式来保证资料的保密性与安全性。最后，查阅程序的合理简化，根据等级来制定查阅档案的流程。在拥有档案管理条例的基础上不得轻易改动条例中的要求规定，必须经过董事会或者高层领导团队的认可才能更改条例的修改，任何人需要外借档案都要亲自签字，标注用途和使用时间，预计归还时间，通过邮件和内部OA来申请使用，多层上级领导通过方可外借。

（二）创新档案管理能够有利于提升企业形象。企业档案管理的能力往往体现出一家企业的内部工作配合程度和细致工作处理的能力，尤其是在外宾来企业开会的时候能够看到企业的整体工作能力水平和员工的素质。外来人员好的评价对于企业而言就像是播放一条招聘广告一样，良好的企业形象会增强外来人员的认可。

（三）档案管理的创新理念能够优化工作并提高员工执行力。档案管理的工作不是一个部门能够完成的工作，一定需要所有部门的配合，比如：劳动合同的重新签订、公司合作协议修订、财务信息的更新、员工资料的存档和外发等工作都需要相关部门人员的配合，而档案人员的工作往往被其他部门忽略，造成收集资料遇到各种困难。通过创新档案管理的理念去改革不良的工作习惯，学会防微杜渐、未雨绸缪的处理方式将问题提早就解决这些问题，将通过动员大会的形式来将这些资料填写的重要性跟所有员工说明从而降低工作难度。

三、总结

在工作中处理问题的事例有很多，最终需要的是优秀合理的工作方法，而不是一成不变的工作态度与工作方式，如果合理的工作方法可以取代陈旧的工作方法是可以通过实践检验的，通过更便捷的工作方法、创新的思维来调动全员的配合力，进而加速档案管理制度和管理理念的革新进程。

作者:迪力努尔·哈帕尔 单位:新疆博州温泉县住房和城乡建设局

参考文献:

[1]徐彦,戈秀萍,何柳.文书工作与档案管理[M].东北财经大学出版社,2007.

[2]吴广平,向阳.档案工作实务[M].北京大学出版社,2008.