企业信息协同管理系统思考

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摘要：近年来，各个企业信息化系统建设的脚步越来越快。信息化系统带来了企业内部效率的提高，改变了过去企业内部沟通成本高，效率慢的缺陷。目前以企业信息协同管理系统为手段，企业已经将信息技术融合为自身的发展战略，借助信息系统带来的助力，提升自己的竞争力。本文将对信息协同管理系统在企业中的建设进行研究，为提高企业信息水水平、促进企业市场竞争力的提高提供借鉴。

关键词：企业信息；协同管理；系统建设

一、信息协同管理系统发展背景

自计算机技术发明以来已经深刻的改变了人类社会。进入二十一世纪以来，信息化技术的发展十分迅速，深刻的改变着传统公司的组织模式、经营模式以及管理模式。最早计算机是作为单机PC被应用到企业中的。员工通过使用计算机处理日常的事务，相比于传统的手工处理、纸质化处理极大的提高了员工个人的办公效率。当二十世纪九十年代，出现网络后，首先是在公司内部普及了局域网。随着局域网的搭建，员工之间可以共享文件及相关数据。这大为提高了企业的内部办公效率，带来了第一次企业信息的发展热潮。随着共享信息的发展，企业信息化逐渐往协同办公、知识管理等方向发展。通过跨部门协同办公，有效的降低了企业的管理成本，极大的提高了部门之间的合作度，打破了过去企业常见的部门信息屏障。随着企业内部信息集成的发展，出现了企业办公门户。对各个组织的系统进行统一的集成和管理，对公司的公共资源，如办公室、用车进行统一管理，对各项流程制定自动化系统，及时通知处理人，对于企业数据也集中管理集中展示，为管理层的经营决策提供了有效的支撑。通过建设信息协同管理系统能够有效的打破组织的障碍。以公司销售为例，销售人员之间面对市场进行产品和服务的销售，是接触市场的第一线人员。有竞争力的销售背后往往都是具有强大支撑体系、高效决策体系的辅助。而这些支撑体系往往是借助强大的信息协同管理系统来发挥威力的。比如销售人员拿回订单后，需要审核合同。对于没有信息系统支撑的公司而言，可能通过人工审批需要花费数个星期的时间来批复合同。而采用信息协同管理系统的企业，可能一天之内就能审批完成。这样高效的处理速度可以有效的节约企业的管理成本，也能提高客户的满意度。通过使用信息协同管理系统，能够梳理组织结构，由于协同办公需要进行流程设计，每个流程环节都有明确的责任主体，通过梳理权责，可能对每个部门的责任进行界定，减少部门扯皮的事情。

二、企业信息协同管理系统建设目标

一般建设企业信息系统管理系统需要达到以下目标：（1）实现各部门自动化审批流程。在信息协同管理系统中需要尽可能的覆盖当前公司内部常用的审批流程，对流程建立自动化模板，提供在线审批、手机APP审批等功能。（2）建立流程审批自动化处理引擎。通过使用协同办公引擎，提高审批效率，并且对审批时间、过程进行留痕。收集审批数据，形成统一报表，为流程优化提供数据支撑。（3）搭建高效办公与沟通平台。统一搭建全公司的邮件、即时消息、协同平台、通知平台、知识共享、组织结构、通讯录等功能。能够让员工能够及时沟通信息，方便员工在外工作时能够快速的访问公司资源。（4）搭建企业统一门户平台。搭建基于web、手机app的企业信息统一门户。方便各部门相关文件、通知、以及公告。集成其他业务系统，提供统一的业务系统入口。方便员工提交审批流程，处理跟自身有关的流程。（5）通过企业信息协同管理系统打造学习型组织。通过知识管理、内容共享、在线课程等功能激发员工的学习欲望，促进员工深入专业，学习新的知识，分享自身专业，促进公司学习型组织的转型。（6）通过企业信息协同管理系统提高公司组织管理的能力。在通过企业信息协同管理系统中间设置时间安排、计划、周总结、月总结、年度总结等功能，方便管理者提高管理效率。

三、企业信息协同管理系统架构

企业信息协同管理系统的框架如图1所示。从图1可以看到，企业信息协同系统通过统一登录进入该系统，统一登录对员工的身份信息进行统一认证，这样员工在访问公司内部各个业务系统的时候仅需要登录一次，而无需重复录入密码。统一登录成功以后，员工可以访问公司的统一门户网站。统一门户网站集成了企业内部的各种业务系统、系统管理、协同办公等模块，能够方便的检索到员工想要查询的信息。在协同管理中，员工可以访问信息中心，查阅公司重要的新闻等信息。考勤管理中记录了员工的考勤信息。文档管理是公司内部知识、文档共享的瓶体。邮件管理提供公司统一的邮箱服务，工作需要所发送的邮件都可以经过邮件管理中心来处理。地址管理记录了公司的组织结构等信息，方便员工查找需要处理工作事务的同事。协同办公中为员工提供了工作计划管理，通过使用该功能员工可以对未来的工作进行排期。流程中心记录了跟员工相关的所有流程。日程管理允许员工对未来的日程进行安排，由系统自动提醒员工。个人信息管理用户维护员工记录、更新自己的联系方式等信息。通讯录提供了快速便捷的功能，能够让员工快速检索相关同事的信息。审批管理是所有有待员工处理的流程。业务管理让员工能够访问其他业务系统，处理跟业务相关的事务。预算管理可以对合同相关预算进行管理，对付款流程进行跟踪。合同管理提供更合同相关的各项功能，便于员工快速查阅、审批合同。客户管理用于维护公司的客户信息。报表管理提供数据的统一视图，有利于员工查看自己权限所能查阅的相关数据。销售管理用于启动、审批、跟踪跟销售相关的所有流程。业务系统中心让员工能够快速的访问各种业务系统。企业信息管理协同系统的系统示意图如图2所示。系统支持服务分布布署，采用B/S结构，支持公司和移动办公模式，采用软、硬件相结合的安全解决方案，确保系统稳定运行。通过互联网，各个分公司以及在外工作的人员能够方便快捷的访问公司资源，提高办公效率。

四、总结

企业信息协同系统集成了企业的内部业务系统、数据资源，整合企业的各项流程，极大的提高了企业的效率。为推进公司进一步优化结构，提高竞争力，建立强大的协同系统具有重要的意义。

参考文献

[1]朱亚江,胡海梅,李玉清,等.协同办公管理信息系统应用研究[J].科学技术创新,2011(35):209-209.

作者:吕亮亮 单位:中海油能源发展股份有限公司销售服务分公司