数字化档案管理系统研究

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摘要：现如今，随着社会经济不断发展，我国的科学技术也迅速发展，信息技术得到普及，各行各业都积极与信息化相融合。现阶段，随着医疗事业的不断发展，医院的档案管理部门已经开始建立档案管理数字化系统，医院档案管理数字化成为档案管理发展的必然趋势。本文基于数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用背景，分析了现阶段医院档案管理中常见的问题，并据此提出了应用计算机技术改进当前医院档案管理的方法，以提升医院的档案管理效率和解决档案存放的安全问题。

关键词：数字化档案管理系统；医院档案管理；人事信息管理

在信息时代，随着信息量的高速增长，医院过去的档案管理方式已经无法满足信息管理的需要，而信息技术的广泛应用，可以在一定程度上实现对档案的数字化管理，优化医院的档案管理。当今时代海量信息资料的高效处理需求促使数字化管理系统应运而生。信息数字化技术使医院档案的载体发生改变，使医院能够采用光盘以及硬盘对档案信息数据进行储存，极大地方便了医院档案管理。因此，若想要进一步提升医院的档案管理水平，则需要根据医院传统档案管理中存在的问题提出针对性的改进措施，从而提升医院档案数字化管理的水准。具体来说，医院需要转变档案管理观念，将传统的档案管理与数字化技术有机结合，实现数字化档案管理系统的构建和完善，从而提升医院的档案管理水平。

1数字化档案管理系统简介

现如今，我国计算机以及通信等技术得到了很大发展，其在为传统档案管理方式的转变提供技术支撑的同时，也促使其对自身系统进行革新，这对于档案管理领域而言，既是一种挑战，也是一种机遇[1]。和发达国家相比可以发现，我国的现代化档案管理的发展相对滞后。2006年，相关部门提出需要运用现代技术对过去的档案管理模式进行完善，促进档案数字化建设，同时，档案数字化将成为未来档案存储的主要形式之一。数字化档案管理是对过去人事档案管理的革新，可以对档案以及材料的收集、鉴别、保管、统计等有效地展开全面的数字化管理，不仅如此，还可以利用系统专网对档案进行网上查阅，这可以为人事部门的干部任用以及提拔提供极大的便利。数字化档案管理系统划分为：日常业务管理系统、档案数字化采集系统以及数字化档案查阅系统[2]。

2传统档案管理方式的缺陷

2.1缺乏完整性。各个医院的实际状况都存在差异，因此其人事管理系统各不相同，工作人员的配置也相对比较随意[3]。医院档案的某些管理人员并不具备专业的知识以及技能，法律意识淡薄，在实际工作当中，很容易将价值较高的档案资料随意摆放，导致重要档案缺失。这是医院传统档案管理方式缺乏完整性的重要原因。2.2缺乏统一性。传统的医院档案管理制度并不完善，各个部门之间缺乏紧密的合作和良好的沟通，其各自为政，对于档案材料的处理采取的标准也各不相同，导致很多档案资料重复或者利用效率较低。因此，档案相关部门需建立良好的合作关系。若档案材料收集人员和管理人员没有展开积极良好的互动交流，为了便于自己工作的进行，违反相关要求，随意将档案资料进行扣押和丢弃，则容易导致有价值的资料档案难以完整收集和保存。2.3涵盖面窄。档案的内涵应随着科学技术的不断发展、社会实际情况的转变及医院实际需求的增多而不断扩展，尤其是医院档案。医院的档案所涵盖的内容从一开始的文书、拍片、病历等内容拓展到如现如今的科研、胶片、病理等，内容不断丰富。但是由于相关部门对医院档案界定模糊，通常情况下，每个医院都是从自身的角度，根据以往经验对档案进行延伸或者压缩管理，这导致不少需要加入到档案管理中的材料并未被加入。

3数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用优势

3.1能够有效保存珍贵档案原件。对医院档案相关的信息进行信息化处理，能够有效保存档案原件，防止原件因被查阅、利用而出现缺失的现象，大幅度降低关键档案资料丢失的可能性。3.2可有效改进文件归档方式。档案管理数字化系统在医院档案管理中的应用，可有效改进档案资料的归档方式，避免管理人员花费大量的时间与精力投入到档案资料的整合以及记录当中，能够充分的防止因为一处改动所导致的连锁改动，避免大量人力以及时间的浪费。对档案资料展开信息化处理，能够让相关的工作人员从过去的手工当中解放出来，通过数字化的方式展开工作，大幅度的提升了他们的工作效率。3.3便于档案资源的整合与共享。医院对档案资料进行整合优化，目的在于使档案资料得到更大程度的运用。社会信息技术的普及和社会发展的实际需要，促使医院的档案管理朝着数字化的方向发展。档案管理数字化系统的应用，可以提升档案资料的使用效率，扩大档案资料的共享范围。相关部门可以根据实际需要快速查阅相关档案，并可随时获取或者对其进行储存，档案信息利用率大大提升。

4数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用

4.1数字化档案管理系统在人事信息管理方面的运用。现阶段，不少医院人事档案管理依靠人工操作，管理效率非常低。医院人事档案会记录工作人员的学历和擅长的技能、性格等信息，是医院充分、有效了解工作人员的关键方式。过去医院的人事档案管理一般都会运用人工的方式，医院全部工作人员的资料，都是通过手工抄写进行整理，工作效率低，容易产生误差，若出现错误，事后修改也异常困难，对人力以及时间造成极大的浪费。不仅如此，后续档案查找也极不方便，工作人员个人档案查找的效率极低。而数字化档案管理系统在医院人事档案管理中的应用，能够有效避免上述问题，提高医院人事档案管理的准确率及效率，为医院的快速发展奠定坚实基础。不少医院对工作人员的人事档案管理不够重视，未能充分有效地利用档案资料。因此，若想将数字化档案管理系统有效应用于医院人事档案管理中，则医院应首先提升数字人事档案管理系统应用意识，加强对人事档案管理的重视，同时还要对所有工作人员进行培训，使其深刻认识人事档案管理的重要性，提升档案管理能力，从而构建完善的管理体系。其次，医院还应提倡全体工作人员主动、积极地参与人事档案管理，发挥数字化档案管理系统在医院人事档案管理中的作用，对那些不属于保密范围的档案资料应进行透明以及公开化管理。最后，还应建立人事档案管理队伍，提升档案管理人员的业务水平，从而培养具有专业素质的高水平档案管理人员，促使医院人事档案管理朝着规范化的方向发展。在人事档案管理队伍建设的过程中，应对档案管理人员进行不间断的业务培训，使其及时地了解和掌握本领域最先进的技术，提升人事档案管理效率，使其拥有良好的职业素养和道德品质。数字化档案管理系统在医院人事档案管理中的应用，可以大幅度提升工作效率，为档案查找提供极大的便利，并且可以避免过去管理方式可能存在的管理漏洞，确保人事档案信息储存的完整性。经过数字化处理，人事档案信息记录所占空间大幅度缩小，计算机储存具有很大的储存空间，能够对相关信息进行全面的储存。4.2数字化档案管理系统在患者数据管理方面的运用。将数字化档案管理系统运用于医院患者数据管理，需要对患者数据管理工作流程进行优化，简化中间环节。通常情况下，部分医院的患者数据管理库房和病案科之间存在一定的距离，且出院量持续增加，在运用档案数字化以前，传统档案管理中患者数据的查阅都需取走原件，很容易导致档案原件损坏丢失，并且还会造成人力浪费。现如今，随着医疗行业改革的深入，患者的法律意识进一步增强，患者数据变得越发重要。而将数字化档案管理系统运用其中，可以直接通过电脑根据病患提出的要求选择相关的复印内容，简化了了查找、抽取等程序，使患者数据利用更为高效。4.3数字化档案管理系统在重要数据安全方面的运用。为保障医院重要档案数据信息的安全性，医院档案管理部门应采取有效的档案管理措施。数字化档案管理系统在医院档案资料管理中的应用是指对传统的录像、照片以及纸质档案进行数字化处理，对这些重要资料数据的安全防护主要是保护好实体档案，并且避免数字档案丢失、破坏以及非法下载。对于医院档案重要数据信息的管理，需要从源头运行以及备份这两个角度切入，以下为保障医院档案信息数据安全的措施。首先，应减少重要数据的安全隐患。在数字化档案管理系统中设置相应的安全系统，比如，通过防火墙、数字签名等安全工具，对档案数据进行分级管理，同时，及时安装后期安全程序。在实际的数字化档案管理中，一般都会存在由于病毒感染，导致系统受到攻击，或者由于计算机程序被篡改，导致档案信息泄露的安全隐患。因此，医院档案管理人员应全面及时地检测计算机系统存在的漏洞，针对性地安装好补丁以及程序。除此之外，还应利用相关的备份系统，对档案的重要信息数据进行拷贝以及异地备份等，通过加强档案管理保证档案信息数据的安全。其次，加强医院内部的网络系统保护，对数据进行加密，可以在很大程度上避免医院重要档案资料的泄露。医院档案信息一旦被盗取，则会造成十分恶劣的社会影响，因此，相关档案管理以及工作人员应积极学习数字化技术，掌握相关的安全防范，提高自身档案管理水平。最后，档案管理人员的安全意识对于提升医院档案重要数据使用的安全性十分关键。档案管理人员如果能够重视档案信息的安全问题，在档案管理和使用的过程中积极采取防御措施，加强对计算机系统的保护，则会大幅度提升档案重要信息的安全性。具体来说，首先需要对管理数字化档案信息的计算机进行物理隔离，医院通过计算机进行档案数字化管理时，需始终做到专机专用，从根本上避免外网混用，从而防止黑客的攻击，保障档案重要信息的安全性。同时，还要禁止安装跟工作无关的软件，比如游戏等，防止其携带病毒对计算机系统带来安全隐患。

5结论

综上所述，随着我国科学技术的飞速发展和信息技术的普及，产业数字化成为现阶段经济发展的重要趋势。因此，医院档案管理数字化是医院档案管理紧随时展对自身进行的优化升级。各大医院若想有效地将数字化档案管理系统运用于档案管理工作中，则需要不断更新档案管理观念，加强档案数字化建设；同时，不断配置相关的数字化硬件以及软件，充分开发和利用档案数据信息，实现档案价值最大化，从而提高医院的经济及社会效益。据此可以预见，通过不懈努力，在不久的将来，我国医院档案管理数字化水准将得到进一步的提升。

参考文献：

[1]许扬，马卫星.数字化管理在医院档案管理工作中的应用研究[J].办公室业务，2014（23）：157.

[2]刘喜珍.医院人事档案管理的数字化实现过程[J].赤峰学院学报（自然科学版），2015，31（22）：153-154.

[3]XieY，ZhaoYJ.AnalysisoftheproblemsandstrategiesofapplicationofOAsysteminhospitalarchivesmanagement[J].SoftScienceofHealth，2016.

作者:郑力嘉 单位:辽宁师范大学海华学院