科研院所底图管理模式转型探究

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摘要：底图是企业在产品研发设计时形成的原始图形记录，是科技档案的核心组成部分。从底图管理工作的特点与发展方向入手，分析了底图管理传统模式中存在的问题，提出了底图管理模式向现代化、信息化转型的基本路径。

关键词：底图管理；管理模式；信息化；转型

底图作为企业在产品研发设计时形成的原始图形记录，是科技档案的核心组成部分，具有重要的凭证和参考价值。底图一般有如下特点：一是唯一性，在同一个设计阶段，往往只归档保存一套原始底图；二是高利用率，无论是新产品的研发还是定型产品的投产，都离不开对存档底图的频繁利用；三是载体不稳定，底图一般类属硫酸纸载体，本身耐久性与机械强度较差。对于科研院所而言，底图管理工作在科研生产过程中发挥着基础保障作用，必须引起高度重视。当前，档案信息化建设是档案工作发展的必然趋势。在这样的背景下探讨底图管理模式的转型，对于解决传统底图管理中存在的问题、进一步完善底图管理，具有重要意义。所谓底图管理模式转型，即底图管理工作向无纸化、网络化、自动化的现代管理模式转型，提升底图管理质量，使底图更好地为企业科研生产服务。本文以某科研院所的底图管理实践为例，提出底图管理模式的转型思路，供同行参考。

1传统的底图管理模式存在的问题

一是底图存放与保管问题。主要有以下几点：传统的纸质底图幅面大小不一，主要以平放或卷放的方式存放，占用面积较大，如不采取措施将造成胀库的问题；由于外部市场竞争愈加激烈，企业科研生产任务愈加繁重，底图规模逐年扩大，但囿于库房面积与档案装具有限，许多新形成的底图无法及时存放；底图的特点客观上带来了保管不便的问题，即纸质底图在保管过程中由于本身载体的自然损耗和人为的频繁利用，极易发生破损现象，加上底图具有“孤本”属性，在日常保管时存在着巨大的安全风险。二是底图工作业务模式问题。主要指底图信息化管理发展滞后。底图归档、复制、发放与登记等工作采用的都是纸质审批和人工作业模式，底图流转效率低下，工作中还消耗了大量人力物力，而且不能追溯任务进程、没有形成办理记录。此外蓝图的标识也比较低效，蓝图是以底图为母版晒制而成的，因材料多为蓝色，故称为“蓝图”，底图用于存档，蓝图则发往生产一线使用。在蓝图下厂之前，通常由档案人员标记图纸的生产批次、使用部门、用途等相关信息，传统的做法是在图纸上人工加盖刻有标识的印章，但是这种做法效率极为低下，尤其在生产的高峰时期，工厂对蓝图的需求量剧增，传统的蓝图标识方法很难满足生产现场的需求。三是档案人员队伍建设问题。长期以来科研院所档案部门缺乏业务能力强、学历高的档案人员，特别是缺乏既懂档案业务工作又懂信息技术的复合型人才。要实现底图管理模式的转型，科研院所现有的档案人员应当利用多种途径提升业务能力、改善自身知识结构；科研院所还应当重视档案人员队伍建设，积极引入高素质的复合型人才。

2底图管理模式转型的思路

信息时代，需要思考如何应用新的理念与新的技术，创新底图管理模式。总的来说，新的底图管理模式应当包括如下要点：应用成熟的信息技术，推动传统的底图管理工作向着无纸化方向发展；开发底图归档、复制、标识、发放、登记的全过程、网络化管理流程，各业务环节在线上实现高效流转和全流程监控；采用相关技术手段，实现蓝图标识的自动化。具体分析如下。2.1推动底图无纸化进程。实现底图无纸化管理，能够有效规避纸质底图丢失或破损带来的风险，也可以节省档案库房的存放空间。底图无纸化一般要从存量和增量两个层面同时抓起，随着各类科研院所PDM（产品数据管理）系统的日臻完善，要充分利用系统对底图完成各级签审，生成含电子签名的电子底图，并将电子底图入库归档，在源头上控制新增纸质底图的生成；还要积极开展库存纸质底图的数字化扫描，病在确保扫描版底图的完整性、准确性、安全性后，择机对已完成数字化的纸质底图办理销毁手续，释放库房空间。为充分保证底图数字化的质量，建议成立QC（质量控制）小组对数字化成果进行校对，将经过校对、确认信息无误的底图数字化成果批量导入档案管理系统，最终实现从产品代号、图样目录到零部件图纸的有序管理，逐步建成清晰、有序、完整的电子底图资源库。2.2完善业务流程。在信息技术广泛应用的背景下，企业工作流技术日趋成熟，这为优化完善传统的底图业务工作流程提供了技术支撑。基于多家科研院所的工作实践，笔者认为可建立计算机应用环境下的图纸收发业务协同工作模式，完善业务流程。当业务部门产生图纸发放需求时，申请者在网页端发起流程，申请部门、档案部门对图纸发放信息进行在线审核并通过，图文部门即展开蓝图打印和发放工作。如果申请复制发放的是存量纸质底图，需要先调取纸质底图到图文部门进行数字化扫描，形成PDF底图文件再发放；如果申请复制发放的是从PDM系统自动归档的电子底图，发起申请并通过审核后，直接从数据库调取电子底图，与图纸发放信息一并提交。以上两种情况下最终都会进入在线标识、打印输出与蓝图发放环节，图纸发放和领取操作将自动生成电子记录。可见，完善业务流程、实现图纸从复制发放申请到业务办理的全程网上运行，极大地简化了中间的人工作业环节，显著提高了图纸发放效率；并且，由于各工作环节实现了线上办理，各任务环节的参与者都可利用计算机对任务进程进行实时跟踪，工作流程清晰透明。2.3实现蓝图自动化标识。要解决传统人工盖章造成的低效问题，必须应用现代信息技术，在图纸输出时自动加载标识。目前大致有以下两种方式。一是对电子底图或底图的数字化副本进行脱机处理，主要是利用PDF编辑软件进行蓝图水印的有效制作。在底图PDF文件中，可直接利用PDF自带的水印添加程序进行蓝图的标识制作，实现对水印字体、显示、分布及位置的灵活调整，通过极少的人工设置，完成批量蓝图的自动化标识。某科研单位法利用自动化标识取代人工盖章后，大大提高了蓝图制作效率。以该单位2019年上半年数据为例，上半年蓝图发放共4824册，约12.3万张，每册图使用电子标识1次，约0.48万次；而原来人工盖章每册一般需要盖2次，约24.6万次。通过比较可以发现，工作效率提升了51倍多。二是利用档案系统解决蓝图标识难题。目前市面上有的档案软件聚焦科研院所产品图纸管理需求，开发了专门的产品图纸输出管理模块，涵盖底图归档、打印输出、标识、发放、回收的图纸全生命周期管理流程，功能较为完备、应用相对成熟，如开发了图纸打印输出模块，系统可自动生成相关标识和条码信息，与打印输出设备集成，实现水印蓝图的自动输出。2.4加强档案人员队伍建设。科研院所的档案人员应充分发挥主观能动性，主动学习相关的信息技术知识，不断提升与信息技术时代相匹配的业务能力；主动参加科研院所举办的信息化知识专业培训，培养信息化思维，进一步提升底图信息化管理工作技能；科研院所要创新人才引进机制，在人才招聘中不仅要选聘高素质的档案专业人才，更要注重引进掌握信息技术和档案业务知识的复合型人才；科研院所档案部门应加强与信息技术部门的合作，如在底图信息化建设工作中成立包括档案人员、信息化人员在内的项目小组，档案部门从业务角度提出底图管理各项业务需求，有信息系统应用问题时及时与信息化部门沟通，信息化部门给出满足需求的具体工作举措，并解决档案部门在信息系统应用当中遇到的问题，两个部门合作推动底图管理模式的现代化转型。

参考文献：

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作者:王克祥 单位:中船重工第七一七研究所—武汉光电国家研究中心