高校档案信息化管理模式研究

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【摘要】随着高校学生人数的增加以及高校信息化的发展，各类文件数量急剧增加，传统的档案管理已经不能满足高校发展的要求。因此，加快高校档案信息化建设，对于提高档案管理效率，促进高校发展，具有重要意义。文章在阐述档案信息化的重要意义的基础上，分析了目前高校档案信息化过程中存在的问题，并提出解决方案，以期为档案信息化管理提供借鉴。

【关键词】高校；档案信息化；档案管理；信息安全

作为高等学校办学的重要基础之一，档案管理工作的好坏影响着学校的办学质量。高校档案不仅记录着学校发展历史，也记录着全校师生工作或学习过程中产生的重要文件，还保存着学生的学籍档案，是学校重要的资料库。先进、高效的高校档案管理模式，才能方便查询相关资料信息，提高师生工作效率。随着高等学校办学规模的扩大，需要建档的文件急剧增加，高校档案管理面临严峻考验。目前，多数高校的档案管理依旧是以纸质档案为主，采用人工整理、建档，并储藏于档案室，这种方式不但效率低下，档案利用效率也不高，不利于档案信息的共享。随着信息技术和计算机技术的发展，档案信息化逐渐成为一种趋势，有利于提高档案管理水平。

一、高校档案信息化的重要意义

1.高校档案信息化是高校信息化的重要组成部分。随着现代科技的发展，多数高校的教学活动已经不仅仅是一支笔和一块黑板就能完成授课的，利用现代信息技术授课已经成为一种趋势。随着高校信息化的不断普及，产生的电子文件也不断增多，如何将这些文档快速归档并提供查询，是高校档案管理的重要内容。将教学或科研过程中产生的电子文件做统一整理，编码后存放于特定数据库中，有利于学校各部门查询相关信息，及时对工作作出调整。2.优化馆藏结构，提高档案管理效率。高校建立档案的目的是存储重要文件，以供相关人员查询，提供借鉴。但纸质文件在实际建档、储藏档案的过程中，非常容易出现文件丢失、发霉以及破损等情况，导致存储信息不全。档案信息化不仅优化档案馆存储结构，节省空间，也有利于保持档案的完整性，最大限度地保存文件。档案信息化有利于档案及时归档，节省人力物力。3.方便查询资料，提高档案利用效率。利用信息技术和计算机技术将档案信息化，有利于相关人员快速查找阅读，从而提高档案利用效率。档案信息化打破档案储藏的空间概念，使用者可以在任何地方查阅相关档案。以往，高校将纸质档案存储于档案室之后，其他人员如果想查询相关资料，则必须到档案室中查找，很不方便。如果将档案信息化之后，那么查询档案就没有必要到档案馆中，通过特定网络就可以看到，非常方便。此外，档案信息化以后，我们只需要在电脑前检索相关信息就能快速查询到相关文件，提高了档案的利用效率。

二、高校档案信息化过程中存在的主要问题

1.高校档案信息化得不到重视。虽然国家档案局和教育部都出台了相应档案信息化指导意见，但是由于没有得到足够重视，导致高校档案信息化程度不高，仍然采用传统档案管理模式。档案管理部门长期得不到领导重视，导致档案管理人员积极性不高，安于现状。再加上很多档案管理人员只看到档案信息化建设初期的艰难，而没有认识到档案数据化的优点，仅仅满足于现有的档案管理模式，导致档案信息化建设缓慢。2.档案信息化管理人才缺乏。高校档案信息化建设不仅需要懂档案管理的人才，也需要懂计算机技术和信息技术的专业技术人才。然而目前高校从事档案管理的人员仍以中年人为主，这部分人员对于传统的档案管理模式非常熟练，但是由于时代的原因，他们应用计算机技术的能力欠缺，无法满足档案信息化的要求。此外，由于档案管理部门不被重视，培训的机会就少，档案管理人员也很难接触到先进的档案信息化管理理念及技术。3.资金投入不足，基础设施落后。与传统档案管理相比，档案信息化对于电子设备要求较高。大型计算机、磁盘、扫描仪以及相应的管理软件等基础设施是档案信息化的基础，先进的设备才能加快档案信息化建设。对于很多高校而言，经费有限，且多用于教学科研等方面，能用于建设档案信息化的资金非常少。资金不足，不仅无法配备先进的电子设备，对档案管理人员进行档案信息化培训的机会减少，无法提高他们的专业技能，也不利于档案管理信息化的建设。4.档案管理体系不完善合理、规范的管理体系才能提高档案管理效率，促进档案信息的利用。随着档案信息化的推进，已有的传统档案管理制度和方法已经不能满足新时代要求。结合最新的档案管理新理念，建立一整套档案管理体系是目前亟待解决的问题。从档案收集、编号到信息化处理都需要建立一整套详细的技术流程规范，从而提高档案管理效率。5.高校档案信息利用效率不高由于高校是传授知识和技能、培养优秀人才的地方，因此教师在教学科研活动中产生的文件资料具有很强的借鉴意义。如上课的讲义、PPT或者视频资料均是重要的学习资料，如果这些资料可以共享，对于知识传播具有重要意义。然而目前多数高校的档案资料均储藏在档案馆中，不对外开放，如果要查询档案需要提交申请，批准后方可进入档案馆查询。这样做不仅费时费力，也不利于信息的查询，导致档案利用效率不高。这种封闭的档案管理模式，不利于知识的传播，削弱了高校的社会价值。6.档案信息安全隐患电子信息技术的发展为档案管理提供更为便利的手段，高校档案信息化逐渐普及，档案管理效率不断提升。但是高校档案信息化逐渐发展的同时，也伴随着信息安全的问题。一旦高校网络遭遇黑客的攻击，容易导致保密档案资料的泄露，会对高校的正常发展造成不可估量的损失。然而，目前很多高校对于档案信息化管理不重视，关于档案信息安全的意识还比较薄弱，预防信息泄露的措施不是很完善，容易导致信息泄露。

三、高校档案信息化管理的措施

1.重视高校档案信息化建设。高校档案在学校发展过程中扮演着重要角色，记录着学校的校史以及教学科研活动，是高校的重要资料。相关人员可以通过高校档案了解学校发展历史以及各部门工作的状态，及时纠正偏差，促进学校教学质量的提高。档案信息化就要求档案管理工作者将档案做好信息化处理，快速及时建档存档，方便相关人员查询。高校领导以及档案管理部门应认识到档案管理在学校发展方面的重要作用，高度重视档案的信息化建设。除此之外，档案管理部门在进行档案信息化建设的过程中要积极制定相关制度，认真解决信息化过程中出现的各种问题。2.优化档案管理部门的人才结构。高校档案信息化建设的过程中最重要的就是人才，精通档案管理与计算机技术的复合型人才是高校档案信息化建设的急需人才。高校应积极引进这方面的优秀人才，为档案管理部门注入新的血液，从而推进信息化建设。积极组织档案管理工作人员参加技术培训，学习计算机技术以及先进的档案信息化管理理念，提高相关人员的业务能力。档案管理部门人员之间相互沟通，共同为档案信息化建设添砖加瓦，做好高校档案信息化。3.加大高校档案信息化建设的资金投入。高校档案信息化建设需要强大的资金支持，只有资金到位，档案信息化建设的步伐才会加快。从引进人才到购买信息化建设的各种基础设备（大型电脑、存储设备等），再到请专家培训档案管理人员等方面均需大量的资金。在高校经费总体有限的情况下，投入高校档案管理信息化建设方面的资金也不可能太充足，这就要求档案管理部门精打细算，减少不必要的开支，把钱用到刀刃上。不断完善档案信息化建设的基础设施，引进先进档案管理新理念，促进高校档案信息化快速发展。4.完善档案信息化管理体系。合理规范的档案信息化管理体系是保证档案管理效率的重要方面。从文档的收集整理到文件信息化处理，再到建档入库以及后期用户查询等一系列程序均需要制定严格的技术标准，保证文档的完整性、真实性以及可靠性。积极开展培训，增强档案管理人员业务能力，加强责任意识，完善档案信息化管理体系。5.开通网上查询系统，提高档案利用效率高校档案作为一个信息库，储存着教学科研等众多资料，是人类的财富。对于非保密档案（课件、上课视频等），开通网上查询、下载等功能，有利于提高档案的利用效率，实现档案价值的效益最大化。6.加强信息安全的保护。高校档案信息化以后，所有档案均储藏于网络终端中，如何保护档案不被恶意篡改、盗取，是档案信息化工作的重要内容。在电脑上安装防火墙或者杀毒软件，防止病毒的侵入；选择合适的档案管理软件；对用户访问权限进行限制，对保密文件进行加密，只允许特定的工作人员查看。

参考文献：

[1]张静华：《我国档案信息资源从“独享”到“共享”转型的路径探析》，《山西档案》2017年第2期。

[2]马锐：《关于高校档案管理信息化建设的探讨》，《办公室业务》2017年第2期。

作者:李佳 单位:运城职业技术学院