企业档案信息化管理模式研究

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一、企业档案信息化现状分析

1.信息化建设起步早、发展慢，信息化水平参差不齐

我国档案信息化工作早在上世纪90年代中期即已开始，当时有些企业档案部门高价购置了计算机及单机版软件，并建立了题录式的数据库。但由于所配置软件功能不完善，兼之那时微机操作技术还不够普及，这些设备很多成了摆设。随着计算机技术的发展，档案管理软件功能的不断完善，网络版软件也得到应用，并为档案信息化管理奠定了良好基础。然而档案信息化发展不平衡，大型企业可直接与软件开发人员合作定制适合本单位需要的档案管理软件，但仍有相当数量的中小企业档案信息化建设举步维艰，甚至部分企业以裁减档案管理人员来实现减员增效的目的，那就更谈不上档案信息化发展了。

2.缺乏统筹规划，标准化规范化程度不高

部分企业领导对档案信息化的重要性认识不足，或正处于企业改制或产业结构调整档口，没有将档案信息化列入企业发展的战略规划中，再加上企业的主管部门没有形成强有力的统筹规划和宏观指导，从而拖慢了企业档案信息化进程。同样，档案信息化相关标准规范为企业档案信息化建设树立了标杆和准绳，然而我国现行档案信息化法规尚未形成完整的体系，覆盖面有限，相关法规标准的修订和完善工作又远远适应不了企业档案信息化建设的需要，因此也影响到企业档案信息化进程。

3.档案资源管理有三难，影响信息化进程

企业档案管理中有三难：一难为声像档案收集难，因为相比于常规纸质档案，声像档案价值不易评估，而且不少数码相片缺配文字说明，这也影响了这类档案的归档和利用；二难是价值高、利用率高的档案收集难，因为对于价值高的档案（如设计图纸和技术方案等），往往出于保密或使用便利等原因，这些资料归档不及时或者资料不全；三难系信息共享意识差，档案作为信息资源若不能共享也就失去了有效利用的价值，企业档案资源也就成为信息孤岛，不仅制约了档案管理效率的提升，而且也与企业管理信息系统的建设不同步。此三难直接影响到企业档案信息化建设进程。

4.信息化人才缺乏，资金技术支持不够

企业档案信息化需要人才、资金和技术的支持才能获得顺利发展，然而一些企业这方面的支持远远不够。人才方面，缺乏既懂档案管理又熟悉信息技术的复合型人才。信息化建设资金投入较大，且由于电子产品更新换代快，后续维护、更新、升级仍然需要继续投入，这对不少企业来说成为一个“负担”。技术方面，对电子档案原始性认定有一定困难，因为电子凭证的权威性常常受到质疑；另一方面对档案信息化技术支持不够，造成信息化建设质量难以保障，也拖了信息资源的开发利用的后腿。

二、企业档案信息化模式与加强信息化建设的对策

1.整合档案信息化资源，实现一体化管理模式

企业档案信息系统只有融入企业信息化建设的“大舞台”上，成为企业发展战略的有机部分，使档案信息化建设与企业生产经营紧密地结合在一起，才能得到充分的重视并赢得良好的发展空间。这既需要企业领导的高度重视并给予人、财、物的大力支持，也需要企业主管部门积极地统筹规划和宏观指导。同时档案信息系统应与生产经营、工程项目管理等系统进行有效的衔接，实现信息资源共享和一体化管理模式，这样不仅使档案人员便于收集档案资料，而且可以保障资料的完整性和准确性。

2.依托标准化建设，提高档案收集率

而要实现一体化管理模式，首先必须实现档案工作的标准化。标准化包括统一数据格式以及规范档案资料收集、储存、传递和利用流程。例如工程部门产生的相关信息自动传送到档案信息管理系统，档案管理人员及时了解项目进展中的各个时间节点、合同履行情况、资料交付时间等，便于档案资料的验收顺利进行。再如生产经营部门产生的统计报表统一以.xls格式上载，避免经过打印、扫描的二次加工而耗费资金，工程、加工方面的图纸文档以其相应格式收集的意义更大。这样做既有利于档案资料的利用，将档案信息系统作为企业唯一信息资源获取的通道，还可避免多部门资料管理混杂的缺陷，还能提高档案收集效率。

3.健全管理制度，强化过程控制

将企业资料管理与档案管理职能统一归集到档案管理部门，强化档案资料收集的过程管理，并将档案管理部门作为资料分发、利用的出口，而要顺畅地实现这一目标必须有相应的制度作为保障。坚持从档案信息化建设需要出发，按照档案管理标准化、规范化的要求，通过建章立制以及严格的制度执行管控，确保档案信息化管理有条不紊地开展、落实。

4.重视人才培养，夯实支撑体系

企业档案信息化建设，人才是关键。如前所述，非常急需擅长档案管理与信息技术的复合型人才。这样的人才既难得，企业应抱有远大的目标，不吝引凤筑巢，引进中高级人才，同时注重本单位人员的培养，提高信息化技术水平，从而为企业信息化建设夯实支撑体系。

三、结语

从档案信息化的原则以及可实现的目标来看，企业应高瞻远瞩，摒弃传统的思维方式，明确档案部门以信息资料收集管理的核心地位，建立统一收集、归口管理和利用模式，以提高档案管理部门的地位，推动档案信息化建设进程。

作者:张芳芳 单位:陕西延长石油巴拉素煤业有限公司