图书馆档案信息化管理创新探讨

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［摘要］随着互联网的普及，带来了人们生活、学习节奏的加快，数据信息化管理成为工作常态，这无疑对图书馆管理的大量档案管理工作提出了新的挑战和更高的要求。如何在互联网时代更好地发挥图书馆的作用，提高图书馆的管理效率，更为长久地保管资料成为必须要思考的问题。本次研究在探究了图书馆进行信息化管理的必要性和目前档案管理信息化中存在问题探究的基础上，针对性地提出了一系列图书馆档案信息化管理的新方法。

［关键词］档案信息化;档案管理;图书馆档案

随着互联网的普及，世界日益连成一个整体，加快了生活中各个环节的沟通交流和实现了异地空间的资源共享。图书馆汇集了人类历史精神文明，是历史文明传承的场所，它的时代转变日益受到人们的关注。快节奏的互联网时代，为了提高工作效率，快速的查阅资料保存资料等，对图书馆信息化提出了更高的要求。互联网时代要求图书馆管理者更加细心、耐心完成工作，这对管理者提出了更为严格的要求。传统的档案管理方式因为难以长时间的保存资料、将档案归档、查阅时间长等限制了图书馆长久的发展，致使了很多珍贵资源在传承中流散，图书馆的档案也在历史变迁中出现断档的问题。为了避免传统档案管理方式下出现的资料损毁、丢失、需要长时间查找等问题的出现，图书馆档案管理信息化运行势在必行。本文着重从目前图书馆档案信息化管理问题出发，以如何更好地实行信息化管理为目的，提出了一系列图书馆档案信息化管理改的改进措施。

一、档案信息化必要性探析

互联网的普及，改变了我们的生活方式，我们从整体的阅读时间转变为了碎片化、零散的阅读。作为汇集了人类智慧的图书馆，很多仍然沿用传统的管理方式，将档案采用纸质的形式保存，这让传统的图书馆逐渐与世界脱节。图书馆档案是图书馆的基础工作之一，包含文书档案、馆内人事档案、业务档案、设备档案等档案管理，内容繁多而又复杂。生活节奏的加快，人们生活、学习方式的转变，催促着图书馆档案也必须加入互联网队伍，采用信息化的方式管理档案。(一)信息化是提高工作效率的需要。图书馆的档案管理内容主要包括图书馆日常运行工作中的文书档案，参与图书馆管理的人事档案，平时工作的业务档案、图书馆内各项设备的引进、维修档案以及图书馆用户资料档案。图书馆的各项档案是图书馆工作的记录的汇总，同时也是图书馆管理者做出决定的参考和依据。一些建馆时间较长高校的图书馆，各种档案资料较多，想要查找时间较久远的资料所耗费的时间就较长，为了提高工作效率，对图书馆档案进行信息化管理是互联网时代工作的要求。档案信息化管理，不仅方便新进员工较快的了解图书馆的历史、运营状况，较快地进入工作角色，而且有利于档案研究者快速找到所需的资料，节省工作时间，提升工作效率。(二)信息化是提高资料存储效率的需要。图书馆档案管理涉及多个方面，内容繁多且复杂，如果不能够及时将档案归档，就有可能出现档案混乱甚至丢失的情况。其次，由于每种档案的保存年限不一，需要保存的级别不一，采用传统的纸质档案管理的方式，可能出现资料错乱销毁、资料丢失的问题。此外，纸质档案保存的要求较高，过潮、过干燥的环境都将影响资料的保存。随着科学技术的发展，将图书馆纸质档案转化为电子档案，快速地将档案归档，避免出现资料损坏或者丢失的状况，也能在较大范围内减少人为的损耗，从而提高图书馆的资料存储效率。(三)信息化是提高资料利用率的需要。传统的纸质档案受到阅览时间和空间的限制，使得图书馆的档案多数躺在了档案室内，没有较大限度地发挥其作用。图书馆档案信息化则将档案进行电子化管理，具有了简洁、高效等提点，最大程度上突破了阅览的时间和空间限制，方便阅览者查找所需资料，让图书馆的资源物尽其用，最大程度上发挥其作用。此外，将图书馆进行系统的信息化管理，以互联网为媒介实现图书馆之间的资源共享。有些藏书不多、档案资源不够的图书馆，通过互联网与藏书丰富的图书馆链接，实现资源的共享，提高图书馆的资料利用效率，促进图书馆的长远发展。

二、图书馆档案信息化管理现状浅析

图书馆档案进行信息化管理的想法虽然已经提出来很长一段时间了，但是由于图书馆现行管理制度的限制、缺乏专业的技术管理人员、工程量大而技术支撑不够等原因使得图书馆档案管理信息化之路异常曲折。(一)图书馆档案管理制度不健全。图书馆的档案管理虽然是图书馆的基础工作之一，但是一直缺乏统一具体、健全的档案管理制度来规范各级图书馆各种档案的收集、整理、分类、保存。不用的职能的图书馆，不同的工作人员，就会有不同的收集标准、整理和分类的方法、档案的标记方法、档案归档的要求，这样没有统一标准的档案管理方式多呈现工作的随意性，不仅经常性地出现断档的现象而且难以在不同图书馆之间实现资源共享。此外，许多图书馆管理既没有专业的档案管理人员，也没有统一的档案管理制度，这使得档案管理人员依据自己的主观意愿进行档案收集、管理工作，随意的选择存档时间，对档案没有进行甄别、分类和处理，这在很大程度上促使图书馆难以长久、健康的发展。(二)缺乏专业信息化技术人员。信息化的档案管理需要专门的档案管理技术人员来从档案的收集、整理、归档等工作，这些工作依托互联网得到快速完成。管理人员需要对归档后的档案进行立卷和整合，同时在需要时快速找到并运用，对不同级别的读者授予不同的阅读权限，对图书馆采用的操作系统进行维护和用户管理。这些操作都需要强大的信息化技术作为支撑，这就要求需要专业的档案管理人员。很多的图书馆，尤其高职院校的图书馆档案管理员都没有具备档案信息化需要的技术能力。目前的多数图书馆档案管理员由图书馆普通的办公室人员来兼任，这些档案管理员没有经过专门的专业归档、分类、档案管理等知识的理论学习和技术实操，多数档案管理员只能进行简单的资料收集、整理、分类和归档，这在很大程度上阻碍了图书馆档案信息化的建设。(三)档案信息化建设工程量大，建设落后。很多高校图书馆建馆时间长，各种档案资料繁多。虽然档案管理信息化已经被倡导多年，但是一些建馆时间长或者地方比较偏远的图书馆仍然沿用纸质档案存储的档案管理方法，其中一个重要原因在于将纸质档案转化为电子档案有巨大的工程量。从纸质档案的信息录入、分类归档、细化整理到明确存档时间等需要耗费众多的人力、物力和时间，这不得不又延缓了图书馆信息化的进程。同时，即使有些图书馆将档案进行了信息化的管理，但是仍然不够全面和细致，没有进行全面的资料收集、没有精细的进行档案整理、没有明确的将各种档案的存档时间，致使图书馆的信息化建设不全面，信息化建设落后。

三、图书馆信息化创新管理研究

图书馆信息化管理是互联网时代的要求，更是提升管理水平的重要步骤、提高工作效率的重要方法。随着互联网的普及，越来越多的图书馆的档案采用了快捷、高速的信息化管理。但互联网时代的海量的档案信息同时也衍生出了诸多的问题，档案的归档、快速调取、管理等工作显得尤为重要。不断完善和发展图书馆档案信息化的管理，需要不断创新探索图书馆信息化管理方法。(一)建立健全图书馆档案信息化管理制度。不同的图书馆职能不一样，面向公众的图书馆主要只能是传递科学情报，开展社会教育;中小学校的图书馆职能主要在于提供阅读书目，开发智力;高职院校的图书馆更多的是传递文献信息，保存人类文化遗产。不管是哪种职能的图书馆，多数没有重视对档案的管理，无论是管理手段还是管理的机制，都存在没有统一规范和标准的现象。完善图书馆档案信息化管理的首先就是各大图书馆联合制定档案信息化管理的规范化标准，然后在全国范围内推行。图书馆信息化管理规范需要统一收集的档案内容、标准、编码的方式，明确档案归档的方式，统一标记的方式、各种档案存储年限、档案保存级别等。统一的管理规范能促使每个档案管理员能快速完成档案的收集和整理，让新加入的档案管理员明确工作细则，快速的适应不同职能图书馆的档案管理要求。此外，建立档案管理规范数据库，逐渐改变目前档案管理存在的随意现象，采用互联网将各种图书馆联系到一起，采用统一档案管理规范来实施馆内工作。(二)培训专职档案管理员，提高管理能力。互联网时代的档案信息化管理人员不仅需要有扎实的档案管理职业技能、勇于开拓进取的精神还需要有娴熟的计算机操作水平。管理人员必须熟悉各种信息化处理的软件设备、快速搜索、打印各种档案信息，同时能够熟练操作图书馆所采用的管理系统和操作平台，为有不同需求的服务对象完成服务。互联网时代的档案管理员要能在操作平台快速地将档案输入，对已有的档案的修改、移动、删除，及时更新管理的档案数据库，维护图书馆的档案数据库信息安全，如果不是由专职的档案信息管理员，将在某种程度上阻碍图书馆档案的信息化管理。目前的图书馆档案管理多数由办公室人员兼任，很少有专职的档案管理人员。互联网时代海量信息，档案的收集内容增多、归档工作复杂，各项工作量增大，兼职的管理人员很难再胜任档案信息化管理的要求。图书馆，尤其是高职院校的图书馆应该设立专职的档案管理人员以期处理互联网时代海量信息的甄别、收集、处理。其次，对档案管理人员进行职业培训，帮助他们熟悉档案管理的统一规范理论知识，进行档案管理的操作平台以及管理技术培训，提升档案管理员的工作能力。(三)引入VR技术，创建信息化平台。图书馆的按照不同功能，分为入口、信息服务区、阅览区、藏书区、馆员工作和办公区、公共活动区、技术设备区，各功能区间互相联系又互不干扰。互联网时代的阅览室一般有传统阅览室和电子阅览室两种，为不同需要的读者提供服务。在电子阅览室中创建信息服务平台，引入VR技术，让读者利用互联网快速浏览到因为保存条件限制等无法观看到的档案信息。在很多的图书馆都存在因为资料的珍贵、保存条件限制等原因而无法外借的现象，这让很多需要这份资料却不能够观看到资料的读者大失所望。在图书馆的电子阅览室中开发和创建信息服务平台，将馆内的无法外借的资源录入信息服务平台，通过用户权限管理、账号分类以及VR技术，让拥有阅览权限的读者通过互联网技术身临其境阅览到各种珍贵的档案资源。(四)建立数据库，实现资源共享。互联网将世界日益练成一个整体，图书馆也不能独立于互联网之外互联网，恰恰为图书馆间的资源共享提供了便利。按照图书馆的现有资源来搭建档案数据库和全文数据库，对馆内的档案进行编码、对电子档案的管理、查询、调取、借阅条件、归还时间以及借阅统计等因素都录入档案资源数据库;将馆内的藏书、文献资源等数据录入，搭建全文数据库。数据库建成之后，对各种资源信息进行精细化的分类管理:档案资源设置不同级别的用户权限，需要进行授权后查阅;全文数据库的资源需要在规定的时间内进行阅读与归还，授权后才可下载。此外，利用互联网将各图书馆之间进行资源共享，为读者提供更多的资源信息。一般而言，面向社会大众的图书馆藏书资源不丰富但社科类的资源相对丰富，而高校的图书馆则珍藏着许多学术性的资料。实现不同职能的图书馆间的资源互补与共享，满足不同读者的不同需要，实现有效的为读者节省查找的时间，提高工作效率。(五)定期系统维护，加强档案信息安全。当我们将资源录入互联网给我们带来了便利的同时也潜藏着危险。网络和信息系统软硬件故障，黑客利用网络漏洞恶意代码、病毒的攻击破坏、篡改，合法用户的误操作等都将威胁着档案信息的安全。因为有许多的档案有特殊性，需要保密，诸多原因警醒档案管理者要加强信息安全的防护。互联网时代的档案管理人员应该定期对图书馆系统进行维护，及时修补漏洞，定期杀毒、阻止非法访问等，将档案进行等级划分，采用不同权限进行储存、管理，保障档案的信息安全。

四、结语

互联网时代给图书馆档案管理带来便利的同时也带来了诸多挑战，图书馆档案管理在新时代唯有不断提升自我的管理理念和管理水平，才能更好地发挥其传播人类精神文化遗产的职能。加强图书馆档案信息化建设，对社会的节能减排、提高工作效率有着不可替代的作用。高校图书馆更要充分认识档案信息化管理的重要性，实现资源共享，为师生科学研究提供档案、文献支持。

参考文献:

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作者:戴 彦 单位:江苏食品药品职业技术学院