文书档案管理创新策略研究

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摘要：在高职院校中文书档案具有非常重要的作用，不仅是学校正常工作的重要保证，同时与学生未来的就业与继续学习息息相关。近年来我国的信息技术不断发展，已经逐渐进入到“互联网+”时代，在这样的时代背景下，实现文书档案管理的创新发展具有一定的现实需求，同时也具有一定的时代需求。基于此，本文中笔者对信息时代的文书档案管理创新策略进行了必要的分析与研究。

关键词：信息时代；文书档案；创新；策略

自从上世纪90年代开始，以互联网为代表的信息技术在现代社会开始迅速发展起来，尤其是在近几年信息技术与各种传统行业的连接更加紧密，并促进了传统行业的进一步发展。在这样的时代背景下，文书档案管理工作也必须要实现与信息技术的深度融合才能真正实现管理的创新发展。但是从总体上来看，在目前的高职院校中，信息技术的使用还不够深入，从而限制了文书档案管理的效率。

一、当前阶段高职院校在文书档案管理中存在的问题

（一）对文书档案管理的重要性认识不足。在高职院校的日常工作中，文书档案工作具有非常重要的意义，它不仅是学校运行的有效保证，同时也是学校发展的重要记录。但是当前阶段大部分高职院校对文书档案管理并不是非常重视，许多高职院校都认为文书档案工作只是学校的附属部门，对学校的发展可有可无，并不具有太大的意义。对文书档案管理工作，相关工作人员只需在规定的时间内完成文书档案的分类与存储就行了。因此，花费大量的人力物力进行文书档案管理的创新不仅无法带来经济利益，也无法提高教学效率，是不科学也不必要的做法。基于此种情况，许多高职院校均未为文书档案管理提供必要的物质基础，从而导致文书档案管理处于较为落后的状态。（二）信息化技术在文书档案管理中的应用不足。目前文书档案大多还是采用传统的管理方式进行管理，信息化程度不高是现阶段高职院校文书档案管理的普遍现象。具体来说体现在以下几个方面：第一，工作人员对信息化技术在文书档案管理中的运用意识不高，许多文书档案管理人员对信息化技术的了解不足，认为信息化技术对文书档案管理的意义不高。第二，信息化技术的使用相对较为狭隘，在许多高职院校中，信息化文书档案管理仅仅集中在使用Office办公软件进行相关文书档案的再加工，或者使用QQ等在线工具进行文件的传输，而对办公自动化、EPR等的专业化信息工具使用相对较少。第三，现代化的信息技术并没有得到推广使用，目前阶段信息技术的发展日新月异，许多现代化的信息技术也逐渐开始运用于实际当中，例如大数据、云计算等信息技术，现代化的信息技术可以在很大程度上提高了文书档案管理的效率。但是，目前阶段现代化信息技术在高职院校的文书档案管理中还相对较少。（三）文书档案管理人员的素质跟不上时代的发展需求。由于文书档案在高职院校中得不到应有的重视，因此从事文书档案管理的大部分工作人员都是通过临时聘用或者从其他部门调过来的兼职人员，这部分工作人员大都不具有专业化的文书档案知识。在实际工作中，大部分都是通过自己的摸索才逐渐掌握文书档案的具体内容。此外，这部分工作人员往往也不具有相应的信息科学知识。因此，也无法有效地将相关信息技术运用到文书档案管理中去。

二、高职院校在文书档案管理方面的创新策略

（一）加强文书档案重要性的认识文书档案是高职院校运行的有效保证，因此必须要不断加强对文书档案重要性的认识，尤其是对高职院校的领导，要加强其对文书档案管理重要性的认识，这样不仅可以有效提高文书档案管理的效率，同时也可以促进信息技术在文书档案管理中的应用。高职院校的领导必须要充分认识到文书档案不仅关系到学校的发展，同时也关系到学生的发展，许多文书档案都是学生在校期间的真实记录，对学生未来的发展具有非常重要的意义。此外，高职院校领导还必须要认识到文书档案也是学校发展的真实记录，对学校的进一步发展具有一定的参考价值。因此，加强文书档案管理对学校来说也同样重要。（二）加强现代化信息技术在文书档案管理中的运用信息化技术在文书档案管理中的运用可以使文书档案管理的效率得到飞速提升。因此，当前高职院校必须要不断加强信息技术在文书档案管理中的实际运用。首先，高职院校必须要为文书档案管理提供必要的资金，建立专业化的信息文书档案管理平台，或者在OA与EPR中设定专业化的文书档案管理模块，从而实现信息技术在文书档案管理中的实际运用。其次，高职院校还需要对现代化的信息技术保持一种高度的敏感性，积极地将现代化的信息技术运用到文书档案管理中去。（三）提高文书档案管理人员的素质提高文书档案管理人员的素质是实现信息技术与档案管理深度融合的重要基础，只有提升工作人员的素质，才能保证在进行文书档案管理的过程中，信息技术的使用得到有效地保证。因此，文书档案管理工作人员素质建设是高职院校文书档案管理的重要内容。基于此，现阶段高职院校应从以下几个方面的内容入手：首先，为文书档案管理人员提供必要的培训，通过职业教育的方式让工作人员学习更多的信息文书档案管理技术。其次，可以通过人才引进的方式引进具有一定的信息化档案管理的人才，这不仅可以在短时间内提升文书档案信息化管理的效率，同时还可以为其他管理人员提供培训。最后，还可以招聘专业的档案管理应届毕业生，这些学生具有较强的接受能力，可以在短时间内获得一定的文书档案信息技术。在当前的时代背景下，将信息技术运用到文书档案管理中具有非常现实的意义，不仅可以有效提升文书档案的管理效率，同时也是时展的必然需求。笔者结合自己的实际工作经验，探究了高职院校信息化档案管理的具体策略，希望能对高职院校有所启发。

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作者:秦凤萍 单位:咸宁广播电视大学