农业高校高效办公与管理创新的思考 

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摘要：以云南农业大学为例，对加快信息管理型办公自动化系统建设，建立协同、高效、督查督办的信息化管理机制，加强信息技术在教学管理中的运用进行思考，为进一步实现农业高校教务管理工作的创新和发展提供借鉴，以求办公管理协同高效。

关键词：教务管理；信息管理型；办公自动化；督查督办

教务处是学校实施教育活动的重要指导部门之一，为了给学生提供最优的教育环境，最高的教学质量和教育水平，着力提升高等农业教育为农输送人才和服务能力，形成多层次、多类型、多样化的具有中国特色的高等农业教育人才培养体系过程中教务管理有着独特的重要作用［1］。但在现实中，随着高校办学规模不断扩大，办公层次逐渐增多，农业高校教务部门存在着人员机构少，工作事务琐碎复杂且突发性强是主要特点。在高等农业教育综合改革的深入和期望下，总结内部规律，开拓思路，加快信息管理型办公自动化信息系统建设和管理创新，强化信息技术在教育教学管理中的运用，达到提高工作效率尤其的重要。

一、加快信息管理型办公自动化系统建设的必要性

（一）有利于优化日常工作，提高办公效率和质量

目前，教务管理中日常性办公还停留在一般性办公业务。例如通讯信息，公文管理，综合统计，年度工作计划，会议准备，考试管理等工作。这些工作大多数只停留在单机或简单的小型局域网上进行，信息没有得到共享和传递［2］。教务处可利用自身收集信息渠道多，信息网络广的特点，通过校园信息化平台对信息采集和处理，实现一般性事务办公和综合信息一体化。比如通过网上交流平台建设，教务处管理人员可以和教学单位进行互动交流，把教学单位在教学改革、教务管理方面的改革成果共享，使信息得以畅通的传递在各个主体间，达到互相借鉴和学习的目的的同时，也优化了教务管理部门工作的效率。

（二）有利于增强高校之间异地化协同办公能力

近几年来，为进一步落实教育部、教育厅组织的校院合作项目，各农业高校之间的大学本科交流生项目和与高水平大学之间的交流项目日益增多，高校间交流生学分互认管理也带来了很大的困难。通过建立高校教务处官方微博微信等网络平台，对交流生信息进行收集、处理和分析，加快信息管理型办公自动化系统中学分互认管理平台建设，可实现跨校学分互认，增强异地化协同办公能力的同时也提高了工作效率。

（三）有利于二级教学单位管理更加规范化

通过加快信息管理型办公自动化系统建设，各教学单位可以通过网络平台健全行政办公自动化管理制度，使大家办理相关事宜可以有章可循。同时，将办公人员的工通讯录、电子邮件公开化，这样不仅规范和强化了各教学单位的二级管理制度，也增进了工作人员之间的协同办公能力，更加充分地调动了各教学单位的工作积极性。

二、建立协同高效督查督办信息化管理机制

（一）日常工作规范化、流程化、程序化

开展督查督办是全面了解教学单位教学运行情况，切实抓好教学常规管理，加强对教学过程，教学环节等方面监控的重要手段，也是教务管理工作内容的其中一项［3］。利用健全的校园信息化平台，如实现对学期初教学检查、考试过程的数字视频抽查，加强过程化的监督和管理。教务管理中事务管理工作的内容多，工作的范围广，而且繁杂不容马虎，教务管理部门应根据各科室的工作内容和各项活动进行规范化、流程化、程序化管理。

（二）强化沟通协调，形成督办合力

在信息化管理机制下，加强各职能部门管理政策法规信息整合，形成政策对接，建立信息化联动网络。使得各职能科室和领导能及时了解需要解决的问题，组织协调解决。对于久拖不决的重要事项，加大工作力度，有针对性地开展专项督办，督促尽快解决。只有强化沟通协调，这样才能更充分地使学校重大决策与工作部署相契合并得以贯彻落实。随着招生规模的不断扩大，学生培养类型的多样化。为保证学生的培养质量，许多校级管理职能下移到教学单位和系。这就需要教务管理工作面面俱到，不仅对校领导、各行政部门，各教学单位、系、教师、学生等关系要做到校领导放心，同时各教学单位安心、同级部门热心、内外齐心，最大限度地调动各方面的积极性，以求目标统一。

（三）定期通报，形成督办权威

随着计算机网络技术的发展，在信息化带动教育现代化的趋势下，通过教务处官方网站定期对教学单位在年度考核各项考核指标中做的好的方面给予通报，对考核指标中的各评分项进行过程化的管理，将其公开化、透明化。这样能更好地调动教学单位在教学管理工作中的积极性。教学管理工作年度考核是一项常规工作，也是规范教学单位各项管理工作的需要。随着教学改革工作的不断推进和深入，教务管理部门应主动协调各科室将自己的工作内容和对教学单位的年度教学管理工作考核体系相结合。

三、加强信息技术在教学管理中的运用

（一）推进信息技术与教学整合，推进教学改革

随着信息技术的飞速发展，把信息技术与学科教学进行整合已成为当前教学改革的发展趋势［4］。教师可利用先进的数字化网络教学平台，加强计算机网络技术在学科教学中的运用。通过网络教学平台可以实现课程教学资源网络上传、在线答疑、布置作业等功能。先让中青年教师带动老教师来体会信息技术给我们带的方便，充分发挥信息化学习环境的优势。从而推进教学改革不断的发展。

（二）加强信息技术在教育教学管理中的运用水平

数字化校园网给教务管理人员提供了极大的便利，拉近了教师学生和管理人员之间的距离。教务管理人员可以通过校园网和教务管理系统了解各专业班级教师的教学情况，包括人才培养方案的执行情况、实践教学情况等，利用“处长电子邮箱”了解学生心声，加快教育管理民主化步伐。

（三）强化信息技术在学生学习过程中的作用

随着信息技术的不断发展和我校丰富的东西部高校网络课程资源，学生可以通过自主学习平台的使用，实现对网络课程进行评价，在学习过程中出现的问题可以网上讨论。一方面可以把学生在学习过程中的遇到的问题、好的教学方法、教学建议等原始记录在网上反映出来，另一方面利用网络优势实现远程访问和学习。通过网络课程的学习改变了传统的教学方式，同时学生在学习过程中的主体性也得到了增强。四、推进教务管理工作创新与发展的思路现代高校教务管理具有整体性、有序性和权威性。这要求教务管理人员转变教务管理观念，应树立创新意识，激活思维，创新工作思路，敢于探索，可以在以下几个方面进行突破：（1）明确教务管理职能目标和职能划分，提高教务管理目标的价值，从而教务管理目标及其实行处于良性循环的发展状态。（2）努力创建学习型、创新型、竞争型、服务型办公室推进教务管理工作规范化、精细化从而个性化、高效化。（3）加快实现教务管理的现代化，建立决策支持型办公自动化系统，做到管理手段现代化。

作者:雷超群 赵燕妮 李俊杰 张海涛 梁旭清 单位:云南农业大学 教务处

［参考文献］

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［2］郑海鹏，胡舜良，陆云飞．浅谈办公自动化系统在高校中的应用及发展前景［J］．科技信息，2008（34）：72．

［3］胡润恒．高职学院办公室督查督办工作的体会［J］．办公室业务，2013（11）：243．

［4］俞志勇．浅谈信息技术在教学管理中的运用［J］．中国信息技术教育，2014（7）：136．

［5］王瑞．加快办公自动化建设提高高校办公效率［J］．办公自动化，2010（18）：60．

［6］张婷．论高校教务办公室的职能强化与管理创新［J］．中国科教创新导刊，2014（11）：188．

［7］王云凤．高职院校教务管理的创新与发展［J］．南京工业职业技术学院学报，2007，7（4）：53．

［8］李颖慧．高校教务管理的创新与发展．［J］．黑龙江教育（高教研究与评估），2006（5）：69．

［9］秦杰．论高校教务工作管理创新［J］．北京工业职业技术学报，2005，4（3）：71．

［10］梁慧．高校教务管理技术支持的创新与发展［J］．佳木斯教育学院学报，2013（1）：127．