航空企业档案数据资源的管理策略

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一、航空企业档案数据资源概述

1.档案数据资源的定义。当前，学术界关于“档案数据”“档案数据资源”并没有明确的定义。从文献研究来看，类似的表述有“档案信息资源”。关于档案信息资源的定义，《大辞海》中为“以档案信息为核心的信息资源，具有原始记录性的显著特点”。而档案信息的定义有狭义与广义之分，狭义的为“档案的内容及表达档案内容的文字、图形、声音等形式特征的信息”。广义的则是指“档案的内容信息、载体信息以及电子档案的结构信息、背景信息等有关信息”。信息资源的概念，“科普中国”科学百科词条的定义为：“信息资源是人类社会信息活动中积累起来的以信息为核心的各类信息活动要素（信息技术、设备、设施、信息生产者等）的集合。”“数据资源”为大数据新词，2020年7月报全国科学技术名词审定委员会批准，准予向社会试用，通过百度检索到的非正式定义为“对一个企业而言所有可能产生价值的数据，包括自动化数据和非自动化数据”。综上所述，“档案数据资源”我们可以从广义上理解为一个综合意义上的概念，即档案数据资源是单位、组织或个人在各项活动过程中直接形成的具有原始记录性与保存价值的数据资源集，包括电子文件、业务信息等各种数据。对航空企业而言，档案数据资源即是企业在生产管理活动过程中形成的所有具有保存价值的数据资源。这些数据资源是企业宝贵的财富，通过档案部门的有效管理，将会实现数据资源服务于企业发展，服务于国家治理现代化。2.航空企业档案数据资源的类型。当前，现代信息技术在各行各业普遍应用，海量数据应运而生，形成了大数据。在工业领域围绕典型智能制造模式形成了工业大数据。工业大数据以产品数据为核心，延展了传统工业数据范围，同时还包括工业大数据相关技术与应用。其数据的主要来源可分为三类：第一类是生产经营相关业务数据，第二类是设备物联数据，第三类是外部数据[1]。因此，航空企业数据资源的来源也体现在以上三方面，具体表现为：一是科研生产管理数据，主要包括各业务系统数据以及业务系统之外的其他与科研生产相关的数据；二是企业中应用的各种设备设施产生或形成的数据；三是来自于合作厂商的业务数据以及情报参考数据等。简而言之，我们可以将这些数据划分为企业内部数据资源与外部数据资源两种。其中第一、二种来源的数据属于内部数据资源，第三种来源的数据属于外部数据资源。3.航空企业档案数据资源的特点。从航空企业数据资源类型来看，数据是从企业各个部门、生产车间、设施设备、业务系统、网络平台等产生和形成的，因此数据资源首先具有数量大的特点。其次，具有分散性的特点。同时，由于数据包含结构化数据、半结构化数据和非结构化数据，所以数据资源又具有多样性特点。从档案价值属性来看，档案数据资源也是一种知识储备，可再现、可进行信息交流、可进行价值积累。此外，在信息化背景下，随着大数据技术的不断发展，在细节数据和对数据进行复杂分析的基础上形成了大量的数据流数据，该类数据传输、计算和存储都比较困难，所以档案数据资源还存在捕捉归档的不易性和管理复杂性的特点。

二、档案部门与数据资源管理

1.法规遵从和职责所在。随着经济社会发展和信息技术的发展，档案工作的内外环境发生了深刻变化，信息技术普遍应用到各个组织，相应地档案载体必然发生改变，面临向数字管理转型升级的巨大挑战。面对此种境况，国家积极修订《档案法》。新修订的《档案法》增加“档案信息化建设”专章，对电子文件管理、信息系统建设等进行了明确规定，积极推动实现以信息化为核心的档案管理现代化。不难看出，《档案法》在一定程度上赋予了档案部门管理职责，实现数据资源的归档管理，档案部门职责所在，必须积极投身到数据资源管理中，做好由“管文件”向“管数据”转型的准备。2.保障数据资源完整性的需要。由数据的特点可以看出，数据种类繁多。以产品数据来说，产品从需求、规划、设计、研制、生产、销售、运行、使用到维护等过程中将会产生大量的数据，且这些数据的形成涉及企业多个部门、多个系统平台，如果档案部门不进行收集归档统一管理，可能就会导致这一型号的数据在某个过程出现缺失、不完整，这将会影响后续的进馆验收、查找利用等。因此，对于企业运行产生的数据资源，需要档案部门发挥其“为党管档、为国守史、为航空装备发展服务”的职责，保障企业数据资源的完整性。3.档案价值的推动。档案具有价值属性，企业档案是企业发展的真实记录，承载了企业发展的历程。做好企业档案管理工作，可以实现企业管理行为的过程可追溯，可以保障企业行为的可审计性，可以为企业的发展提供信息支撑。例如，产品数据实现归档管理后，在产品研制中科研人员就可以获取前面的型号研制过程中所有可参考借鉴的信息资源。因此，信息时代，档案载体发生变化，数据成为主流。数据归档后其价值属性不会改变，依然对企业的发展具有证明备查、记录参考、监督控制等价值。所以，档案部门也必须顺应时展潮流，做好档案数据资源的管理工作。4.时展的必然要求。信息化背景下，如何有效获取、控制和利用数字信息，进而降低或消除不确定性，是提升企业核心竞争力的关键；据国际数据公司（IDC）报告显示，全球1000强企业中67%、中国1000强企业中50%已经把数字化转型作为企业战略的核心要素之一[2]。这一转型必然对档案工作产生巨大影响，档案工作在新时代要实现新发展，向数字化转型发展成为必然趋势。

三、航空企业档案数据资源管理现状

1.档案管理工作面临新情况。信息化发展对企业档案管理工作来说，影响无疑是巨大的。首先，档案的载体、产生的速度以及管理环境发生了巨大变化，数据成为主流，数量巨大且文件格式复杂多样，档案管理难度加大，技术含量提升。其次，随着信息化的不断发展，数据管理更加趋向于融合发展，对档案管理带来挑战。再次，对于档案信息资源的利用与服务提出更高的要求，大数据应用、知识管理要求做好档案数据资源的管理工作。最后，对档案部门的定位带来新挑战，在大数据时代，企业档案部门在数据资源管理中发挥什么样的角色需要重新考虑。2.档案数据资源管理面临新困境。（1）档案数据资源管理体制不健全。从制度层面看，当前航空企业关于档案数据资源管理的顶层文件未建立健全。业务系统中数据的归档范围及标准、数据采集技术、协议等缺乏统一规范的指导文件，制约了航空企业档案数据资源管理的发展。（2）档案数据资源管理起步艰难。主要表现在三方面：一是档案数据资源归档难。有专业的机构研究表明，从数据的全生命周期来看，企业信息系统中产生的数据大约80%处在应归档的阶段，而从目前来看，航空企业档案数据收集归档工作主要集中在产品数据、文书档案等小部分企业内部数据资源，数据收集的范围非常小，大部分数据处于归档难的境地。二是归档的数据资源质量不高。档案数据质量是指档案作为一种数据产品所具有的一系列属性特征，包括准确性、一致性、完整性、规范性、稳定性等[3]。当前，航空企业普遍使用统一的档案管理系统，并且实现了与部分业务系统的集成，但是由于处于集成的初始阶段，各业务系统对文件的管理要求具有差异性，存在接口不稳定、数据不规范等现象，导致数据在归档后存在诸多问题。例如，归档后数据的属性不完整，数据全文与数据目录不一致等，对数据的准确性、完整性和一致性产生了影响。虽然档案部门进行了前端控制介入，但是档案部门的介入仅仅是对业务系统部分数据属性的审核，发挥的质量控制作用有限。三是档案数据资源管理技术不成熟。归档的目的是实现档案数据资源的开发利用，需要做好数据整理等工作。数据整理也叫数据准备，是在挖掘提炼数据价值的过程中进行的前期的数据预处理工作[4]。当前航空企业正处于数据资源大量产生的阶段，面对海量数据资源也仅是提出了一些初步的管理设想，关于数据整理的相关技术条件还不完善，也没有形成统一的数据质量标准。比如，航空企业数字档案馆的数据标准体系建设还处于研究阶段，未成标准规范，对档案数据资源的整理造成了很大的困难，影响了档案数据资源价值的分析与挖掘。

四、航空企业档案数据资源管理策略

1.注重全局性，加强档案信息化建设。实现数据资源的管理涉及企业的方方面面，档案信息化建设也是面向企业开展的管理行为，是实现企业档案数据资源管理的基础环节。而纵观档案信息化发展实际情况，可以看到档案部门在信息化顶层设计中处于弱势地位，基本上无话语权。因此，要实现档案数据资源的管理发展，需要企业从战略思维的高度出发，注重全局性，加强顶层设计与领导支持，将档案信息化建设纳入企业信息化发展战略之中，加强档案信息化建设，实现同步发展，避免后期因为数据接口等问题造成数据归档难，出现“信息沙滩”现象。2.提升数据意识，转变思维模式。一是档案部门做好战略部署，明确定位。信息化背景下，档案的载体形式、形成环境、收集方式以及管理手段都发生了巨大变化，传统的档案管理模式已经无法适应数量庞大的档案数据资源管理。作为企业档案部门应当与时俱进，运用大数据管理理念，深刻思考档案管理工作的发展方向，明确档案部门在今后数据资源管理中的定位，立足企业长远发展，重新规划档案工作发展战略部署，实现档案工作向“管数据”转型升级。二是积极培养大数据型档案管理人才队伍。随着信息化的发展，档案工作的方式和管理手段不再依靠传统的手工模式，信息技术、学科间的理论融合在档案工作中普遍应用，尤其是大数据时代，数据资源的管理需要档案工作者有数据资源管理的能力，学会运用数据存储、分析、挖掘等技术，并逐渐成为一种行动自觉。因此，新的时代背景下，我们需要重新思考档案工作者的地位，明确其不再是传统意义上的管理者，而是有技术含量的管理者。企业应采取措施积极培养大数据型的档案管理者，为大数据时代档案数据资源管理提供专业人才队伍保障。可充分利用“铭鼎兰台”线上培训平台，提供大数据管理方面的课程，或者邀请相关专家现场授课，加强档案人员的教育培训。3.加强数据制度建设，健全档案管理体制。标准和规范是大数据时代档案数据资源管理的重要现实依据和保障[5]。应从制度、标准、流程等层面建立航空企业数据资源管理制度体系。首先，需要统一技术标准。以国家标准规范为指引，结合航空企业实际，制定切实可行的规章制度，从制度上对数据管理进行规划与指引，实现数据管理有据可依；从标准上进行技术统一，规定业务层面数据管理的规范，实现数据质量的可控性；从流程上完善各业务环节，实现数据管理可操作性。其次，不断完善档案管理体制。要根据档案部门管理职责和实际情况，积极研究制定相应的利用与开发、保密与安全等制度，保障档案数据资源的安全真实可靠与可利用。4.加强数据管理协作，实现协同发展。实现档案数据资源的有效管理，仅仅依靠档案部门的单打独斗远远不能实现，需要与掌握信息技术的信息化部门合作，也需要企业各部门的积极支持与配合，发挥部门之间的协同作用，才能实现工作的有效开展。首先，档案数据资源管理的对象面向企业，即面向企业的各个部门，档案数据资源的质量需要各个部门有效管控，保障档案数据资源的完整性、真实性与可靠性。其次，档案数据资源管理系统需要技术部门的支持与安全维护。最后，档案数据资源的开发利用在某些方面还需要技术部门提供相关技术支持与服务。因此，档案数据资源管理是一项系统工程，需要企业各部门之间通力合作，协同发展。企业应加强对数据资源管理的重视，做好顶层规划，明确数据归口管理单位与职责，明确各部门间的合作与支持，形成服务于企业发展的良好数据管理环境，为档案数据资源管理提供基础保障。5.积极推进电子档案单套制管理。推行电子档案单套制管理并不仅仅是为了提高工作效率和降低保管成本，它的根本意义在于遵循了企业信息生产、传递和获取的全新方式，是构建企业信息力底层驱动的重要一环[6]。随着企业信息化的推进，电子数据、电子文件数量增长迅速，推行单套制管理顺应了信息化的发展，也体现了尊重来源这一档案管理原则。虽然实践起来困难较多，但是随着新修订《档案法》等法律法规的支持和信息技术的不断发展，单套制管理将会成为企业业务数据全程数据化的最后一环，有助于完成企业数据资源的采集和归档管理，是实现档案数据资源管理的重要举措。随着信息化的发展，数字经济时代来临，国家积极推进档案信息化发展，助力国家治理现代化和经济发展。作为航空企业，数据资源将逐渐成为关键性生产要素和核心竞争力，我们要顺应时展趋势，积极研究数字经济时代数据资源管理策略，为企业的发展提供有效助力。

参考文献

[1]郑树泉，宗宇伟，董文生，等.工业大数据架构与应用[M].上海：上海科学技术出版社，2017.

[2][6]赵林夕，等.数字经济时代企业档案信息化转型的目标与策略[J].档案与建设，2020（9）:44，45.

[3]钱毅，刘涛.面向智能档案管理的企业数据治理路径研究[J].山西档案，2018（2）.

[4]杜小勇，陈跃国，等.数据整理———大数据治理的关键技术[J].大数据，2019（3）：13-21.

[5]王娟.大数据背景下档案管理再思考[J].档案时空，2019（06）:33.

作者：李晓 单位：哈尔滨飞机工业集团有限责任公司