统计档案管理策略探析

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［摘要］档案是社会建设的重要保障之一。档案记录着人民与国家的重要信息，其管理工作举足轻重，然而，现阶段我国的统计档案管理中仍然存在着不少问题，如工作效率低下、管理人员服务意识欠缺、管理模式老化等现象，这些问题严重阻碍了我国档案事业的发展，因此，有关部门必须要通过科学的管理策略来提升统计档案管理水平。文章主要对统计档案管理策略进行分析，为档案管理工作的改革提供借鉴。

［关键词］档案统计;档案管理;统计方法

信息化是统计档案管理的发展趋势，现如今的统计工作往往面对着庞大的档案信息，在传统的管理方法下，存在成本高、效率低的问题。因此，有关单位要在统计工作中引入信息化手段，对档案信息进行收集、甄别、整合、分类，储存、提取，提高档案的保存价值与利用率，为人民群众与社会单位提供更加优质的服务，促进社会的发展。

1统计档案管理的重要意义

档案管理工作绝非儿戏，它影响着广大人民群众的生活。档案管理因为其具有保密性，一旦泄露将会造成不可估量的损失，所以统计档案管理一定要慎重仔细。从宏观上讲，统计档案管理对于促进经济发展、构建和谐社会有着重要的意义;从微观上讲，它可以起到提高档案管理效率、加深对档案的认识、推动档案管理的发展等作用。［1］1.1提高档案管理效率。通过统计工作，可以对收集到的档案信息进行系统的甄别、整合以及归类，如此一来可以将档案管理工作更加精细化，减少了失误，而且由于统计信息的存在，使得档案管理工作有所参考，有利于档案管理工作的分工，不仅提高了管理效率，还提高了档案管理的质量。1.2加深对档案的认识。改革开放以后，由于社会经济的高速发展，信息资料呈现指数式增长。在目前的档案管理工作中通常会面对数量庞大、关系复杂的信息资料，很多工作人员对此类档案信息的认识不足，使得档案管理难以顺利进行。而统计档案管理则可以将复杂的海量信息以数字、表格等形势表现出来，让此类信息变得一目了然，在很大程度上加深了档案管理人员对档案信息的认识，有利于及时发现并解决管理中存在的问题。1.3推动档案管理的发展。传统的档案管理模式存在制度僵化、效率低下、成本高昂的缺点，已经很难满足新时期的档案管理需求。而且档案信息的收集、甄别、整合、归类、储存都是相对乏味单调的工作，加大了失误的风险。通过统计工作可以对档案管理进行规划，推动档案管理的进一步发展。对档案信息进行统计，可以将相关档案的数量、种类、关系、利用率等清晰地呈现出来，是档案管理信息化的体现，大大提高了档案管理的效率，降低了人力成本，避免了不必要的失误，使得档案管理人员可以有所根据地展开规划工作，稳扎稳打地推动档案管理事业的发展。［2］

2统计档案管理中的现存问题

2.1工作态度。统计档案管理工作的服务对象是广大人民群众，但是，现阶段很多档案管理人员没有在心中树立服务意识，具体表现在服务态度傲慢、被动服务、消极服务。因为大部分档案工作具有稳定性，升职较慢，所以很多档案管理人员选择得过且过，工作不负责，态度不认真，具体表现在:档案统计时不仔细检查，不按照规章制度进行工作，消极怠工，迟到早退;还有人玩忽职守，致使档案信息损坏、丢失，重要文件遭到泄露;更有甚者违法乱纪，利用档案管理的权力，私下出售档案信息，对国家和人民造成难以估量的损失。上述现象反映出档案管理人员工作态度上存在的问题。2.2职业素养。受益于国民经济的提升，统计档案管理这一行业也得到了发展。但是，有一个问题仍然不容忽视，那就是现阶段统计档案管理人员的能力，依然难以满足人民群众日益增长的需求。档案管理顺利开展的基础是工作人员的职业素养，如果一个统计人员连自己的统计工作都难以完成，那么又如何保障档案管理的可靠性。然而，现阶段大部分档案管理人员不认为档案工作责任重大，对统计档案管理工作的重视程度不足，严重缺乏进取心、学习能力和创新意识。还有新员工不喜欢档案管理工作，老员工又喜欢按照自己的固有经验来办事，形成不好的工作氛围。最后，还有一些工作人员没有系统地去学习专业的统计与档案管理知识，以至于在工作中频频出错，好心办坏事，无形中增加了整个集体的工作负担。2.3统计方法落后。传统的档案管理统计方法相对落后，由于当前的档案信息数量越来越庞大、关系越来越复杂、形式更加多样化，使得档案信息统计的工作量持续增加，并且困难程度也有所加剧，传统的方法已经很难完成当前的档案统计工作。信息化是现代社会的发展主题，在档案的统计管理中对信息化技术的利用严重不足，特别是现在的很多信息的内容已经由单一的文字转变为了图片、录音、视频等多种多样的形式，使得档案统计工作的难度大大增加。而且由于很多档案管理单位依然运用机械或人工等落后的统计方法，造成档案管理工作的效率较低，并且面对海量的信息出错的概率也大大增加。［3］2.4统计档案管理制度不完善。现阶段的很多档案管理单位存在制度不完善、统计不规范的问题。具体来说:很多档案的保管欠妥，库房没有经常打扫，导致档案出现糜烂虫蛀;由于管理制度不严格，在档案的查阅提取时，没有经过审查的手续并备案，造成档案的丢失、泄密;没有规范的监督机制，使得统计工作频频出错，甚至有个别人员以权谋私，对档案信息擅自修改或者出卖。上述因为管理制度不完善而存在的问题给统计档案管理工作造成了巨大损失。［4］整个档案管理工作没有完善的监管机制，没有健全的法律法规，造成无法可依，监督不力，这对于统计档案管理的发展无疑是雪上加霜。

3改善统计档案管理的策略

面对统计档案管理发展中存在的问题，相关部门必须高度重视。档案管理工作关系着人民群众的日常生活，不容有一点疏忽，而档案统计管理的不完善很容易导致工作上出现问题，最好采取一定的措施，来督促工作人员改善档案统计管理工作的现状，这对于档案管理工作的长远发展有百益而无一害。3.1改善工作态度。工作态度可以直观地反映出一个人的职业道德水平。服务意识则是工作态度的根本。档案管理工作具有很强的服务性质，它本质上是为人民服务的，工作人员要先从树立服务意识，改善服务态度做起，学会把用户放在第一位，为用户着想，方便用户，让每一个用户都有宾至如归的感觉。其次，要调心态，用心去工作，在工作中发现乐趣，让自己真真正正地爱上档案管理工作，因为只有爱岗，才会敬业。最后，单位要在内部加强对档案统计管理工作的教育宣传，让档案统计管理人员认识到这项事业的重要性，增加其对档案工作的认同感与使命感。3.2加强职业教育。为了我国档案管理事业的长远发展，档案管理工作应当与时俱进，开拓创新。特别是现如今，我国经济、科技水平不断发展，有能力去改善档案管理的工作条件。传统的档案管理模式开始走向自动化、网络化，这对于习惯传统模式的统计人员未尝不是一个挑战。档案统计人员要发现不足，主动学习。尤其是面对档案统计管理工作模式的变革，可以通过上网学习来补充计算机网络知识，要让自己去适应工作。另外，有关部门也要大力组织专业技术培训，让档案管理工作人员交流经验，取长补短;鼓励工作人员勤于思考，勇于创新，在实际工作中用成绩来回报组织的培养。加强职业素养教育，可以为档案管理职业道德建设打下坚实的基础。［5］3.3健全监督机制。目前，档案管理工作中普遍存在法律法规不完善，监管机制不健全的问题。针对此类问题，我们应该采取有效措施加以改善。第一，要督促有关部门完善法律法规，从而保证工作人员在档案管理工作中有法可依。考虑到建立法律法规很难在短时间内实现，档案管理单位可以在内部实行合理的规章制度，让规章制度作为工作人员的参考。同时设立职业道德规范，让每一名档案工作人员在工作业务中有遵循的道德职业标准。［6］第二，健全监管机制。监管机制可以分为监督机制和管理机制。监督部门负责监察法律法规，规章制度有没有落实到位，有没有严格执行。管理部门则对监督部门反映的情况进行查实核对，然后按照有关规定奖惩、教育。在做到内部监管的同时，还要注重外部监管，接受群众的监督，聆听人民大众的呼声，根据群众的意见进行合理整改。第三，职业素质考核。建立严格完善的考核制度，公开公正，对评分标准进行量身定制，保证每位上岗人员的专业性。3.4引入信息化技术。在统计工作中引入信息化技术，建立电子档案与相应的网络档案资料库。首先，通过计算机来完成档案信息的统计任务，不仅可以提高档案统计的计算效率，还可以减少失误。其次，利用软件建立电子档案，将声音、图片、视频等多样化的档案信息一同收录在案，确保档案的真实性与完整性。其次，建立网络档案资料库，将单位各个部门的档案统一整合，输入资料库中，有利于档案的归类与搜索，减少了人为查阅档案可能出现的丢失泄露以及纸张档案容易发生虫蛀的问题，而且让档案的统计管理突破了时空的限制，使得民众查阅档案更加便捷。最后，建立严密的安全监控系统，通过防火墙、访问权限、网络密钥等手段对档案资料库、计算机等统计档案管理信息化工具进行监管，确保档案的保密性，当然也要对电子档案进行备份，并且定时的档案信息更新检查，防止档案的丢失。

4结论

综上所述，与传统的档案管理工作相比，新时期的统计档案管理工作的核心是对信息进行统一化的管理，有利于及时发现信息中存在的缺漏与错误，提高管理效率，减少劳动成本，对于档案事业的长远发展起到促进作用。目前，有关单位依然要不断提高统计人员的专业素养，树立以人为本的服务态度，以应对复杂的档案管理工作，同时加大推行信息化的管理模式力度，实现统计档案管理的现代化发展。

参考文献:

［1］贾文丽，田静萍，王琪，等.档案管理失范对档案统计工作的影响及对策研究［J］．云南档案，2013(12):38－40.

［2］玛丽亚•坎吉别克.基层林业站档案管理和统计工作中存在的问题和对策［J］．现代经济信息，2013(15):60.

［3］贺然.人事档案统计工作的现状及其改善策略［J］．黑龙江档案，2014(4):164.

［4］黄程鹏.加强档案信息安全管理的策略［J］．河北企业，2015(4):22.

［5］王智萍.档案管理人员素质水平的提升探析［J］．统计与管理，2015(12):122.

［6］莘雪梅.现代档案管理工作策略管窥［J］．档案天地，2015(6):44－45.

作者:董加鑫 单位:昆明市第二人民医院